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村级社区文档案新《规则》整理方法
村级、社区文书档案新《规则》整理方法
一、确定归档文件的整理单位
按新《规则》整理,就是以“件”为整理单位进行整理。“一般以每份文件为一件”,整理单位为“自然件”。如:文件正本与定稿为一件,成套报表、名册、登记表、图册等一册(本)为一件,会议记录每年度为一件,本村、社区向上级机关的去文与这些机关的复文各为一件。需要注意:“为一件”是指实体装订在一起,编目时也只体现为一条目录。建议村、社区平时把这些“为一件”的两个或两个以上的文件放在一起并装订好,以减少集中整理时的工作量。
二、分年度和分期限
(一)分年度
判定文件所属年度,一般以文件签发日期(即落款日期)为准,对于计划、总结、规则、统计报表以及规章制度等内容涉及不同年度的,统一规定为按文件签发日期(即落款日期)判定文件的所属年度。
(二)分期限。分别对照村级、社区档案保管期限表划分。
三、文件的装订
具体装订方法:
(一)对破损文件进行修裱,对字迹模糊或易褪变的文件进行复制,去掉文件上易锈蚀的金属物,对过大的文件进行折叠。
(二)两份或两份以上文件为一件,必须进行排序,一般顺序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;有文件处理签(单)的,也要放要前面作为首页。
(三)装订方式:所有归档文件均采用左下侧对齐。直接用钉书针装订;过厚的文件可采用三孔一线的装订方法。
四、归档文件的排列
村、社区的排列顺序:
镇(乡)党委名义的→镇(乡)政府名义的→镇(乡)属单位→乡镇企业→村(社区)支委名义的→村(社区)行政名义的。在同一层次内,有文号的按文号顺序排列。
五、归档文件的编号
(一)盖归档章
归档章加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。千万不要压住文件字迹,也不宜与批示文字或收文章交叉。
归档章的格式(我县统一由县档案局制定)
全宗号保管期限年度室编件号馆编件号??????
(二)填写归档章项目
包括全宗号、年度、保管期限、件号
1、全宗号:村、社区不填全宗号。
2、年度:是指归档文件的形成年度,即形成和处理归档文件的年度。填写此项时,应采用公元纪年,以4位阿拉伯数字表示。如二OO一年表示为“2001”。
3、保管期限:村、社区档案只有长期、短期两种。用汉字填写全称,不能用代号。
4、件号:指文件的排列顺序号,只填写“室编件号”,每年按长期、短期分别从“1”开始编制流水号。比如,XX村2003年长期的文件有35件,那么,将排列好的这35份文件,从第一个文件的件号为“1”编至第35个文件件号为“35”,短期的文件又从“1”开始编件号。
六、归档文件的编目
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
(一)件号(即室编件号)
件号是指室编件号。
(二)责任者
责任者是指制发文件的单位或个人,即文件的发文机关或署名者。
填写责任者项时应使用全称或通用简称,注意不能使用“本乡”、“本村”等
(三)文号
文号即发文的字号,是由发文机关按发文次序所编制的顺序号,一般由机关代字、年度、顺序号组成。如莲府发[2002]15号。填写文号时必须照实抄录,不能有任何省略。
(四)题名
题名即文件标题,完整的题名由责任者、问题、文种3部分组成,填写题名有下列几种情况:
1、文件只有一个题名,填写目录中题名项时照实抄录。
2、会议记录由于每年度为一件,应加制封面,并用标题揭示内容。其题名应为单位名称+年度+会议记录的类型,如:[××村2003年度支部会议记录]。
3、报表、名册每年同类型的为一件。如:××村2003年党员名册。
5、来文与复文、去文与复文,填写题名时,应批注“附来文”或“去文”字样。
(五)日期
以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如2001年1月15日,标注为;2001年3月,标注为。实际填写目录时,为避免日期影响其他项目的填写,可将表示月日的数字加行填写,即填为两行标注为:
2001
0115
(六)页数
页数填写一件文件的总页数。
(七)备注
可不填写。
(八)归档文件目录应单独装订成册并编制封面,长期、短期各为一册。
归档文件目录封面设置有全宗名称、年度、保管期限等项目,其中全宗名称栏填写立档单位的全称或规范化简称,年度用数字、保管期限用汉字照实填写。村、社区的全宗名称为“云阳县XX 乡(镇)XX村(或XX社区)”。
归档文件目录按年度分期限装订成册,不能分别在档案盒中放置。
七、归档文件的装盒
(一)装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、填写档案盒封面及盒脊项目等工作内容。归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒,一盒装满后,顺次装入下一盒即可。
装盒时,应注意:
1、不同形成
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