PPT的三大工作区域及应用_三备注区的应用.docxVIP

三、备注区的应用 幻灯片的备注区域，主要是针对幻灯片的内容所做的备忘或者注释，统称为备注。备注的使用方式包括放映备注和打印备注两种。 1.放映备注 以Office2003版本为例，备注的应用模式表现为：选中幻灯片，在下方添加备注信息；第二张幻灯片备注也以同样的方法添加。完成备注后，在Office2003中直接放映，想要看到备注文字，只需在下方点击右键，就会打开一个独立的窗口，显示在第一张幻灯片中所书写的备注文字，将幻灯片切换到第二张也会看到相应备注信息。可见，每张幻灯片的备注都是独立的。事实上，这种应用备注信息效果并不好。虽然备注字比较小，观众看不清文字内容，但通过投影却能看到演讲者正在看备注，这是没有提前做好功课的典型表现。 对此，更好的提示方法是做出“双屏”，通过双屏的效果“独享备注”，即只有自己看备注信息，观众在投影上看到的是全屏。 2.打印备注 除了放映备注外，打印备注也是一种非常重要的方式。虽然不是每个人都有打印的需求，但其同样是PowerPoint很重要的功能。 幻灯片中的打印，直接进入“打印预览”就可以看到打印效果。通常来说，不会用一张A4纸横着打印一张幻灯片，而是选择不同内容分别打印。在“打印内容”选项中，比较常用的选项是“讲义（每页3张幻灯片）”和“备注页”。 ?“讲义（每页3张幻灯片）” 点击该选项后，通常看到的幻灯片讲义左边是幻灯片的缩略图，右边是很多横线网格，以方便打印出来之后让观众记录笔记，即对应每张幻灯片记录信息。如今很多会议和培训的讲义经常会采用这种打印效果的幻灯片。 采用这种方式打印幻灯片讲义，有两个非常重要的建议和经验：第一，直接打印时要调整页面大小。选择窗口上方“选项”—“根据纸张调整大小”，一旦勾选该选项，当前页面上下的页边距会被充分地利用，幻灯片页面就会相对大一些。第二，做讲义之前不要直接打印预览，而是对母版进行调整和设置。选择“视图”—“母版”中的“讲义母版”，讲义母版可以插入照片和文本框，输入固定的信息，比如作者信息、公司名称、网址电话、公司Logo等。由于是母版，每张讲义的效果都是同步的。 在讲义母版中，最重要的就是调整固定的信息，和Word中做页眉页脚类似。一旦关闭回到幻灯片，在幻灯片中没有任何变化，但是再进入讲义去看，如果之前在打印讲义时勾选了“根据纸张调整大小”，纸的上下边距会被充分地利用，而且提前做了讲义母版，因此，每一张幻灯片的左上角、右上角都有相同的信息。 因此，想做好讲义，就要把页眉页脚做好，即调整好讲义的母版，使打印的讲义都符合讲义母板。 ?“备注页” 在打印内容中，倒数第二项是“备注页”。点击此选项，在幻灯片中添加备注，幻灯片缩略图下方就可以看到备注文字。做讲义调整讲义母版，也是同样的道理，打印备注就应该先调整“备注母版”。备注母板版可以添加图片和固定的文字内容，并进行一系列的设置，如缩小、下调文字框的位置，放大文字，拉大幻灯片缩略图，左上角添加备注文字等。关闭幻灯片，同样没有变化，进入“打印”页面就会发现每张备注的内容、页面都是一样的效果。 无论打印备注还是讲义，打印之前都要调整好母版，这是打印时的必要准备。实际上，Word才是真正做排版的软件，所以，对于非常重要的讲义、讲稿，建议不要在幻灯片中直接打印，应该通过发送的方式，放???word，这样是最好的方法。 总之，在PowerPoint整个工作环境中进行各种设置之前，应该先熟悉环境，对幻灯片进行整体的把握，并对界面有一个整体了解。 ?