02质量记录控制程序讲述.doc

Q/TKC126-2011 Q/TKC126-2011 126- PAGE 18 126- PAGE 17 质量记录控制程序 1 目的 规定质量记录标识、贮存(归档、保管)、保护、检索(编目、查阅)、保存期限和处置的方法，为产品质量符合规定要求和质量体系有效运行提供客观证据。 2 范围 本程序规定了本公司质量记录控制的范围、标识、归档、保护、查询、保存期限与处置办法，以及相应的职责与要求。 3 引用文件 ISO/TS16949-2009 质量管理体系 汽车生产件及相关维修零件组织应用GB/T19001:2008的特别要求。 4 职责 4.1公司规划管理部是本程序文件的归口管理部门，负责本公司质量记录的控制与管理（保存与监督）。 4.2各职能部门和西科分公司质量室负责本部门和分公司形成的质量记 录的控制与管理，并按本程序5.8条规定借阅所需的质量记录。 5 工作程序 5.1质量记录建档范围4.2.4 应按质量管理体系文件要求建立各类质量记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据，并按附录A对质量记录进行建档管理。 5.2质量记录标识4.2.4 各类具体质量记录标识以名称和编号表示，其规定见附录B。 对全部或一定时期的质量记录以分类归档、储存等方式进行标识。 5.3质量记录填写要求 5.3.1各类质量记录必须及时收集、如实填写，确保记录的真实性与及时性，不能事后补充。 5.3.2质量记录采用钢笔，使用兰黑墨水或碳素墨水书写，也可以用签字笔书写，不宜用圆珠笔书写，不应用铅笔书写。 5.3.3需要记录具体数据的质量记录，必须写明具体数据。 5.3.4必须保持质量记录的原样，不得涂改、乱画和损坏。如确因书写错误需更改，以划改的方式进行，并由更改人或批准人签名及更改日期。 5.3.5填写质量记录时，应字迹清楚，能准确识别。4.2.4 5.3.6质量记录应由记录人签字，并写明日期；质量记录应保持完整性、系统性、正确性，文字与数据的记载规范、清晰。4.2.4 5.4质量记录格式 质量记录表格的格式和填写内容，程序文件中有规定的，按规定执行；无规定的，各部门可根据质量记录的有效性和实用性，本着既便于填写，又便于统计、分析的原则，自行制订。公司新增加的记录应报公司规划管理部，西科分公司新增加的记录应报西科分公司质量室备案，以便对附录A进行修改。 5.5质量记录的收集 质量活动结束后，该项活动的负责部门应及时将该项活动按5.3条的要求予以记录并整理成文。 5.6质量记录归档管理 5.6.1各业务主管部门应指定专人负责，对归档保管的质量记录按产品、时间分类登记建帐，集中妥善管理。 5.6.2重要的或需要纳入科技档案的质量记录，由西科分公司质量室归档管理。 5.6.3产品研制、生产过程中的质量记录，根据职能分工，由各业务部门负责记录和整理，按各归口部门统一管理。　　 5.7质量记录保存TS4.2.4.1 5.7.1质量记录贮存、保管应保持清晰、便于识别和检索(如建立记录清单等)，作到防遗失、防破损、防火、防潮、防虫蛀、防鼠害、防污染等。电子版本记录每年至少拷贝一次，并与主机分离。存储应防磁，存储界质应满足保存期要求。 5.7.2根据公司实际情况，制定保管期限的原则如下： a）记录的保存期限应满足顾客和法律规定的要求，与产品寿命相适应； b）在合同或法律及顾客没有保管期限规定时，通常应保存3-5年； c）需长期保存的质量记录，由各职能部门定期收集后交西科分公司质量管理员归档，涉及产品安全的质量记录保存期限应与产品寿命一致；涉及汽车生产件的质量记录，保存期应与所配套汽车寿命周期相一致。即至该产品停止生产后10年以上。国家有关汽车产品报废年限规定发生变化时，应作相应调整。 d）一般记录的保存期限按附录A的规定执行。 5.8质量记录查询 5.8.1无关的部门和人员不得查询、索取质量记录。 5.8.2公司内部门和人员查询质量记录时，应向归档部门提出申请，归档部门领导审批后，查阅人员办理查阅登记手续。借阅质量记录的时间不能超过5天，查阅后应及时、完好地交还归档部门。 5.8.3公司内部门和人员，不得以部门名义为外单位办理借阅、索取质量记录的手续。 5.8.4在合同有要求时，质量记录可提供给顾客查阅。但须按5.8.2条的规定办理有关手续。 5.9质量记录处理 5.9.1质量记录超过保存期限需要销毁时，记录归档部门应按管理权限登记造册列出清单，经部门领导审核后报公司质量管理部门或西科分公司质量室汇总，由管理者代表审批后销毁。任何部门和个人不得自行销毁。 5.9.2要销毁有保密要求的质量记录时，应遵守公司保密的有关规定。 相关文件 Q/TKC125-2011《文件控制程序》 记录 附 录A （规范性附录） 质量记录统计表 表A.1