2文件和记录管理制度.doc

文件和记录管理制度 1、目的 加强质量管理体系运行有关的文件和记录进行控制，明确文件和记录管理的范围、职责、流程和方法，确保各有关场所使用的文件均为有效版本，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于本公司所建立的与质量管理体系相关的所有文件和记录。 3、职责 3.1、质技部负责本制度的编制、修改并实施归口管理。负责管理体系文件发放、更改、控制管理，负责标准类、图纸类、技术资料的管理。 3.2、办公室负责公司长期保存档案的管理和公司日常文件及公司上级各种行政文件的发放管理； 3.3、各部门、项目部负责本部门制定的有关通知、通报、计划文件的发放管理和日常管理文件、记录的管理。 4、工作程序 4.1.1、本公司文件和资料分类 1）、管理体系文件：指公司《管理手册》、程序文件和第三层次文件。 2）、标准类文件：指国家行业和地方政府颁发的有关建筑工程质量、环境、职业健康安全的各类规范、标准、规程、标准图集。 3）、图纸类文件：指各类建筑工程施工安装图纸、设计变更等。 4）、专用文件和资料：指工程施工合同、采购合同、劳务合同、劳动定额、预算定额等。 5）、与管理活动有关的行政文件：指上级各种行政文件、公司各种通知、通报、计划等。 4.1.2、文件和资料分为受控文件和非受控文件。 受控文件由对口管理部门提出，管理者代表批准。管理手册、程序文件加盖“受控”印章并注分发号。施工组织设计或质量计划、各种质量、环境、职业健康安全活动通知、年度培训计划、部门工作计划等一般受控文件只进行受控编号，不盖受控章。对于外送的非受控文件应加盖“非受控”印章。 4.1.3、文件和资料的编制和审批 1）、公司管理手册由管理者代表主持，质技部组织编制，由管理者代表审核，公司董事长批准后发布，管理体系程序文件由主控部门组织编写，公司各分管副总经理审核，经管理者代表或董事长批准后发布。 2）、第三层次文件按各自分管范围由相应的职能部门编写，职能部门负责人审核，报管理者代表批准后发布。 3）、工程施工组织设计（质量、环境、职业健康安全计划书）由项目部技术负责人组织编写，项目经理批准后报公司质技部，由质技部组织生产副经理及各职能部门进行审核，公司总工程师批准后实施。 4）、项目工程技术、安全专项施工方案、技术措施等技术文件由工程项目技术负责人编制，项目经理审批执行，报质技部审批备案，总工程师批准后实施。 5）、公司自编文件形成初稿后，由编制部门填写统一的《拟稿审批签单》，经相应人员签字认可。文件的拟搞应保留，并附在文件拟搞审批签单后面，由档案室存档备查。 4.1.4、文件和资料的发放和收文管理 1）、管理手册、程序文件以及自编第三层次文件经审批后，由质技部编制“发布号”，对管理手册、程序文件加盖受控印章，按发放范围印制发放，发放时填写《发文登记表》，并注明序号、文件名称、编号、发布号、签收人和签收日期。 2）、工程施工中涉及的所有国家正式发行的工程技术文件，包括标准、规范、标准图集等，若需要购买，使用人先填写《购书申请单》交办公室，办公室请示总经理批准统一购置。购置后档案室登记并加盖办公室或档案室印章存放于档案室。使用者填写《借阅登记表》后自行保存。待工程项目交工后，及时向档案室办理移交手续，再用时需填写《文件和记录借阅登记表》。如借阅者将资料丢失，须按规定照价赔偿。 3）、施工图纸应在开工前，由经营部依据合同规定向建设单位领取足够数量施工图纸，经档案室登记后，留两套做竣工备案用，发放至项目经理部四套，质技部和工程部各一套。由项目经理部代表向建设单位领取的施工图纸要及时送交档案室。施工图纸发放登记表中要写明工程名称、专业、发至何部门或人员、发图数量、发图日期。 4）、设计单位、顾客提出的变更及工程洽商记录必须有设计人员、建设单位或其代表（监理单位）与项目专业技术人员签字后方可生效，各单位定期将上述记录传递给工程部，并履行登记手续。 5）、政府主管部门和上级单位下发的有关行政文件，由办公室备案后发至对口管理部门，对口管理部门再根据需要复印，然后发放。 6）、除上述规定外公司各部门分别负责各自文件的收发、登记、标识、传送到位，确保文件和资料处于受控状态。 7）、凡进入本部门、本单位的文件和资料，各部门负责人员应填写《收文登记记录》。收文登记应分类填写，注明序号、文件名称、编号、发文单位、签收人和签收日期。 8）、公司的管理体系文件均应有不同的分发号，以便于追溯。 9）、公司内加盖“受控”印章的文件不得复印，一经发现，立即由文件管理人员收回销毁，文件不够用时，应向原发放部门申请补发。 10）、当文件使用人的文件丢失后，应重新申请领用，但必须在领用申请中作出说明，文件发放部门在补发文件时应给予新的编号，并注明丢失文件和原分发号作废，必要时将作废文件的分布号通