风险理论视角下秘书决策参谋职能风险探析.docVIP

PAGE  PAGE 7 风险理论视角下秘书决策参谋职能风险探析 　　【摘要】秘书在部门或组织中存在隐性的权力，这表现在秘书对领导决策的影响力和在决策执行过程中的掌控力上，随着岗位分工专业化和社会治理问题多样化，领导越来越多地将一些常规性、重复性事务交由秘书代办，同时，在重大决策中，秘书通过信息收集整理分析，也承担着参谋决策的职能，这些职能的发挥伴随着风险。如何在工作中预防和规避这些风险，使得秘书决策参谋职能得到更好地发挥，本文试图通过对风险产生根源、风险程度影响因素等分析找到一个方向。 　　【关键词】秘书 ；决策参谋；风险 　　在人们的印象中，秘书作为领导身边的一个特殊岗位，具有一定的神秘特质，特别是秘书可以代表领导处理一些事务，给秘书的权力赋予了一种“如领导亲临”的效果。随着秘书的作用发挥，社会对秘书的关注也越来越多，相关的研究也十分广泛，如对秘书概念的研究，对秘书能力的研究，对秘书制度的研究，从不同学科角度，例如社会学、心理学等角度对秘书的行为、职业化趋向、秘书工作现状等的研究，还有从不同行业的秘书入手，对某一群体秘书的素质要求、职业道德研究等。而且随着秘书研究的深入，秘书学已经形成，进而成为一个专业，主要侧重于教学和秘书实务。本文从社会学的角度，对决策过程中，秘书的参谋智囊角色所带来的风险进行分析，探讨风险的根源、表现，以及如何防范此类风险。 　　现代社会分工细化、专业化、职业化的特征和趋势使得各专业职位在原有岗位的基础要求（例如业务能力、公关能力、信息收集整理、统筹组织协调能力等等）上，对职位提出了更加高的要求，如职业道德、新的更加细化的职业规范、在一定职位上延展出的岗位职责，以及对能力专业化更高的标准等。秘书的职业化的特征也越加明显，关于秘书的定义可以从两个角度进行概括，一是作为领导或者主管的特殊助手，能够在一定程度上代表领导做出事务处理的决定。二是具有熟练的办公室能力，能够在岗位上发挥主动性，帮助领导协调具体事务。前者定义倾向于秘书的智囊作用，后者倾向于辅助作用。尽管侧重点不同，但是有着共性的方面，即秘书是作为领导的服务人员和辅助人员，能够辅助决策、综合沟通，在具体办公事务中发挥参谋和助手作用的职业群体。 　　一、秘书在决策过程中参谋职能的影响力 　　秘书的基础责任是处置日常程序性事务，最为突出的职能是收集和传达，具体地看，就是秘书通过接听电话、收发文件、保管印信、管理档案资料、协调日常事务等帮助领导从常规琐碎工作中脱离。本文将这种职能定义为执业能力，即从事秘书行业的基础能力，在此基础上，秘书还需要做好领导的参谋助手，这属于秘书的职业能力，具体来说，就是秘书通过信息、调研等工作辅助领导合理利用资源、协调关系，研究制定政策和措施，区别与前者，职业能力对于秘书的素质要求更高。 　　从定义可以看出，秘书在领导决策中占有着重要的角色，即作为信息的提供者，在领导决策过程中提供诸如事件基本信息、相关人员信息、事件发展方向、相关联的事项等；作为决策的建议者，为领导提供可参考的事务处置方式，以及某一种处置方式可能带来的关联效应和后续发展；作为措施的执行者，是具体处置过程的掌控者、跟踪者和反馈者，有效把握事件处置成效。上述角色可以概括为智囊、辅助和执行，从这些角色可以看出秘书具有一种无形的影响力和引导力，尤其是在决策过程中，秘书的意见和态度在很大程度上能够影响领导的判断。 　　影响产生于依赖，而不同于一般下级对领导的权力或者影响，或者在某一项专门工作中下级对上级的影响，秘书的影响力具有极强的广泛性和伸缩性，这既根源于领导权力的广泛性和全面性，也根源于秘书工作的特殊性，从某种意义上讲，秘书工作的专业性要求不同于一般职业或者岗位，是一种综合性的岗位，对于所在单位要有基本的全局性的概念之外，秘书专业更多的是服务性的、基础性的，因此，在判定秘书对领导影响力大小时，还可以从其他方面进行考察。 　　领导决策时秘书的影响力程度取决于以下几个因素：一是日常接触中对秘书的评价，这是影响因素中最为主观且主要的因素，领导对于秘书的评价包括但不仅限于工作能力的评价，还包括日常的观感，包括对于秘书个人性格、情绪习惯等的综合评价。二是事务本身的难易程度，是否有悖于现有制度规范和工作纪律、对于领导个人的事业发展是否有影响等。三是秘书所掌握的而领导或者其他人所不擅长的事务，“通过按别人的要求提供服务，一个人确立了对他们的权力。如果他定期向别人提供在别处不能轻易获得服务，那么他们就会因为这些服务而依赖而感激他”，换句话说，在自身所不熟悉的领域，人们往往更加信任专业人士所给出的意见，这也影响了领导对于秘书建议的信任程度，进而影响了领导对秘书的依赖程度。 　　二、秘书参谋职能所带来的风险 　　随着职位的专业化要求不断提高，秘书也时