探析全程管理视角下如何贯彻落实“344”制度.docVIP

PAGE  PAGE 7 探析全程管理视角下如何贯彻落实“344”制度 　　【摘要】文章比较全面地解读了档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”制度并提出了如何贯彻落实的措施。 　　【关键词】档案工作；制度；贯彻落实 　　全程管理已成为现代文件、档案管理的重要理念和方法。但全程管理“什么”“怎么管”到全程，这就要构建档案管理制度体系和质量管理体系，通过合同管理、培训指导、检查监督和绩效考核等积极有效的措施，强化档案人员事前介入、事中控制、事后核查、验收把关等多环节控制；特别是充分利用信息化技术平台，对各类档案实施动态管理，保障文件、档案的全过程控制和规范化管理。经考察与研讨，“344”制度可以建构起这样的体系。 　　一、什么是“344”制度 　　“344”制度是笔者对档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”等制度的一种简单、概括的说法，是改善单位文档控制系统的突破口，是加强单位档案工作制度化建设的根本要求，更是文件、档案工作全程管理机制化建设的总抓手。下面，笔者对“344”制度进行更为详细的解读。 　　（一）对档案工作“三纳入”制度具体内容的解读。一是纳入单位各项工作计划；二是纳入单位领导工作议程；三是纳入单位规章制度、工作流程及有关人员岗位责任制。 　　单位（这里指各级各类单位，以下简称单位）档案工作要纳入全年总的工作计划和中长期规划之中，开展重大活动时档案工作要纳入工作方案之中，建设项目文件材料形成、积累与归档必须纳入制度或合同之中，目的是加强对文件、档案工作的超前控制、全程管理。纳入计划的档案工作事项通过考核来评介优劣并对档案部门和档案人员的工作进行严格的奖惩。这是第一个纳入。 　　第二个纳入是指纳入单位分管档案工作领导的议事日程。根据档案工作法律法规的有关要求，每个单位都有分管档案工作的领导，但分管领导不能是个摆设，要通过认真贯彻《档案法》《机关档案工作条例》《企业档案工作规范》《机关档案工作业务建设规范》和《科学技术档案管理条例》以及上级对档案工作的有关规定，熟??档案工作，切实加强对本单位档案工作的领导。分管领导还要热心解决实际问题，更要关心档案人员的工作和生活。毋庸讳言，还有不少单位的领导有“分而不管”的现象，他既不去了解档案管理具体事务，也不想方设法为档案工作和档案人员解决实际问题。我们认为，在档案事业的发展上，既要靠法治又离不开人治，所以，档案工作做得好不好，领导重视是关键。档案部门或档案人员要学会（并善于）争取领导的重视，与领导有良好的工作沟通和互动，主动地订阅档案报刊、及时呈送本地档案简报，经常向分管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题，经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导；档案部门的重要会议、工作和活动，要争取分管领导参与，让分管领导能更加全面地了解档案工作的重要性，深刻认识自身的历史责任，更多地解决档案部门自身无法解决的问题，切实改善档案工作各方面环境与条件。 　　第三个纳入即纳入分管领导的岗位责任制、纳入办公室负责人的岗位责任制、纳入专兼职档案人员的岗位责任制之中，并最好与经济责任制挂钩。在年终考核时，办公部门负责人和档案人员组成考核组对单位各职能部门或下属单位档案工作进行考核或开展年检。当然，这种考核若能与经济责任制挂钩、认真实行奖优罚劣，那就会促进单位档案工作平稳、健康、可持续发展。此外，各级各类单位都制订了各项工作制度或工作流程，档案工作的有关细节有必要作为一项重要条款纳入工作制度或工作流程之中。 　　（二）对档案部门或人员“四参加”制度具体内容的解读。一是档案部门或人员参加单位会议或重要活动；二是参加科研课题审定会；三是参加基建项目验收会；四是参加设备开箱验收活动。 　　关于第一个参加，有人会说，档案员哪有这么大的权力？是的，某个局的局务会议、班子会议或某某公司的董事会、班子会议等好多会议，档案人员是不能参加的，但我们说档案工作归口办公部门管理，办公室主任（或行政部经理）参加了会议，同样能起到对文件、档案和档案工作的监督和指导作用。一般说来，单位办公部门负责人会参与单位重大活动、重要会议等，于是，办公部门负责人会将掌握的情况与档案人员沟通，档案人员在其领导下跟踪事情发展的全过程，这同样可以做到了解情况、全程关注、超前控制，履行好档案工作之职权。 　　其它三个参加，档案人员必须到场并行使职权，对文件材料完整、准确、系统进行把关、验收；科研档案工作者不仅限于参加课题审定会，他应当把科研工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。科研档案也应当实行四同步制度；生产性企业的档案部门和人员要参加新产品鉴定会。 　　单位引进或购置设备，开箱时，有关部门应当通知单位档案室及本部门兼职档案员参加设备随机资料验收，并准确填写开箱验收单，将收集到的开箱材料进