1办公室工作人员的岗位职责和工作说明.docVIP

PAGE 1 PAGE 4 综合办公室职员的岗位职责及工作说明 文员是客户进入学校的第一个接待人员，也是能让客户对学校的产生第一印象的重要人员之一。文员工作的表现直接影响着学校的形象，所以作为文员要从礼仪、素质、能力等方面不断地完善自己，认真做好本职工作。 直属部门：学校办公室  适用范围：各分校综合办公室职员（主管、文员）  基本要求： 1．品行端正，有亲和力，注重个人仪表,在工作岗位上要仪表整洁，仪容端庄，仪态大方。工作时间要精神饱满，精力集中，在客户面前，注意自己的坐、立、行走姿势。 2．具有良好的人际关系处理能力、综合协调能力、组织及公关能力；有较强的分析、解决问题能力，思路清晰，思维缜密，心细，责任心强，能独立完成学校交付的各项工作任务，并能承受较大的工作压力。　　3. 工作细致???真，爱岗敬业、忠诚负责，工作态度积极乐观；要热情主动地接待客户，微笑问候，敬语当先，尊重客户的意愿，对客户不得漫不经心，爱搭不理，显出无所谓的样子，尤其是对一些有特殊要求的客户，不得有不耐烦的表示。在同时接待数位客户时，应按先后次序一一受理，同时向各位打招呼致意，使其不致有被冷落感。要忙而不乱，有条有理。要讲究职业道德，注重信誉，确保质量，按规定收费，代客保密。前台办公既是服务的场所，又是接待客户的地方，一定要做到环境卫生整洁，整体布置井然有序，使客户有舒适、方便、信赖感。 4.办事认真、讲究效率,对工作程序的执行效果负责。承办文档管理、接听电话、接待咨询、收费开票、学生管理等项业务时，要做到准确、快捷、细心、周到，杜绝差错。客户如果对学校服务有不满时，文员应做耐心解释，不应置之不理。解释时说话态度要谦和，语气要委婉，是要耐心申述事情的原委，严禁转化为与客户一比高下的争辩。 5．熟练使用office办公软件及自动化设备。 6．了解本校的发展历程、基本构架、核心优势及各位老师的特点、优势，熟悉课程设置、班级安排、收费标准、新生入学流程、退费制度等相关的制度与规定，做一名专业、称职的课程顾问。 岗位职责及工作说明： 一、负责本工作区域，办公室、教室及校门前的清洁卫生。 每天准时上班，开窗通风，将本人工作区域，办公室、教室及校门前整理清洁、整齐（本人工作区域时刻保持良好的卫生环境）、要求明亮整洁、一尘不染；家具摆放整齐；办公桌无文件累积，文件整齐规范； 经常维护教室及厕所的卫生情况，及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。每天下班前清理本人工作区域一次。 2、每堂课后，协助老师将静物及其他物品，摆放整齐，将所有东西归位摆放好，（如：衬布、静物、画板、画架、范本、凳子等等）。　　　　 二、考勤记录（老师、学生） 按照学校考勤规章制度要求，当天的考勤当天处理，做好每周小结，统计每月考勤并交财务部做帐，留底。认真负责，实事求是，不徇私情，保证考勤准确、真实、有效。因事、因病请假前，需做好考勤交接班工作。 老师：1、每日做好老师的考勤工作，每月月底将老师考勤统计并输入电脑，注明全勤和缺勤次数，并详细注明缺勤的原因（如：迟到、早退、病假、事假、旷工等等）、注明各班主教、协教老师姓名。 学生：2、每日做好学生的考勤工作（在考勤前把本周请假的学生名字先登记在考勤表中，并注明原因），在上课30分钟内提醒各班老师进行考勤，并统计每位学生的出勤和缺勤，并且注明相应的原因，学生两次未来上课，要提醒老师或自己直接打电话与家长联系，并注明未来上课的原因，在每月月底将学生的考勤记录输入电脑。 三、会议记录 要求准备充分，安排周全，接待周到，组织完善 。 学校重要会议：　　1、会议议程的拟定。2、 确定与会人员。3、会议通知起草和发送。4、会议文件的准备。5、会议场所的确认及会场布置。6、会议签到及记录。7、与会人员的接待工作。 日常工作会议：　　1、 检查会场环境是否干净整洁。 2、 检查会议通知是否到位。 3、 检查会议文件准备是否齐备。 　负责有关会议的准备工作并做好记录；并且及时完成会议中各时间段的工作安排，整理会议纪要。　　　四、材料入库存及出库（绘画用品、教材、教学碟等） 每次学校新购买的材料、教材、教学碟等等，要及时入库并详细记录时间、品名、规格、数量。 每日学生购买的绘画材料或教材，需详细的记录下来，如未交完材料费的需在下次上课时落实到位，并记录下来。 老师每日期领用的材料需详细记载（并注明材料用途）。 每期奖品发放都有详细的记录，并把每个班学生获奖名次及奖品名称存档，奖品发放时间截止后，要及时的提醒各班主任老师把多余的奖品归还学校（要清点核对）。 每月月底最后一个星期，配合出纳、总仓库进行存货盘点，并制定出一份详细的清单和报表（如上月库存量、出售量、老师领用数量等）。 五、负责学校资