事半功倍 巧用“文档结构图”管理文件.doc

事半功倍 巧用“文档结构图”管理文件 平时大家都将自己的文档统统放置于某一文件夹下(如我的文档中)，不过文件多了以后，管理和查找起来很不方便。其实Word里有一项“文档结构图”功能，它可以把长篇文档的目录提取出来，只要单击相应的目录就可以快速定位到具体的章节。如果我们将文件夹的文件目录制作成DOC文档，然后利用“文档结构图”功能就可以快速定位任意文档了，本文来介绍一下具体操作。 　　一、制作文件夹目录文件 　　文件目录通过系统自带的“DIR”命令获得，启动命令提示符并定位到“d:\mydocument\稿件”后(这里可以根据个人需要修改目录)，并输入： 　　dir /o:d /s g:\gaojian.xls 　　其中： 　　/o:d：表示按日期/时间(从先到后)的顺序排列文件。 　　/s：表示显示指定目录和所有子目录中的文件。 　　g:\gaojian.xls：表示将排列的目录文件输出到g:\下的gaojian.xls文件中。 　　二、编辑目录文件 　　启动Excel并打开刚才保存的gaojian.xls文件，按提示完成导入操作，将其中“文件创建时间”和“大小”两列内容和其它无关内容删除，只保留文件日期和文件名(如图1)，现在将“gaojian.xls”内容全选并复制到剪粘板中。　 　　三、制作“文档结构图” 　　启动Word并新建一文档，单击“编辑→选择性粘贴”，在弹出的窗口中选择“无格式文本”命令，将gaojian.xls文件中的内容粘贴到该文档中;单击“视图→文档结构图”，按提示在文本前添加“稿件目录”和“年份”，接着按文件创建日期，依次在前面添加对应的月份;单击“格式→样式和格式”，依次设定目录级别(“稿件目录”—标题、年份—标题1、月份—标题2、具体文件名—标题3)，最后效果如图2所示。这样我们就把“d:\mydocument\稿件”下所有文件按月份清晰地排列好了。　　 　　IT8G.COM提醒大家除了按年份排列顺序以外，还可以使用DIR命令的不同参数，制作出其它分类文档的结构图，如可以按文件夹、文件大小等进行分类。 　　四、添加超链接 　　现在只要依次为每个月份下的文件添加超链接(链接到文件的源位置)，以后只要在文档结构图中单击相应的项目，就可以快速定位到该目录中的具体文件，按住Ctrl键并单击即可打开相应文档。为了更快捷添加超链接，先用鼠标依次选中“一月”下的所有文件，右击选择“项目符号和编号”，选择“编号”下的“1.、2.、3.”，重复上面操作再次选择“编号/无”，这样可以删除原来文件前的日期数值。现在用鼠标选中具体文件名如本例中的“web2pop.doc”，右击选择“复制”，接着选择“超链接”，在弹出的“添加超链接”窗口定位到“d:\mydocument\稿件\”，然后按下Ctrl+V粘贴“web2pop.doc”到地址栏即可完成添加工作。添加下一个文件的超链接时，可单击地址栏的下拉列表选择“d:\mydocument\稿件\”，然后按下Ctrl+V粘贴可以加快操作速度。依次完成所有文件的超链接操作(如图3)。　　 　　完成所有操作后，可以重新为文件编号，这样可以清楚地看到每个月我们稿件的产量，便于统计与管理。 　　五、使用 　　所有的设置均以完毕，如何使用呢?比如现在笔者要找2004年8月份的稿件“你的发型我设计.doc”一文，只要在文档结构图单击“八月”将其展开，选中文件后快速定位到“你的发型我设计.doc”，按住Ctrl键并单击即可打开文档，操作快捷而又方便(如图4)。　　 　　上述方法可以用来管理任意文档，如可以为保存下载文件的文件夹制作“文档结构图”，添加超链接后就可以直接在Word里快速打开(或查找)已经下载到的文件。