呼和浩特裕景天出租汽车有限责任公司档案管理办法实施细则.docVIP

呼和浩特市裕景天出租汽车有限责任公司档案管理办法实施细则 为规范分公司对档案的管理，特制定本细则。 第一条 本制度所指档案，是指公司在经营活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，种类包括文书档案、声像档案。 业务档案管理由具体负责部门负责保管。 第二条 公司行政部为档案管理部门，负责公司档案的统一管理工作，同时对公司各部门日常档案管理工作进行督促和指导。 第三条 公司的档案管理工作为部门分别管理。基本原则为集中统一保管各种档案，保证档案的完整和安全，便于公司各项工作的利用。 第四条 公司将档案存放于本单位相适宜的档案库房，购置必备的档案用具，确保档案的安全。 第五条 档案管理员的设立与职责 （一）各部门应设立兼职档案管理员，档案管理员主要负责本部门及本机构的档案管理工作。 （二）档案管理员应按要求收集和整理本部门需归档的文件材料，保证本部门档案材料的完整和规范，并按本制度要求定期向公司行政部移交，移交时附移交目录（附表1）。 （三）各部门档案管理员工作调动或离职时，部门负责人应督促相关人员做好档案交接工作并及时向公司行政部报备。 第六条 档案管理工作包括 （一）开展每年2次的档案收集整理工作。 （二）集中统一保管各类文件材料及声像材料。 （三）开展档案的提供利用工作。 （四）根据本制度相关规定对超过保管期限的档案进行价值鉴定、销毁等工作。 （五）严格执行保密制度，保证档案的完整和安全。 每年须定期对库存档案进行一次检查清理，清除不必要保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制。 第七条 档案类型 （一）文书档案：指公司在职能活动中形成的、办理完毕、具有保存和利用价值的各种纸质文件材料。 （二）声像档案：指公司在经营活动中形成的，具有保存价值的，以声音和影像为主要反映方式，辅以文字叙述的历史记录材料。包括照片、音频、视频、电子文件、U盘、光盘及移动硬盘等。 第八条 予以归档的文件必须经过系统整理，准确分类，设定合理的保管期限。 第九条 档案整理工作具体要求 （一）文书档案归档的要求 1、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。 2、立卷原则：按“保管期限-年度-机构”特征立卷。 3、归档文件一般以“件”为单位，且必须是办理完毕的正式材料的原件，保证齐全完整。 4、整理文件时，文件正本与底稿（定稿）为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，请示和批复为一件，统计报表或名册应一次统计为一件，图册可一册(本)为一件。会议记录应一次会议为一件。 5、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集整理。会议文件由会议主办部门收集整理。 6、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；跨年度的案件材料放在结案的一年；回顾性、纪念性的文件放在截稿的一年；法规性文件放在公布或批准的一年。 7、归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。 8、立卷的文件应按分类原则和排列顺序逐一编写年度、文件类型、保管期限及案卷号件号。 案卷号：累计档案盒数总计 年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字表示，如：2013 文件类型：文件内容性质 保管期限：永久、长期和短期； 9、归档文件应根据分类和文件序号编制归档文件目录（附表2）。归档文件目录包括序号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注等项目。 序号：即文件件号； 责任者：制发文件的单位或个人； 文号：文件的发文字号； 题名：文件标题。若无标题或标题不规范的文件，可自拟标题； 日期：文件的形成时间，如 页数：每件归档文件的页数； 备注：注释文件其它需要说明的情况。 10、每卷归档文件目录一式三份，一份置于卷首，一份留在办公室作为检索工具，一份留存编制成册。 11、每一案卷要填写卷内备考表（附表3），说明有关本卷的情况及立卷人和检查人姓名、立卷时间，以示负责。 12、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。 （二）声像档案归档要求 1、声像档案按“载体-时间-问题”特征立卷，依形成时间先后排列。 2、各类归档的声像资料，应由摄影人员对档案进行整理，附以文字说明。详细记录内容、时间、地点、人物、背景及摄影人姓名。 内容：照片、视频、录音带等所反映的事件； 时间：事件发生及拍摄时间； 地点：事件发生所在的具体地点； 人物：照片主要人物的姓名、身份； 背景：