国立高雄应用科技大学总务处作业程序说明表.doc

國立高雄應用科技大學作業流程圖 支票付款作業 支票上應填明發票日期及與付款憑證相符之受款人姓名或公司行號名稱，除法令另有規定者外，應一律簽發抬頭支票，票面劃平行線二道，並註明禁止背書轉讓。 如係委託金融機構繳交各項稅費款，應於受款人欄位記載「○○銀行(繳交○○稅費款)」。 如委託金融機構匯款，其支票受款人欄應填載「○○銀行（委託匯款）」。 準備 支出傳票 會計單位 簽發國庫機關專戶支票 出納管理單位 應依支出傳票記載匯往之金融機構及受款人名稱與帳號，填具匯出匯款委託書或申請書，並加蓋存款機關全部原留印鑑，辦理匯撥，由出納管理單位即日匯出，並將匯款金融機構所掣發之匯款憑證附入原傳票，其屬執行多筆支出傳票之匯款憑證，得逕送會計單位。 金融機構匯撥 領取或寄送支票 出納管理單位 出納管理單位 現金出納備查簿日期欄應填列實支日期，並於傳票欄填入傳票種類及號數。 登記現金出納備查簿，傳票上加蓋付訖日期戳記並簽章 出納管理單位 整理支付之相關單據證明並編製現金結存表及登記遞送簿送會計單位 結束 支票付款作業說明 【支票開立作業】 一、收到主計室支出傳票時，依傳票遞送清單點收傳票，確認無誤即將傳票分類。應依所附憑證核認支付對象及金額，與支出傳票是否逐級核簽完備。如付款時，需取具收據或發票者，應注意合於支出憑證處理要點之規定。 二、由出納帳務系統轉入主計室傳票資料，審核完成即開立專戶支票。 三、電匯同仁及廠商之款項傳票，製作整批匯款資料，核對、列印匯款明細單。 四、檢視支票受款人、大小寫金額無誤後，於傳票上加註支票之開立日期及號碼，連同匯款明細單，送主辦出納、主辦主計及校長核用支票印鑑章。 五、支票核章後送回，再加以檢視支票與原傳票是否完整、印鑑章有否漏蓋，檢視完成即作付款動作： (一)支票屬郵寄者，填寫掛號信封及郵件簽收單交付文書組寄發。 (二)支票屬自領者，立即通知受款人攜帶相關證件前來領取。 (三)屬電匯支票者，製作匯款資料檔案交校務基金往來銀行，蓋收付章後於當日或次一工作日匯款。 六、銀行電匯完成且交付回執聯後，寄發電子郵件(E-mail)，將款項入帳之時間及帳戶通知受款人。 七、支出傳票付款完成交給帳務人員作帳後，送主計室歸檔。 【支票用印完成後處理作業】 一、自領支票：通知受款人攜帶相關證件至出納組領取，並於支票存根聯及傳票背面簽章並記載領取日期。 (一)自然人：攜帶身分證件。 (二)非自然人：攜帶發票上的印章及公司大小章。 二、郵寄支票：製作掛號郵遞清單及信封標籤，於支票存根聯及傳票加蓋交付掛號日期後，將支票及廠商匯款同意書裝入貼有受款人標籤之信封，封裝完成即交付文書組寄發。 三、交校務基金往來銀行電匯支票： (一)支票用印完成後交付銀行，銀行於當日或次一工作日辦理匯款（若當日銀行所收整批匯款筆數較多，則會分批處理，如：學生成績優良獎學金329人）。 (二)銀行匯款完成即交付「整批匯款明細」或「退匯通知單」予出納組。 1.匯款成功者：寄發電子郵件通知清冊製表人員或受款人。 2.款項無法匯出者：抽出該份傳票另案通知清冊製表人員辦理更正後，交付銀行重新匯款。 (三)完成通知付款及傳票整理作業即傳票交帳務人員製作日報表。 【支票開立注意事項】 一、支票應按號碼順序簽發，並使用不易擦拭之書寫工具填寫；簽妥後，應由機關首長、主辦主計及主辦出納等三人，會同蓋章。 二、在專戶存管款項內支付之款項，除法令另有規定者外，應一律簽發抬頭支票，票面劃平行線二道，並註明禁止背書轉讓。但具備下列條件者，得予註銷平行線二道（得在平行線內記載照付現款代之）或禁止背書轉讓，並在其旁加蓋全部原留印鑑： (一)金額在新臺幣五十萬元以下。 (二)受款人非屬政府機關。 (三)非採郵寄方式。 三、金額數字應用中文大寫，數字末尾應加一「整」字。 四、支票金額須同時填寫阿拉伯數字者，應一併填寫，且大小寫金額應相符。 五、支票上應填明發票日期及與付款憑證相符之受款人姓名或公司行號名稱之全名；如係委託金融機構繳交各項稅費款，應於受款人欄位記載「○○銀行(繳交○○稅費款)」；如係委託金融機構匯款，其支票受款人欄應填載「○○銀行（委託匯款）」，並應依支出傳票記載匯往之金融機構及受款人名稱與帳號，填具匯出匯款委託書或申請書，並加蓋存款機關全部原留印鑑，辦理匯撥，由出納管理單位即日匯出，並將匯款金融機構所掣發之匯款憑證附入原傳票，其屬執行多筆支出傳票之匯款憑證，得逕送主計單位。 六、簽發支票之號碼帳號等，應於傳票上註明。 七、簽發支票如大小寫金額有錯誤應即作廢，並加蓋「作廢」字樣，並將支票號碼剪下貼附於支票領取證背面，重新簽發不得塗改。其他各要項之記載如有更改，應於