工程档案规定（修改稿）.docVIP

工程档案管理细则 第  PAGE 5 页 共  NUMPAGES 5 页 融科智地有限公司 深圳分部 （草案） 目 录 管理总则 机构设置及其职责 归档时间和手续 归档、立卷质量要求 档案的保密、保管 档案的利用和开放 奖励与处罚 附件： Ⅰ、归档资料、档案的范围 Ⅱ、文件材料归档要求 Ⅲ、工程档案的借阅规定 Ⅳ、合同归档有关规定 Ⅴ、归档、立卷质量要求 Ⅵ、机构设置图 Ⅶ、工程资料、档案管理过程 Ⅷ、工程资料、档案管理流程 Ⅸ、工程资料、档案收集思路图 Ⅹ、资料发放流程 Ⅺ、深圳市档案馆管理规定汇编 工 程 档 案 管 理 规 定 （本规定实用于深圳分部建设工程档案管理） 管理总则 为加强对深圳分部各类工程档案的综合管理，逐步实现工程档案工作规范化、系统化和标准化，根据国家《档案法》，《深圳市城市建设档案管理规定汇编》、《深圳市城建档案管理规定续编》、《融科智地房地产开发有限公司档案管理办法》的有关规定，结合本部门管理工作中的实际情况，特制订本规定。 工程档案管理规定所包含的内容：工程文件材料、工程资料。工程档案是工程项目策划、建设、管理工作中形成的档案。工程文件材料及工程资料是工程项目策划、建设、管理工作中形成的文件材料及资料。（以下“工程文件材料”简称：“文件”、 “工程资料”简称“资料”、“工程文件材料及工程资料”统称为“文件资料”）。 深圳分部各类工程档案均纳入本管理规定。 所有工程资料为公司财产，任何人都不能擅自攫为己有。 工程档案工作“三纳入”、“四参加”制度 档案工作“三纳入”制度：必须纳入到部门工作计划；必须纳入到领导的议事日程；必须纳入到职工的经济责任制、岗位责任制。 档案工作“四参加”制度：档案管理部门（人员）参加产品定型会；参加科研成果鉴定会；参加设备开箱、密封文件开封、工程验收；参加工程竣工验收。 档案管理人员调动工作时，必须办理完移交手续后方可离岗。 机构设置及其职责 第七条 深圳分部设置工程档案管理岗位，管理人员为工程档案管理员，负责工程档案管理全部工作。 第八条 项目开发部门安排相应工程资料员，负责项目建设期间的工程文件资料的全部管理工作。 工程档案管理的主管部门是深圳分部总经理室。日常管理由投资金融部负责。 工程档案管理主管部门的主要职责： 审核批准部门工程档案管理制度、规范、流程； 审核批准工程档案管理决议、处理方案等； 指导、监督和检查工程档案管理工作； 决定部门员工执行本规范的奖惩。 工程档案管理员主要职责： 起草工程档案管理的制度、规范、流程报主管部门审批，对已批准的制度、规范、流程解释，并监督执行； 负责收集、整理、保管、统计工程档案及有关资料（每季度对存档档案进行整理、统计，并公布。）； 负责协助、指导和督促工程资料员对工程文件资料的收集、整理、组卷、移交归档等工作； 参加工程的各项竣工验收，指导工程档案的组卷、移交； 负责按有关规定将需入馆的工程档案移交市档案馆； 负责编制检索工具和参考资料，积极开发档案信息资料，收集利用效果并进编研，为部门的各项工作服务； 加强对档案的管理、维护档案的完整与安全，对超过保管期限的档案提交鉴定，经相关领导审批后，按规定程序进行处理； 负责工程档案室的日常管理； 提高服务意识、积极主动配合其他部门工作。 工程资料员主要职责： 严格执行部门制定的工程档案的管理制度、规范、流程，作好项目建设期间的工程文件资料管理工作； 负责收发、积累、整理本部门在项目建设过程中形成的工程文件资料； 在项目竣工或单项任务完成后将所积累的文件资料进行鉴别、分类、组卷，并及时、全部地移交给工程档案管理员； 积极协助、配合工程档案管理员移交工程档案等工作。 专业工程师（项目经理）的职责： 负责收集施工项目管理过程中的所有文件资料； 负责收集项目建设的工程照片及工程录像带（具体要求见深圳市档案馆有关规定）； 负责收集各承建单位的工程竣工档案，组织工程档案专项验收（具体要求见深圳市档案馆有关规定）。 归档时间和手续 当月的工程文件材料由工程资料员在下月5号前移交档案室。 工程前期所有文件、证件收到或办好后及时移交分部档案室，项目开工后必须全部移交完毕。 工程照片、声像档案在分项工程完成后一个月内，由项目经理将声像材料和文字简介，向档案室移交归档。 （具体要求见深圳市档案馆有关规定） 图纸（初设图纸、施工图纸和竣工图纸）等技术文件类。??办部门为设计图纸、竣工图等技术类文件的第一责任人，负责相应的文件积累与保管，定期交档案室存档。 招投标类文件，主持招标的部门或人为第一责任人，负责相应的文件积累与保管，定期交档案室存档。 合同类文件详见“合同存档有关规定”。 移交、接收档案必须履行手续，接收人应根