管理文秘完整版.ppt

课程简介;管理文秘的理论体系;秘书 指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。;二、秘书的类别和层次 ;秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。;按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员七个层次。;举例：秘书的层次;三、秘书的职业特征;秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。同时具备“业缘关系”与“人情关系”。 ;发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。;一、秘书工作的内容;1．文书撰写 2．文书制作 3．文书处理 4．档案管理 5．会议组织 6．调查研究 7．信息资料工作 8．信访工作;在1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上，中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好‘三服务’，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。” 但随着现代社会公共管理的发展，“三服务”的指导思想难以涵盖一切秘书工作，于是秘书工作的宗旨被提了出来。;二、秘书工作的宗旨;秘书工作的特点就是秘书作为一门职业，与其它职业在工作本质上的明显不同，包括以下三点。;机要性：保守机密（“哑三年，聋三年，瞎三年”） 辅助性：领导工作的直接助手，“服务意识” （不越位） 综合性：协调和处理各种关系，沟通合作 技术性：特定的专业技能、技术知识;四、秘书工作的作用;领导者 替身;1、角色认知 ?秘书角色的重要意识 ——心理意识 A、主动工作意识 B、参谋助手意识 C、乐于奉献意识 ——行为意识 A、服从意识 B、服务意识 C、保密意识;;;2、秘书角色与领导角色 ?与领导相处的基本原则 ——思想一致原则 ——知识互补原则 ——相互信任原则 ——相互适应原则 ——人格平等原则 ——维护团结原则 ;3、容易出现的误区 ?主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 ?客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差;一、秘书部门的涵义;一、秘书部门的涵义;一、秘书部门的涵义;二、行政机关的秘书部门;二、行政机关的秘书部门;三、公司企业的秘书部门;三、公司企业的秘书部门;四、秘书部门的地位;四、秘书部门的地位;五、秘书部门的基本特征; “才“—— 即知识 与技能 水平;一、秘书的思想政治素质 ——秘书素质之核心;（一） 秘书思想政治素质的内容; （二） 提高思想政治素质的途径;观念——看法、思想，即思维活动的结果。现在也常被称为“理念”。;社会的变革与发展向秘书提出了更新观念、调整视角的要求;（四） 秘书的作风修养;社会 公德;（一） 秘书职业道德要点;（二） 职业道德修养几“法”;（一）秘书的知识结构; “通才型”知识结构特点： A.专与博的兼容性(知识体系呈”T”字型展开）; B.广泛的适应性; C.强健的再生性;基础 层次; （1）基础层次：社会科学、人文科学、自然科学的诸多学科; 围绕核心学科，基础层次向两翼展开外围和边缘部分：; （2）中间层次即专业基础层次：由若干与秘书业务有密切关系的学科组成; 这一层次的核心——两部分 A.秘书学； B.秘书所在部门的专业知识。 围绕这一核心展开的外围和边缘部分——秘书学若干分支学科，如文书学、档案学、信访学、调研学、协调学、会议组织学、公文写作学、后勤学、办公自动化原理。（具体深入，更具操作性）;（二） 秘书的智力与能力结构;1、秘书的智力结构;（1）观察力——凭借感知直接获取感性材料的能力 是智力活动的门户;（2）注意力——集中专向于某一客观事物的心理活动。它是人们清晰、准确认识和反映事物的保证 。;秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工 深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料； 秘书工作的特殊性要求秘书: ——注意记忆的敏捷性（“快”） ——注意记忆的正确性（“准”）;（4）思维力——对客观事物间接和概括的反映能力 是智力活动的核心; 有效提高思维力的四条途径;（5）想象力——人们在原有感性形象基础上，经过新的组合排列而创造出新形象的思维活动。是人们智力活动的翅膀和创造活动的推进