高雄市政府文书处理实施要点.docVIP

PAGE  PAGE 9 高雄市右昌國小文書工作實施要點 壹、總則 一、為統一本校文書處理程序，以提高公文品質與行政效率，特訂定本要點。 二、本要點所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質之一切資料。凡學校與機關或與人民往來之公文書，學校內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 三、本要點所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。分為下列步驟： （一）收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 （二）文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 （三）文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 （四）發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 （五）歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。 四、本要點所稱各機關如下： (一)本校各處室。 (二)本市各級學校及公務機關。 (三)教育部、高雄市政府及相關所屬機關等。 貳、文書處理程序一般原則 五、文書作業之一般規定如下： (一)本校之文書作業，應按照同一程序集中於文書單位處理。但機關之單位不在同一處所及以電子文件行之者，不在此限。 (二)文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓、毀損、遺失。 (三)本校收發公文得視實際需要，採用收發文同號或收發文檔案同號。但以符合工作簡化為原則。 (四)文書製作應採由左至右之橫行格式。 (五)文書除稿本外，必要時得視性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）、影印本或譯本。正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳；以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，並應附加電子簽章。抄本（件）及譯本，無須加蓋機關印信或章戳。抄本（件）、影印本及譯本，其文面應分別標示「抄本（件）」、「影印本」及「譯本」。 (六)文書應記載年、月、日，配合流程管理，得註明時間；文書中記載年份，一律以國曆為準。但外文或譯件，得採用西元紀年。 (七)文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章，並於職名章正下方註明時間（例如11月8日16時，得縮記為）。但決行人員得以清晰及足資辨明之簽名代替蓋職名章。 (八)本校辦公時間外之公文收受，應由值日人員或駐衛警察隊依值日及值夜規則之規定辦理。 (九)本校各處室間文書之傳遞，均應視業務繁簡及辦公室分布情形，設置送文簿或以電子方式簽收為憑。 (十)本校所提各項報告案、提案用紙，應採用A4格式雙面印刷。 (十一)行政機關之訴願決定書或其他適用特定業務性質之文書等，除法律別有規定者外，均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。 （十二）本校之文書處理電子化作業，如無法正常作業時，應依文書處理作業系統無法正常運作時之標準作業流程辦理。 六、本校公文電子交換一般處理原則如下： （一）本校公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網路，予以傳遞收受者。各機關對於適合電子交換之機關公文，應以電子交換行之。 （二）應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作業。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序及管理規範者，由本校技工友專職辦理負責。 （三）若因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，必要時應輔以電子郵件告知相關機關，不另行文；並應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專區移除。 （四）公文電子交換或登載電子公布欄之相關紀錄，得視需要予以儲存。 （五）對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視其內容性質，自行下載使用並為必要之處理。收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息，應依其訊息擷取相關資料，並為妥適處理。 （六）公文電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。 （七）公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。 （八）公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體，其公文電子交換收、發文程序，由發文機關依業務需要與受文對象相互約定，但應採電子認證方式處理，並得視需要增加其他安全管制措施。 （九）人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，應符合「機關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。 七、機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依「機關公文電子交換作業辦法」與「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。 八、機關公文以電子文件行之者，應指定專人負責機關電腦中文碼之管理，其辦理事項如下： （一）機關中文自用字碼及國家標準交換碼對照表之建置、註冊及維護。 （二）在國家標準交換碼範圍內，新增機關中文自用字碼之安裝處理。 （三）在國家標準交換碼範圍外，新增機關中文自用字碼之申請處理。 九、本校公文以電子文件處理者，其資訊安