办公设备及办公用品管理规定.docVIP

镇江金港产业投资发展有限公司 办公设备及办公用品管理规定 一、总则 第一条为规范公司办公设备与办公用品的使用与管理，防止铺张浪费，特制定本规定。 第二条 本办法所指“办公设备”包括公司所有用于办公的电脑设备、网络设备、音响设备、打印机、投影仪、相机、摄像机、碎纸机、保险柜、传真机、扫描仪、电话机、镭射笔及冰箱、空调、微波炉、饮水机、吸尘器及办公家具等。 第三条 本办法所指“办公用品”包括办公用文具用品、印刷单据、办公设备耗材、计算机软件及相关用品、清洁用品等。 第四条 公共办公设备及办公用品的采购、维护、保管等事项由办公室负责，费用控制在预算额度内。 第五条 各部门专用办公设备的采购、维护、保管等事项由各部门负责，费用控制在预算额度内。 二、 办公设备管理 （一） 办公设备的购置 1、属于固定资产范畴的办公设备的购置：在批准的固定资产年度预算范围内的，由办公室汇总各部门办公设备需求并提出申请（附件一：《办公设备采购申请单》），报总经理审批，批准后方可购置；预算外固定资产购置，由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：《办公设备采购申请单》），经分管领导审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置； 2、不属于固定资产范畴的办公设备的购置由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：《办公设备采购申请单》），经分管领导审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置。 3、部门专用办公设备的购置：由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：《办公设备采购申请单》），经办公室审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置。 （二） 办公设备的管理 1、 办公设备实行专人使用专人管理与集中使用统一管理相结合的办法。属于专人使用专人管理的办公设备如办公家具、电脑、扫描仪、保险箱、财务专用打印机、照相机等，在设备上张贴《办公设备标识卡》作为标识，标明该设备名称、设备编号、设备购置时间、使用及维护责任人；属于集中使用统一管理的办公设备如摄影机、投影仪、打印机、大型装订/打孔机、电话机等，由办公室负责日常维护管理。办公室设立专门的（附件二《办公设备维修/保养记录表》），记载需维修设备的维护/维修时间、更换的零部件、维护维修费用以及经办人等信息； 2、员工使用办公设备应熟悉设备性能、爱护设备，避免办公设备的疲劳使用，降低设备损耗； 3、 严禁员工私自更换计算机硬件、更改电脑操作程序。若有特殊需要，须报办公室批准由专人更换安装； 4、 如果电脑设备或网络出现不能解决的故障，应及时通知办公室安排维修； 5、 为保证办公系统安全工作，员工应对所使用电脑定期杀毒；员工使用移动存储设备前必须查毒杀毒，如因使用未经杀毒的移动存储设备导致办公系统感染病毒，由其承担相应维护费用； 6、严禁私自改动局域网内其他员工电脑硬盘共享文件； 7、严禁使用复印机、打印机印制与工作无关的资料； 8、下班时应关闭办公设备电源，必要时切断电源； 9、员工外出借用办公设备，借用人在借用完毕后应及时归还，并应确保借出设备外观及性能的完整无损，如出现遗失或损坏等情况，由借用人承担赔偿责任； 10、其他办公设备的使用、管理由办公室具体安排。 （三） 办公设备的报废处置 1、报废、废弃的办公设备经公司相关部门甄别确认不再具有使用价值的，由设备使用部门填制（附件三《办公设备处置申请单》），办公室、财务资金部审核后签署意见，报总经理审批，批准后由办公室统一处置，同时须报财务资金部备案。 2、 办公室对所处置的报废/废弃的办公设备必须登记在册（附件四《办公设备处置登记表》）。《办公设备处置申请表》保管期限为10年。 办公用品管理 办公用品的界定 1、低值易耗品：铅笔、橡皮、签字笔、原珠笔、胶棒、胶带、大头针、图钉、回形针、订书钉、打印纸、笔记本、燕尾夹、印泥、档案袋、透明文件袋、自粘性标贴、自粘性便条纸、信封、垃圾袋。 2、管制消耗品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、日期戳、计算器、起钉器、笔筒、尺子、垃圾桶、文件夹、档案盒、签约本。 （二） 办公用品的采购入库 1、根据各部门所报低值易耗办公用品需求，由办公室指定办公用品保管人员于每季度的第一个月15号前将本季度所需要用品计划进行汇总，并填报（附件五《办公用品采购计划表》），经办公室审核后报总经理审批，批准后按计划进行采购。非低值办公用品或临时增加采购的，由需求部门单独申请，经办公室审核后报总经理审批，批准后交办公室统一办理。 2、办公室须按计划购置办公用品，通过比质、比价到相关单位、商场购物。在采购时，尽可能地采用集中购买方式，实行公开询价，严禁索要回扣及弄虚作假。 3、 采购人员购买办公用品后要将发票及购买明细单交至办公室办公用品保管人员处，货到第一时间由办公用品保管人员凭票清点验收入库入账，并填