秘书理论与实务（应用型本科） 教学课件 作者 孙秀丽 2).pptVIP

秘书理论与实务（应用型本科） ;第二章秘书工作;2.1 秘书工作的基本概念 2.2 秘书工作的职责 2.3 秘书工作的基本规律 2.4 秘书工作的管理体制 2.5 秘书工作指导思想与原则要求 2.6 中国秘书工作的起源和发展 2.7 国外秘书机构的组织形式和秘书教育;2.1 　秘书工作的基本概念;一、秘书工作的定义;秘书工作是指秘书部门和秘书人员辅助领导和组织开展决策和管理的各项实践活动;2.秘书工作需求分析 要制定正确的决策 ， 就必须掌握大量的信息 ， 而收集信息、综合分析信息 ， 在此基础上提出各种可行的方案 ， 是一项十分繁杂艰巨的任务 在整个管理过程中，为了统一各方面的认识，下达指令，交流经验，沟通情况，领导干部要经常举行各种会议 在制定政策和下达指示的过程中，有许多文书工作，包括起草计划、决议、通知、请示、报告等需要的文件;二、秘书工作的本质属性;三、秘书工作的基本功能;2.2 　秘书工作的职责;一、我国秘书工作的职责;案例2‐1 如此辅助;二、中外秘书工作职责范围的差别;案例2‐2秘书的信息服务;2.3 　秘书工作的基本规律;一、秘书工作的基本矛盾;;二、秘书工作基本矛盾的运动规律;发挥主观能动性的主要手段有两个 ： 一是全面提升自身的综合素质 ， 不断更新自身的 KAQ 架构 ， 提高对组织整体和领导者辅助需求的适应性 ； 二是创建一个有利于有效和高效开展综合辅助的秘书工作环境和工作机制;某厂一连数月无活可做。一听说某电站有一项新建高压铁塔的工程后，全厂上下就一心想把它揽到手。电站借机在原材料、加工费用上提出了极苛刻的条件。厂务会上，不少人认为要不惜一切代价接下这项工程。厂长虽然感到条件太苛刻，但觉得有活干比无活干强。技术工程部门认为虽经济效益不大，但可能会在施工方面打开一个新路子；财务部门认为只要有活做总能得到点收益。接下这个项目似乎成了“一边倒”的赞同。厂秘书坐在角落里做记录，把工程设计、材料价格、财务预算、施工要求等各方面的情况记录下来。记录汇在一处后，越想越觉得不对头。正在这时，厂长要拍板了。他说：“大家的意见比较一致，是不是可以定下来，按对方提出的条件接下这项工程？”秘书急了，一下子站起来说：“厂长，这里有几组数字，请大家综合考虑一下。”接着，他把对方能够提供的原材料与实际需要的原材料、对方提出的施工成本与实际需要的施工成本一一作了比较后说：“照对方的条件，我们不仅得不到盈利，而且连成本也难保住。即使勉强做下来，质量肯定难达标，将来出了问题，那就更不好办了。是不是和对方再洽谈一下，摆摆情况、算算细账。对方也是内行，我想他们也是通情达理的。”在座的领导通过几组数字的比较，都冷静下来，认为有道理。于是，厂长牵头，带着技术、劳资、财务部门的负责人和厂秘书再次找对方洽谈。通过摆实情、算细账，特别是确保工程质量方面的需要，终于说服了对方，实事求是地签订了合同。事后，这个工程被评为优质工程。后来，厂长拍着厂秘书的肩膀说：“你这个列席代表可拥有‘一票否决权’啊!你们秘书部门处于枢纽位置，信息灵，综合性强，在经营决策过程中多动点脑子，多参谋参谋，好让我这当厂长的少做点错事啊!”他这样说不是客套，是真诚的;2.4 　秘书工作的管理体制;一、秘书工作的宏观管理体制;二、秘书机构设置;2.秘书机构的设置原则 精干必要 高效有力 层级合理 ;三、秘书工作制度;四、秘书工作效能建设;秘书工作效能建设最重要的是要从两个方面入手 ： 第一 ， 提高工作效率 第二 ， 提高服务质量 提高效能主要应做到“四个优化” ： 优化结构 ， 发挥整体功能 优化目标 ， 明确工作重点 优化环境 ， 力争主动服务 优化制度 ， 严格规范操作; 为配合上级机关的精简，某县陆续接纳了5名精简下来的干部，其中正科级2人，副科级3人。考虑到这5位干部均无专业特长，年龄又偏大，而秘书部门是综合办事部门，事情繁杂，没有专长也能做，于是县长把他们统统安排到秘书科工作。秘书科长对此很有意见：本来只有5人的秘书科，老、中、青比例为1∶2∶2，承担秘书工作游刃有余，现在一下子来了5名不懂业务的老同志，10个人中有6名科级干部，老中青比例一下子变为6∶2∶2，秘书科人满为患，以后工作可怎么展开？“怎么办呢，这些干部无专业特长，平时你们不是老说工作忙，现在人多不就力量大了吗？”县长无奈地说，“这样吧，在秘书科下再成立3个室：文书室、机要室、综合室。人员安排分别为：秘书科3位正科级干部；文书室2人，其中1位副科级干部；机要室2人，其中1位副科级干部；综合室3人，其中1位副科级干部。反正再熬两年，他们就要退休了。”;2.5 秘书工作指导思想与原则要求;一、秘书工作的指导思想;二、秘书工作的基本原则;团结协作原则 这是指在秘书工作中要坚持以大局