公文写作基本要求5.pptVIP

公文写作的基本要求; 公文写作的基本要求;公文的概念;公文的种类;公文的分类;拟写公文的基本要求; ; 朴实是指公文语言要通俗易懂，不用生僻之词，不矫揉造作，应实事求是，忌哗众取宠。淳朴无华的语言更有利于直接而鲜明地表达意图，产生快捷的阅文办事效应。 精练是指公文语言要简明扼要，不冗长空泛，不累赘，不重复，文字力求少而精，干净利落。同时，为服从行文目的和表现主题的需要，当详则详，当略则略。因为简明精练的语言，更能明确阐述公文的主旨，既省时省力又可靠有效。; 明了是指公文的语言含意明确，易懂、易读、易记。撰写时要开门见山，直言其意，不能象文学作品那样含而不露，意在言外。只有明白易懂的语言，才易于使受文者理解发文者的意图，发挥公文应有的效用。 严谨是指公文用语严肃、庄重，文句严谨、周密，分寸得当，忌语意不清、模棱两可。只有庄重的语言才能有助于表明作者的严肃态度，从而使公文对受文者的行为产生必要的强制性影响，以维护公文的权威性和有效性，而含混模糊的语言容易导致歧义和误解，有失公文的严肃性和权威性。; 规范是指公文中的语言要遵守现代汉语的语法和逻辑规则。公文只有遵守语法和逻辑规则，才能文理通顺，否则文句不通，就可能造成歧义或误解。公文要注意正确使用标点符号，如错用标点符号，则可能导致理解错误。 ; 三、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。; 四、拟制紧急公文应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 ; 五、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。 ;1.引用公文的规定; 文件标题是一篇公文的主旨所在，一个好的标题即涵盖了一篇公文的主要内容，而发文字号则主要是为了便于文件管理使用。“先引标题，后引发文字号”既体现了公文内容与形式的主次关系，又便于有关文件的检索，是一种科学合理的规定。而光引用标题不便于有关文件检索，光引用发文字号则使阅文者不知其所指文件的内容是什么。文号在前、标题在后则颠倒了主次关系，都是有缺陷的或不规范的。; 2. 公文中年、月、日的写法 ; (3)公文中的日期要写全年、月、日，如“2005年”不能写成“05年”，在时间确定的情况下，不能只写年、月不写日或只写月、日不写年，通常也不用“去年”、“上月”、“昨天”等来表示时间。; (4)成文日期必须使用汉字方式，不用阿拉伯数码，如“二〇〇五年六月十八日”，不要写成“2005年6月18日”。 (5)无论是使用汉字方式或是阿拉伯数码方式，同一方式下都必须保持一致，如“二〇〇五年六月十八日”不能写成“2005年六月十八日”或“二〇〇五年6 月18日”。同样，“2005年6月18日”也不能写成“2005年六月18日”或“二〇〇五年6月18日”。; 六、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。层次序数使用时注意以下几点： 1.同一篇公文中层次序数的使用一定要统一，不能“一、”层下用 “(一)”、“(二)”，“二、”层下却用“1.”、“2.”，否则会给受文者带来阅读处理上的不便。 ; 2.在使用层次序数时，可根据实际情况作适当调整。调整的原则是不影响层次的截然分明并有利于工作，如一篇文件只有两、三个层次序数时，在不颠倒层次序数的情况下，可以选择使用，如在“一、”、“二”层之下可以分别用“(一)”、“(二)”、 (三)”形式，也可以分别用“1．”、 “2．”、 “3．”形式。 ; 3.第二层“(一)”使用时，括号外面不用再加一顿号，即避免出现“(一)、”的形式。 ; 七、必须使用国家法定计量单位。 八、文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。 ; 九、撰写公文的过程和方法; （ 一）领会领导意图 公文是机关根据处理某项工作的实际需要来写的，领会领导的工作意图，明确发文的目的，是写好公文的前提条件。所谓意图是指机关领导人提出的公文的基本内容，包括主要观点、意见、措施及写作要求等。领会意图，一是要明确发文的目的，即为什么要发文。二是要用什么样的形式发文，即用什么文种。三是行文的对象，即发送和阅读的范围，包括主送和抄送对象。四是公文的主要内容以及领导者对发文的具体要求。 ;（二）准备材料 领会了发文的目的、明确了行文的主题之后，撰写者就要围绕主题准备材料。只有充分地准备并占有材料，才能全面、准确地反映某项工作的客观情况，才能综合分析，概括出事物的本质和规律，才能充分地表现公文的主题和完满地表达领导意图。