采购部门工作职责.docVIP

采购部工作手册 CN/SPG/SZ-65-01 PAGE  第 PAGE 4页 共 NUMPAGES 5页 采购部工作手册 CN/SPG/SZ-65-01 拟制：采购部 审核： 　　　 日期： 2007年　1　月3　日 批准： 　　　 日期： 2007年　1　月3 日 部门职责 负责对供方的调查、评价、选择，建立合格供方档案，对合格供方的管理与控制； 负责所有原材料的打样、请购、跟催及品质跟踪、应付款的安排； 编制采购计划，并对外购及委外件的进货进行确认。 人员分工 采购经理（1人）： 根据公司的采购原则，掌握市场供应情况，寻找产品供应渠道，建立、维护供方关系，组织进行供方的调查、评价、选择，审批合格供方名录，并负责对合格供方的管理与控制； 批准采购订购单； 根据品管部对供方产品验收、使用后，对不合格的处置意见进行批复； 对进货物资的质量进行监控，及时协调供应关系； 批准供应商应付款的支付； 实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新技术； 采购主管（1人）: 据公司的采购原则，掌握市场供应情况，寻找产品供应渠道，建立、维护供方关系，在采购部经理的领导下组织对供方的调查、评价、选择工作，建立合格供方档案，并负责对合格供方的管理与控制工作； 根据“物料需求计划”编制采购计划，并组织实施； 保证采购物料的正确性，控制采购物料的发放及收回； 跟踪供方生产情况，及时跟催交货，保证按时完成采购计划； 根据品管部对供方产品验收、使用后，不合格的处置意见进行处置； 对进货物料的质量进行监控、统计，及时协调供应关系； 核对供应商的账款、发票、付款工作； 实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新技术； 协助采购经理进行日常行政管理工作,汇编采购统计资料,撰写采购报告； 采购员（2人）: 根据经过审核、批准的“物料需求计划”下发“订购单”，并对订单的执行状况进行跟催、控制，保证订单的正常执行； 负责对供应商资料整理，对其物料的品质、交期状况进行整理与统计； 保管采购部的文件、记录； 负责配合物控做好到货统计和分析； 负责验证到货物料的记录和统计； 工作流程 合格供方的调查、选择和评定： 采购员及采购主管收集相关的供方资料，填写“供方调查表”，由采购部、品管部、工程部及生产总监组成评审小组进行供方评审，采购部经理批准“合格供方名单”。 需有安规认证之合格供方，其资质每半年审查一次。 编制采购计划 采购主管根据“物料需求计划”和“订购单”进行采购； 采购的供方，必须在合格供方名录中选取，并明确技术质量要求； 采购员在接到供应商的报价后，根据物料的市场行情、物料的品质、工程的工艺要求及自身的采购经验等条件和供应商谈好合理的单价,关键是物料的信价比要合理、可靠。物料单价经采购主管审核，采购经理批准后有效。 采购部所采购之物料（特殊物料除外）需有最少两家或两家以上供应商报价。所有“报价单”经相关负责的采购员确认价格及付款条件后，交采购部主管审核，采购部经理批准（若采购经理不在公司，则由副总批准），此份报价单方可正式生效。“报价单”一份转财务部成本会计，原件由采购部归档。 “订购单”上必须注明价格，无价格的采购单不能做为正式订单。“订购单”经负责相关物料的采购员初审、采购主管审核，采购经理批准后（采购经理不在时，由副总批准），方可生效。一份交财务部成本会计，原件采购部归档。 订单的管理和执行： 采购员在接到批准后的“物料需求计划”后，在2-3天内根据供应商以往的供货能力、单价、质量、结款帐期、售后服务等下达“订购单”。一般来讲:A级供应商的订单量占总请购量的70-80％；B级供应商的的订单量占总请购量的20-30％；专用物料或只有一家供应商的物料，订单量就是请购量。在供应商供货能力达到要求，同等质量的前提下，订单重点下在单价较低，结款帐期较长的供应商。 采购员将“订购单”及时传真给供应商，并在48小时内跟催“订购单”的回传状况，如果供应商回传的日期及交货情况和订购单一致，可直接纳入“订单跟催”表进行日常的采购跟催。如果供应商回传的信息和订单不一致，需及时反馈给采购主管，由采购主管和物控部、生产部协调后调整采购信息，将双方认可的采购信息纳入“订单跟催”表，进行日常的到货及品质跟踪。 采购员将每天的到货情况填入“订单跟催”表，在每天9：30前及时提供给仓库收料组（临时急料由采购口头通知收料组，后补“订单跟催”表），以方便仓库收料员收料。收料组需在每天18：30前将实际的到货情况反馈给采购部，包括当天的“送货单”、“材料入库单”的供方联以及“委外加工材料出库单”交到采购部。采购员根据实际的到货情况分析原因，统计到货及时率以及未到物料的跟催。 物料到货后，由采购员盖章确认是否和订单要求一致，并