01第一章综合事务管理.doc

PAGE  第一章 综合事务管理 目录 1会议管理 2公文处理 3档案管理 4文件材料立卷归档管理 5总部空气、水、电、垃圾、消防管理 6后勤车辆管理 7工会劳动保护监督条例 8印章使用管理办法 9记录控制 10行政资产管理 11办公自动化、网络管理 1会议管理 1.1工作程序 1.1.1公司工作会工作流程图（见附录） 1.1.2公司总经理办公会工作流程图（见附录） 1.2具体要求 1.2.1建立会议审批制度 召集各项目负责人参加的会议，无论规模大小，均须公司总经理或公司主管领导批准。 会议由公司综合事务部负责，对会议进行统一协调和审定。包括： （1）举办时间上的综合安排； （2）会议目的和时机的可行性； （3）会议内容和材料是否准备充分； （4）有无同级或上级领导、有关人员陪会情况； （5）主持会议领导对会议通知的签发。 1.2.2建立会议签到???度 会议通知发出后（全公司性的会议应提前10天发出），主管部门应根据通知人数准备《会议通用签到表》，实施签到。对迟到、请假、无故缺席的均要注明，并将签到表交综合事务部存查。 1.2.3建立会议纪要制度 各种会议均要做好会议纪要，同时，要求与会人员自行做好笔记，与纪要相对应，防止口说无凭。 1.2.4建立机要秘书制度 公司各部门均要指定兼职机要秘书，作为会议的过程记录人，其职责是： （1）会议签到； （2）会议全过程记录； （3）起草和发放会议纪要。 使用《会议通用记录》以便存档备查。秘书（含兼秘）工作变动，应重新指定人员，并做好会议记录的交接，建立会议决议的署名制度。 1.2.5按照现代企业制度要求，凡属下列会议做出的决议决策，均要求与会人员在决议决定正式文件存档上签字，以落实责任。这些会议是： （1）涉及人事、机构变动的决定； （2）财务资金运作的决定； （3）涉及投标报价的决策； （4）涉及投资决策； （5）总经理办公会、党委会（包括扩大会议）； （6）其他重要会议。 1.2.6建立会议效果检查制度 对于会议决定、布置的工作，会议主持领导和主办部门要督促检查落实情况，及时反馈和考核执行情况。 1.2.7公司提倡各部门尽量减少召开涉及基层主要领导的会议，提倡相关人员在小范围研究工作，非公司级会议纪要及会议精神可利用《路桥华南》摘要发表，减少文件发行量，实现会议集约化管理。 1.3附录 1.3.1公司工作会工作流程图 1.3.2公司总经理办公会工作流程图 1.3.3会议通用签到表 1.3.4会议通用记录 1.3.5路桥华南工程有限公司股东大会议事规则 1.3.6路桥华南工程有限公司董事会议事规则 1.3.7路桥华南工程有限公司监事会议事规则 1.3.8路桥华南工程有限公司总经理办公会议制度 1.3.9路桥华南工程有限公司党政联席会议事规则 公 司 工 作 会 工 作 流 程 图 打印分发各部门和人员 确定时间、地点 确定会议议题 发出会议通知 成立会务小组 准备会议文件 班子成员讨论会议议程、工作报告等 落实、布置会议 做好会议记录 摄像（拍照） 撰写会议决议 收集意见、汇总修改 工作会交至经理、党 委会交书记阅改 形成正式决议 撰写会议文件 会议议程 议议程 参加会议或列席扩大会名单 工作报告讨论稿 议议程 其他文件 议议程 公司总经理办公会工作流程图 确 定 议 题 确 定 人 员 确定时间、地点 发出会议通知 准备会议文件 落实、布置会议 召开会议 撰写会议纪要 打印下发执行 检查落实验证 路桥华南工程有限公司 LQHN-ZBGL-B-01-01-表式01 会 议 通 用 签 到 表 编号： 会议名称主办部门召开时间会议地点参加会议人员签到单位（部门）参加人员签到单位（部门）参加人员签到路桥华南工程有限公司 LQHN-ZBGL-B-01-01-表式02 会 议 通 用 记 录 编号： 会议名称召开时间主办部门主持人参加人员会议内容记录： 备注：记录人签名：