QW4.2.3_1_1质量管理体系文件编写指南.docVIP

文 件 号：QW4.2.3-1-1 版 本 号：B 生效日期：2005.10.1 质量管理体系文件编写指南 第  PAGE 2 页 共  NUMPAGES 5 页 第 PAGE 13页 441页 1 目的 规定质量管理体系文件的编写程序、格式和内容，确保其规范性和协调性。 2 适用范围 适用于本公司质量管理体系文件的编写。 3 职责 3.1 管理者代表负责组织质量管理体系文件的编写工作。 4 工作规程 4.1 总要求 4.1.1 质量管理体系文件的所有规定应与公司的其它管理规定相协调，各级体系文件之间也要相互协调。 4.1.2 质量管理体系文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要”，实现唯一理解，不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。 4.1.3 遵循“现场、现实、现物”的原则编写各类文件，应保证在实际工作中能完全做到。 4.2 文件编写和格式 4.2.1 编写 管理者代表负责组织相关人员编写质量管理体系文件。 4.2.2 编码方法 质量管理体系文件的文件号及使用部门的编号制定方法，见《文件编码规定》。 4.2.3 版面格式 4.2.3.1 纸张 a) 质量管理体系文件（不包括书面记录）都采用A4纸（21.0×29.7厘米）排版单面打印； b) 实际工作中书面填写的记录表格采用A4纸（21.0×29.7厘米），内部使用的表格在不影响记录准确和完整的情况下，可双面印刷填写。 4.2.3.2 面页 （以《质量手册》“封面及批准页”为例，《程序文件》和《作业指导书》类似） 封面及批准页 西安立丰物业管理有限公司 质 量 手 册 文 件 号：LKPM/QM 版 本 号： 生效日期： 编制：________________ 审核：________________ 批准：________________ (盖“受控文件”印章) 4.2.3.3 正文 质量体系文件采用Microsoft Word作为排版软件。 a) 页边距（单位：厘米） ——《质量手册》、《程序文件》和《作业指导书》 上4.0；下2.5；左2.5；右2.5；装订线0；页眉1.0；页脚1.5。 ——表格 上2.0；下2.0；左2.0；右2.0；装订线1.0；页眉1.5；页脚1.5。 b) 页眉示意图（见本页页眉，表格无页眉） 包括CI，文件标题（黑体小二号），文件号、版本号（修改码）和生效日期（幼圆体小五号），以及页眉分隔线。 c) 页脚示意图（见本页页脚，表格无页脚） “第x页 共x页”页码（黑体五号），以及页脚分隔线。 d) 字体 ——小标题（如“1 目的”）： 黑体四号字体，行间距24磅，首行缩进1厘米，两端对齐； ——文本： 宋体四号字体，行间距22磅，首行缩进1厘米，两端对齐； ——表格 标题黑体三号（字数少时可用小二号）；表格内文字一般用宋体小四号，行间距0磅；文件号、版本号、记录号、说明等用宋体五号。 ——流程图或其它非纯文本内容： 一般文字用宋体，其它只要表达清楚、版面美观整洁统一，不作具体要求。 4.2.4 章节编号 a) 文件章节编写采用阿拉伯数字编排，如1；1.1；1.1.1；……依次表示。 b) 章节以下内容是并列关系时，可采用英文的小写加半括号编排如a）；b）；c）；……表示。 c) 在a）、b）、c）……中如仍需分段叙述，则用“——”表示。 4.2.5 正文结构 a) 质量手册：章节按GB/T19001:2000 idt ISO9001:2000标准描述的质量管理体系各条款一一对应。每点条款描述的结构如下： “1 总则” ——描述本条款主要意图和在公司质量管理体系中的应用； “2 概述” ——对过程或活动的简单描述，可参照下文“b) 程序文件”“4 程序”； “3 支持文件” ——支持本条款的程序文件、作业指导书或其表格。 b） 程序文件：对应质量手册条款要求展开对某个过程或活动的控制： “1 目的” ——一般简要地说明为什么要开展这项活动（即描述为什么要制定此程序）； “2 适用范围” ——此程序适用于那些范围的活动，指出开展此项活动所涉及的有关部门、相关人员、产品等，必要时应说明禁止事项。 “3 职责” ——规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限（包括哪个部门协调配合）。 “4 程序” ——按活动开展的顺序一步一步地列出开展此项活动的具体步骤，明确规定5W1H： Why：要达到什么效果； What：做什么； Who：由谁来执行； When：在什么时候做； Where：在什么地方做； How：具体怎样做； 应采用的材料、设备、文件等； 如何进行控制； 应保留的记录； 应注意的例外特殊情况。 （必要时辅以流程图） “5 相关文件和记录” ——开展此项活动应形成的报告、必须应用的记录、表格等，