知识讲解：书写电子邮件选编.ppt

电子邮件;关于抄送、暗送： 抄送地址会显示于收件中，暗送则不显示。 关于附件： 发件正文主要以文本文件为主、其它类型的文件可以以附 件发送。 给自己发邮件： 善于利用网络存储空间存放常用文件，方便随时随地提取。;写好Mail的几点建议： 1、主题要明确　　正是由于电子邮件相当方便，因此很多人可能每天要处理大量的电子邮件，如杂志社的编辑、政府部分的工作人员等等。如果要从那么多的邮件中让您的邮件“脱颖而出”，那惟一的办法就是把主题写好，这样才会相当醒目，吸引人。注意我们在写主题时切忌浮躁、要本着实事求是的态度，否则人家可能会上当一两回，但绝对不会上当多次的。 ;2、必须切入重点　　 现在社会信息多，没有谁会有更多的时间去研读您的信件，因此我们的信件写出来一定要切入重点，不要使用模糊、笼统的字眼。把事情说完就可以了。而且请按照要说事情的重要性依次说出，并且要条理清楚。必要时可以加上1、2、3等作为引导。记住，由于电子邮件较平信的特殊性，没有人愿意在屏幕上去读您冗长的电子文章的！ ;3、告诉自己期望值 　　说什么事情都要目的明确，要求对方做什么，都要交代清楚，否则等对方把信件读完后还不知道您要做什么事情，那您的这封电子邮件又有什么用呢？不要让对方去猜测您的意思，因为他每天处理的不仅仅是你一个人的信件，如果您的信件让他读起来太费力的话，那下次他可能认为您的信件无关紧要，会忽略掉您的信件，那势必会贻误一些重要事情！ ;4、语气要适当　　既然是信件，那就必须语气适当，您要明确您的这封的读者是谁，是上司，是同事，是情人，是朋友还是其它人。针对不同的对象，我们的语气当然也必须作不同的调整，而且在称呼上也不能够统一用收信人的姓名。可以考虑用王总（上司）、小李（年少的同事）、吴老师（年长的同事）、霞儿（女友）等词，让对方感到温馨、亲切，而不是冷冰冰的机器发过来的信件而已！ ;5、语法通顺　　这是对每个人的最起码的要求，我们从小学开始，老师就要求我们语法通顺，否则对方读起来太吃力，而且一下子就会给对方形成您的水平太臭的印象，这对于以后做事是不利的。也许很多人写中文信件时不会有此错误，但是写外文信件时就不能够保证了。因此，大家在写完信件后最好自己整体看一看，然后再发送。千万不要一下就发送出去，因为现在还没有一种软件能够把您发出去的信件收回来！ ;6、注意格式、礼貌　　既然是信件，当然必须注意常识的格式和礼貌用语。大家必须把默认的模板作修改。而且常见的结束语有“此致、敬礼”、“顺祝安康”等，其下是你的名字，在写电子邮件时最好使用一个个性签名，这样一来可以告诉对方这封信的确是您写的，而且一旦风格形成，对方一看就知道是你，一定会比一般的信件中格式化的签名亲切许多。 ;7、尽可能告诉对方详细情况　　使用电子邮件的人很多，但是有的SMTP服务器总不能够及时将邮件及时发送到对方邮箱中，从而无法实现实时传递信件。因此，我们有必要地信件中尽可能把自己的更多的联系方式写上，如QQ、ICQ、电话（包括办公室电话、家庭电话、手机）、真实姓名、邮编、传真等等，这样别人即使无法通过电子邮件也可以通过其它方式联系到您。; 另外，为了防止别人的信件及时被接收，我们可以安装邮件监视程序。在笔者的机器上使用的就是金山邮件精灵，它能够自动地从服务器中取回邮件中的内容，而且还可以通过“预览”钮看到信件的内容，的确是相当方便的。