大型会议的准备和注意事项文档1.docVIP

大型会议的准备及注意事项 会议是为公司某一产品或某一类产品本阶段或即将一个时期的销售而组织的有明确目的的大型活动。投入费用集中、巨大，涉及客户知名度高、范围广，产生的影响无论好与坏都是深远的、强烈的。所以，每次会议的先期酝酿、策划、执行、临场调控等等都必须一丝不苟、密而不漏。 一、为什么开会，开什么问题的会，给什么人开会。 1.目的：①切中销售工作中的具体问题，且通过开会能解决； ②最大限度的数量化、具体化； ③解决客户问题，与客户在目的上一致。 2.主题：①确定主题，为目的服务。 ②讲者、主席的发言为主题服务。 ③ 多次与讲者、主席沟通，提供主席发言提纲，与讲者探讨讲演论文，嘱其 强调于我有利部分。 ④据主题，讲者等尽量与学术团体或卫生行政部分联系和办，或得到领导的支持。 3.受众：（是否需媒体参加） ①依目的及资金情况确定受众的来源，名额，以及会议的规模。 ②保证在会后对每个受众能及时跟进了解情况，减少因客户安排的无关受众。 ③照顾到重要行政、护理人员。 二、主席、讲者的选定（会前20-30天） ①对公司、对产品认可； ②主席在受众中具相当威望，由行政、学术影响力、口头表达清楚、有条理，致辞能抛砖引玉，总结能进一步概括，提炼于我有利的部分（强调事先的沟通，提纲的准备）； ③讲者应为受众中的学术带头人，对公司产品有足够认知和临床体会和资料，有理有据，引人入胜（强调事先沟通，材料准备）； ④翻译的选择。 三、地点、日程、财务预算、材料准备（会前20-30天） 1. 地点：会议规模、会场设市与服务、当地气候旅游的项目及餐饮、交通距离方便程度、住宿、费用等。 2.日程：会议地点时间确定，请柬发放时间，人员到位时间，会前接人时间及地点，开场白时间，致辞时间，讲演时间，茶点时间，提问及解答时间，宴会时间，送人时间等。 3.财务预算、评估：场地，交通（当地、长途租车费用），主席，讲者（及翻译），受众津贴（礼品），会议茶点饮料???宴会（餐饮），住宿，横幅，海报，备用金。 4.材料：①资料种类、数量，纸袋数量（库存、申请） ②幻灯机（片），投影机（片），镭射笔，话筒 ③签到桌，指示牌，条幅，海报，座位卡，提问条 ④交通工具安排 四、人员安排 总协调人 分项负责人 五、上报经理审批 六、执行 七．跟踪 会议当天注意事项 1. 所有公司员工及主席、翻译、主讲人须在开会前30-60分钟内到达准备。 2. 安排专人负责： ①签到桌可有1-2人，包括分发资料及礼品和（或）领取交通补贴。 ②接送医生可有1-2人。 ③幻灯机等仪器操作1人。 ④负责会场提问，话筒。 ⑤整个会场协调（包括对灯光，空调，茶点等控制，检查会场准备情况）。 3. 公司员工着装： 男士——西服，领带 女士——套装 会议期间和休息或宴会期间可安排照相，故需准备照相机及胶卷并由专人负责。 会议灯光。 录像，录音。 冷场内线，论题。 发问条，提问条。 媒体安排。