文书档案管理_纲要1.docVIP

PAGE  PAGE 40 《文书档案管理》内容纲要 导 言 《文书档案管理》课程是文秘专业的必修课程。 在现代社会，任何一项专业工作都需要科学理论指导。文秘专业的核心理论是秘书学和文书学，相关理论有行政管理学、档案学等等。《文书档案管理》的学科基础是文书学和档案管理学，课程内容属于文书学与档案管理学结合的产物。 课程名称“文书档案管理”是一个偏正短语，其含意是“文书档案的管理”，属实用知识类课程，主要讲授文书档案的基本概念、管理知识和操作规范，我国文书档案管理工作的基本程序和一般原理，以完善文秘专业人员的知识技能结构。 第一章 文书与档案 要了解“文书档案”，必须先认识“文书”和“档案”。 第一节 文书的概念 一、文书的概念 “文书”一词，早在两千多年前的西汉时期就已出现，贾谊《过秦论》有“禁文书而???刑法”句，是现今发现最早使用“文书”的例子。 “文书”的概念是发展的。 在我国古代，“文书”的含义丰富多样：①指图书；②指公文、案卷；③指字据、契约；④指书札；⑤文章和书法的合称。此外，文书还是弹词的别称。 现代“文书”有两种含义。一是指物，即指人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。这是现代文书的一般含义、通用义。二是指人，指机关单位、团体和军队的办公室中承担文字材料和信息处理工作的文书工作人员，简称“文书”。在基层单位，有时是职务名称。这是文书的特殊含义。 “文书”是文书学最重要的概念。在现代，文书主要指“物”（书面文字材料），有广义和狭义之分。广义的文书，指人类在社会生活中产生的一切文字书面材料。包括务实的和务虚的，用于公务活动和私人活动的，有固定程式的和随意书写的。有多种多样的符号形式、制作方式。狭义的文书，仅指在公私活动中使用的、有固定格式的文字材料。本课程所说的“文书”限于这一意义。具体定义各家不同，本课程所用教科书的定义为： 文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。 简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。 该定义的内涵： 文书是文字材料的一种。与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。 文书有特定的格式和明确的授受关系。 文书具有应用性，属应用文范畴。对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。 文书有很强的目的性和针对性。与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。 文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。所以，文秘人员不是公文的作者。 二、文书的本质属性 文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。（p.7） 现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。 执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。 现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。工作完成或问题解决，文书的执行即告终止。 三、文书的特点 文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面： 1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名义。指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相应的公文。以机关领导人名义发布的公文，代表了其所在的机关、单位，因而也是法定的作者。享有公民权的个人是私人文书的法定作者。 2、法定的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。 3、特定的程式。程式，即规程法式。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。文书的特定程式是文书在形成过程中的特点。 四、文书、文件、公文 文书、文件、公文是文书学中既有联系又有区别的三个常用术语。 “文书”一词最早见于西汉，“公文”一词始见于东汉末年和三国时期，而“文件”一词大约在清末才出现。在多数情况下，文书、文件的同义语；公文是文书（文件）的一类，如“公务文书”“私人文件”。 文书（或文件）与公文的关系比较清楚