工作中的沟通和表达.docxVIP

工作中的沟通与表达 ① 沟通的定义 沟通一词起源于拉丁语，包括传授、参与和共享三层含义。 经过不断演化，沟通的涵义转化为传递无形信息而不是有形物质。 沟通可以有效的定义为：人与人之间利用通用的符号进行信息交流的过程（通常为语言）。 有效的沟通有如下特征： 沟通双方有社交接触 这种社交接触可以是面对面的接触，也可以是相隔千里如信件、电话、电子邮件、电视、收音机、电影和录像等。 有共同的沟通手段 可以是语言或非语言的，非语言的如身体语言、眼神接触、声音、接触、外形、脸部表情、姿态、距离、头部位置。 信息清晰的传递 这意味着要以一种有助于相互理解和克服外界阻力的方式来清晰的表达自己（清晰的说、写或利用适当的媒介）。 接收方理解信息 沟通必须是双向的过程，通过评价对方的反馈来判断沟通的效果和了解沟通的成果。 ② 倾听 倾听是对他人所说的话给予一种深层次的关注。 不佳的倾听者表现： 选择性倾听：即对特定类型的信息持不愿意了解或装聋作哑的态度，导致的结果就是不倾听谈话中的要点，偏听偏信。 经常插话：他不是在关注内容，而是计划着如何再一次打断对方的讲话。 “白日梦者”：貌似在听，实际是在神游。 容易因外界的因素而分心如噪音、冷热等。 不愿意费心接受较为复杂的信息。 对于谈话者的陈述方式或视听辅助设备的质量有过激的反应，难于关注谈话的内容。 优秀的倾听者特征： 在他人说话时密切关注对方。 对第一次见面的人非常感兴趣，试图寻找双方的共同兴趣。 相信“三人行，必有我师”，记住每个人都有其长处值得学习。 能够排除由于谈话者个性或声音带来的干扰，以便更好的集中精力。 对于其他人、其他思想和事物有好奇感。 能够鼓励谈话者继续（以点头或眼神接触的方式）。 会做记录。 了解自己存在的偏见，能够努力控制自己的偏见，以确保能够倾听下去。 对蹩脚的沟通者有耐心。 律己，保证自己在积极的倾听，做到不让对方说闲话。 对其他人的观点保持一种虚心的态度。 倾听技巧的五个主要特征： 愿意倾听。 能够清晰的接收对方传达的信息。 能够理解对方话语中的含义（谈话者的意思，而不只是你的解释）。 谨慎的做出评价（三思而后行，不要匆忙做出判断，要估计其价值和作用）。 适当做出反馈，切记沟通是双向的。 要积极的倾听，你必须准备好： 提问 检验论据 留意自己设想的前提 倾听弦外之音（即未明确说出来，但通过非语言元素表现出来如面部表情、音调等）。 ③ 阅读技巧 阅读是在某段时间和某种思想背景下，对各种暗示的可能性保持警觉的一种动态倾听。 你应该了解，对于你的工作、角色、远景目标，你必须要阅读哪些材料，应该要阅读哪些材料，或可以阅读哪些材料，然后相应的决定如何及何时处理特定的事宜。 快速阅读非常管用，但是只有辅以快速理解时才能真正管用，如果阅读速度过快，则可能影响理解。 你需要从面前的材料中，根据需要选择相应类别进行阅读（可分为必须、应该和可以）。 仔细阅读应注意以下事项： 不论什么材料，必须清楚阅读的目标 心中存疑 牢记自己的疑问，并设法找到答案 阅读并抓住中心思想 批评性的检验论点、论据和论证 阅读过程中要做记录 作者的经验是否与你的相背 判断是否需要复习 如果有需要，可与他人讨论 阅读之后需要思考 ④ 书面沟通技巧 书面沟通的要素： 结构和版式 内容 风格和语气 书写商务信函时，应记住以下要点： 信息清晰 要点优先级安排恰当 风格和语气适宜 措辞和造句要得体 语法和用词准确 版面吸引人 书写报告时，应记住以下要点： 报告应该： ——有背景介绍，并明确各项目标。 ——有标题来表明报告的意图。 ——有类似书的结构，章节、标题和子标题都要清晰的编号并做好标记。 ——论据的主体部分简洁，内容安排要便于阅读。 ——结尾要有结论和建议。 ——要简要说明自己的设想。 ——将复杂的数据放在附录中。 ——要使用图表来辅助说明。 越是便于阅读，越难书写。 报告书写的指导方针主要有： ——以简短、明快的段落来陈述主要的观点。 ——比较复杂的内容或统计数据要放在附录中。 ——可考虑只列出标题，然后口头扩展内容。 ——避免思维混乱，可选择会话式的表达方式。 ——简练的列示要点，以澄清思路。 报告的有效性： ——报告的结构和版式是否清晰并且便于阅读。 ——报告的内容是否完整，它是否： -说明了意图 -说明了报告是何时、何人、为何人准备以及准备的范围等问题 -确认并恰当的处理好了问题 -说明了资料来源 -使用前后一致的符号和简称