常见的电子数据的采集及注意事项解析.docVIP

常见的电子数据的采集及注意事项 结合日常业务咨询中常见的电子数据类型，通过案例分析电子证据的采集及注意事项： 电子邮件 注意事项： 基于效率考虑，公司业务部门希望通过电子邮件方式进行一些业务活动，如通过电子邮件签订协议或进行续约。如何规避其中法律风险，我们提出以下几点建议： 1.确保电子邮件是有权人所发。邮件内容应当与发邮件人的身份符合，譬如案件中提到的资金提成邮件，如果不是由该公司法定代表人或其授权代表所发，显然对公司不发生效力。如何确保发件人是有权人，大体可以从以下几方面着手： （1）对于商务活动，应要求对方提供授权书或其他能证明其有权进行商务活动的证明（名片可以作为参考，但不能作为是否有权的证明）。 （2）通过书面合同的形式确定双方电子邮件往来时有效的电子邮箱地址，则后续从指定邮件发出的邮件，都将被推定为有权人所发。 2.以邮件直接回复的方式对接收到的电子邮件回复，动态记录双方意思表示的完整过程，也有助于确定接收或发送的对象的真实身份。 3.业务活动结束前，建议在邮件中对之前双方的谈判情况进行总结，明确双方谈判成果，由另一方邮件确认。 4.注意保存电子邮件，不要随便删除，以便应对不时之需。 鉴于任何人只要掌握了某一注册用户的用户名、密码，就可在任何地方，使用任意一台联网的计算机在该用户所对应的电子信箱上收发、删除E—mail。因此对于关系重大的业务活动，我们建议在电子邮件确认后，双方仍应签订正式的书面文件，杜绝一方日后否认曾发电子邮件而产生的证明风险。 传真 注意事项： 公司日常生产经营中，传真是日常交流的较常用方式之一，但是由于传真件证明力弱，传真接收方需提供其他证据加以佐证，否则就可能败诉。所以，在业务活动中，我们建议注意传真使用的场合及方式，同时应做好证据收集和保留工作。 1．应严格按照公司《合同管理》通过书面文本签订合同，如果事情紧急，可以先通过传真件形式缔结合同，再补签书面合同文本。 2．对于重大问题，因时间紧迫需要通过传真及时变更或者处理的，在发出传真的同时也要将原件寄发给接收人；收件人收到传真件后，也应及时要求对方递交传真件的原件文本。否则，一旦收件人按照传真件要求履行相关事务，而对方翻脸不认账的情形下，收件人必须另外举证证明双方之间的法律关系。 即时通信软件数据（QQ、MSN） （以下简称聊天工具） 注意事项： 1.尽一切方法证明网络聊天记录中网名确系对方本人。扩大数据收集范围，尤其是反映聊天记录的用户网名与现实中自然人身份相对应的相关数据。另外也应注意收集其他可以佐证的证据，例如合同中约定的QQ联系方式、对方的名片、对方写有姓名及QQ号码的纸条、手机通话录音等。 2.妥善使用聊天工具的功能。有的聊天工具本身具备管理记录功能，可将聊天记录上传到服务器（如腾讯QQ），有的可直接将聊天记录储存在服务器上。通过将数据存储在第三方服务器上，增强其安全性与真实性。 3.注意收集与聊天工具所涉及内容有关的其他证据（合同、短信、签收的文件、银行转账凭证等）予以佐证。 封闭计算机系统中的电子数据 封闭计算机系统是指未连接互联网的计算机系统，封闭计算机系统中的电子数据包括单个电子文件、数据库、电子报关单、黑匣子、交通信息卡资料等。公司知识门户中的电子文件也都属于封闭计算机系统中的电子数据。 注意事项： 封闭计算机系统中的电子数据相对于开放系统中的电子数据更易被破坏，影响该电子数据真实性的因素很多，判断电子数据的真实性往往就成为认定电子数据的关键。对该类证据建议由专业单位采集并申请人民法院通知有专门知识的人出庭就专业问题提出意见。 电子商务网页---淘宝、易趣、糯米团等 注意事项： 1．对于电子商务的贸易双方而言,可以收集并提取网络服务商储存的资料。由于网络服务商具有资料保密和存储的义务,对于用户和数据采用密码方法或其他方法给予特殊保护,所以当贸易双方发生纠纷时,可以将存放在网络服务商那里的电子档案作为有效的诉讼证据。 2．对于电子商务的销售方，应注意上传销售信息的准确性，否则即便在诉讼中能够成功说服法院以“重大误解”为由撤销交易，但也会损害销售方的声誉。2012年以来，亚马逊网络商城多次单方撤销消费者订单，导致信誉危机。公司目前也正在开展电子商务，需要引起我们的重视。 手机短信 注意事项： 手机短信作为证据存在着短信发送主体无法确定、短信内容的真实性存疑等电子证据普遍存在的缺点，因此作为证据使用时需注意如下要点： 1．对手机短信进行公证，对该短信