SA8000文件控制程序讲述.docVIP

xxxxxxxxxxxxxx SA程序文件 版本：A 修订次数：0 SA8000文件控制程序 1 目的 为了对体系文件的编制、审批、发放、修改、保管进行有效控制，使文件内容符合标准及法律法规的要求，使体系运行使用当前有效版本，特制定本程序。 2范围 适用于本公司SA8000覆盖的所有职能部门。 3职责 3.1 最高管理者负责审批公司方针政策；管理者代表负责审批SA8000中除健康和安全之外的程序文件和部分规章制度；健康与安全代表负责健康与安全方面的程序文件、规章制度的审批。 3.2 品控部负责SA8000手册、部分程序文件、部分规章制度的编制，全公司涉及SA8000的所有文件和资料的发放、保管、修改。 3.3 品控部、生产部负责供应商评估管理涉及的文件和资料的编写。 3.4 生产部负责操作规范及健康与安全类文件的编制。 3.5 办公室、生产部、财务部共同负责薪资管理制度方面的文件编写。 4 程序内容 4.1 文件和资料的分类 4.1.1 SA8000体系工作手册 4.1.2 SA8000程序文件及涉及的公司规章制度 4.1.3 法律法规文本及国家主管部门的批复等外来文件 4.1.4 公司存档保管的其他文件和资料 4.1.5 文件和资料分为受控文件和非受控文件，受控文件需加盖“受控”印章作为识别 标识。 4.2 文件的编号 4.2.1 体系工作手册的编号形式为LY-SA-SC/CX-X-A/Y；LY表示联益，SA为社会责任，SC表示手册，CX表示程序文件，X表示顺序代号，A表示第A版，Y表示修改次数。 4.2.2 体系涉及的规章制度编号形式为LY-SA-ZD-X-A/Y，其中ZD表示制度文件。 4.3 文件的编写 4.3.1 社会责任体系文件的编写依据有SA8000标准、国家和地方相关法律法规、公司合法的管理实践经验。 4.3.2品控部负责编写工作手册和部分程序文件及规章制度。 4.3.3 生产部门、设备部编写各工种〈生产安全操作规范〉。 4.3.4 采购部、生产部编写《供应商评估管理程序》。 4.3.5 办公室、生产部、财务部共同编制〈薪资管理制度〉。 4.4 文件的审批 4.4.1 工作手册及方针政策由管理者代表审核，最高管理者批准。 4.4.2 涉及健康与安全的程序文件、规章制度由健康与安全代表负责审批。有效版本按照4.6条规定在管理部备案归档。 4.4.3 公司存档的其他文件根据其具体业务流程决定审批人。 4.5 文件的发放 4.5.1 体系文件经授权审批人审批后提交品控部，由品控部档案专员进行发放，规定高层管理人员、各部门负责人、工会、工人代表为文件持有者，并给定受控号。 品控部档案专员发放文件时，文件持有者在“文件发/回收登记表”上签收。 4.5.3 当文件持有者的文件因破损需要更换时，在品控部办理更换手续，仍沿用原受控号，品控部档案专员在“文件发/回收登记表”上登记此事项，持有者签字确认，原破损文件由档案专员按4.6.6条予以销毁。 4.5.4 当持有者因丢失需要补领新文件时，应填写“文件领用/借阅申请单”交品控部，品控部沿用原受控号补发新文件，注明丢失补发字样，原文件持有者签字确认。 4.5.5 经修改并获原审批人批准的文件，由品控部按照原“文件发/回收登记表”的持有者名单发放，发放的同时收回作废文件，由品控部档案专员按4.6.6条予以销毁。 4.5.6 当上述4.5.3～4.5.5所属情况只是更换文件的某一页，品控部要在“文件发/回收登记表”上注明更换的页次。 4.6 文件的修改 4.6.1 体系文件不限于以下原因需要进行修改 标准版本的更新、法律法规颁布新规定、管理评审和内部审核提出修改文件的纠正措施、公司管理体制和方针政策发生变化、其他需要修改的因素出现。实施修改的部门应填写“文件修改申请”，注明修改原因和修改内容，报品控部。 4.6.2体系文件的修改由品控部组织原编写部门根据修改原因、修改依据确定修改内容，并进行修改，经品控部报送审批人审批后，由管理部按4.5.5条进行发放。 4.6.3 若文件修改未获得批准或经纠正后表明仍需进一步修改的，重复4.6.2步骤。 4.6.4 当法律法规等外来文件内容或规定发生更新时，品控部应同步对手册附件[法律法规摘要]，进行更新，必要时按照〈培训与发展管理制度〉增加临时培训。 4.6.5 对于破损更换或文件修改时收回的旧文件，由品控部档案专员统一予以销毁。 4.7 文件的借阅和归档 4.7.1 除了必须由各部门负责保存的文件以外，所有文件原件均由品控部档案专员负责保管，并列在“文件归档清单”上。 4.7.2 品控部保存的文件按照项目归属进行管理，有电子文件的应保留相应的磁盘，并每