城市建设档案著录规范1.doc

PAGE  PAGE 25 城市建设档案著录规范 （GB/T50323—2001，建设部、国家质量技术监督局 2001-03-05联合发布， 2001-07-01实施） 1 总则 1.0.1 为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。 1.0.2 本规范适用于各类城建档案的著录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。 1.0.3 城建档案著录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。 2 术语、符号 2.1 术 语 2.1.1 城建档案（urban construction archive） 　　在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形成的历史记录。 2.1.2 建设工程项目（construction project） 　　具有计划任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。 2.1.3　 单项工程（single project） 　　在建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。 2.1.4 工程档案（project archive） 　　工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。 2.1.5 案卷（file） 　　由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 2.1.6 城建档案著录（description of urban construction archive） 　　编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 2.1.7 城建档案著录项目（item of description for urban construction archive） 　　揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。 2.1.8 条目（entry） 档案著录的结果，是反映工程（项目）、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。 2.1.9 著录格式（description form and format） 　　著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 2.1.10 档案目录（catalogue for archives） 　　按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。 2.2 符 号 2.2.1 著录用符号 　　为了区分、识别各著录大项、小项或表达著录内容，著录时，必须使用一些特定的符号，这些特定的符号就是著录用符号。著录用各种符号及用途详见下表： 2.2.1 　　　　 著录用符号及用途 符号用　　　　　途.—置于下列六大项之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项，用于区分各大项＝置于并列题名之前：置于下列著录小项之前：文件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格，以及各专业记载项之间，用于区分各著录小项／置于第一责任者之前；置于其他责任者之前，多个文件编号之间，用于区分同一著录小项的各著录单元＋置于每一个附件之前［］置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者略时的“等”字（）置于有关责任者的说明文字的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国责任者国别及姓名原文等？置于不能确定的著录内容之前，一般与［］号配合使用—用于下列内容之间：日期起止，档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之间…用于节略内容□用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”表示 2.2.2 著录用符号使用说明 　　1．“．—”符号占两格，在回行时不应拆开。“[　]”和“（）”左右两半各占一格，其他符号均占一格，前后不再空格。 　　2．如某个著录大项缺少第一个著录小项时，应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为“．—”。 3．不著录的大项、小项或单元，其著录符号应连同该项目一并省略。 3 基本规定 3.1 著录级别与著录详简级次 3.1.1 依据著录对象的不同，可将档案著录划分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。 1．工程（项目）级著录是对一个工程（项目）的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。 2．案卷级著录是一个案卷的档案内容和形式特征进行