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巧用文件格式，快速批量将电子表格中的数据导入WORD 名山县教育局 余显文 教育部门每年的教师个人年度考核是一项繁重的工作，教师基础数据中含大量的教师个人信息，在EXCEL中进行统计和汇总方便、迅速，该信息统计完成后作为基础档案资料存档，但教育部门在向县级人事部门进行上报时须将每个学校的考核结果：教师人员名单分为优秀、合格、基本合格、不合格四个等次以word文档公文形式上报，面对几十个学校几千人的名单，工作量大，校对耗时。有没有相对简单快速方法解决呢？以下是笔者的思考及操作。 一、常规方法，困惑，复杂 1、首先想到的是利用EXCEL中的函数命令来解决此类大批量数据的处理，但是发现在EXCEL中只以通过“”（和号）运算符和函数CONCATENATEF进行文本字符串进行合并，工作量大，易出错。 2、在EXCEL中选择数据后在WORD中通过“编辑—选择性粘贴—“无格式文本”—“确定”（ 如下图①）即可，缺点是数据多时易出错。 3、将EXCEL中的数据通过“复制”、“粘贴”进行操作，同样是工作量大，容易出错。 二、巧用文件格式搭建通道，快速批量导入 实际上在EXCEL软件中存储类型格式中有一种叫文本文件格式，文本文件是一种由若干行字符构成的计算机文件。文本文件存在于计算机文件系统中。通常，通过在文本文件最后一行后放置文件结束标志来指明文件的结束。 文本文件是指一种容器，而纯文本是指一种内容。文本文件可以包含纯文本。 一般来说，计算机可以分为两类：文本文件和二进制文件 。文本文件有很多种不同的格式，相对应不同的应用软件。常用文本文件格式有ASC、MIME、.txt等.txt是包含极少格式信息的文字文件的扩展名。.txt格式并没有明确的定义，它通常是指那些能够被系统终端或者简单的文本编辑器接受的格式。任何能读取文字的程序都能读取带有.txt扩展名的文件，因此，通常认为这种文件是通用的、跨平台的。 （二）插入一个新的工作表建立如下图格式： 1、表中的“XXX”表示教师姓名，考核结果类别单元格中加入了函数进行自动统计：=优秀：COUNTIF(C2:CW2,*)人 函数：“COUNTIF”统计选定范围内有字符（“*”表示任意字符）的单元格个数。（注：公式中的引号均为英文状态下的） 2、新建工作表中的教师数据来源是花名册工作表中D列至O列的数据，选取“复制”——打开新建的工作表——单击右键“选择性粘贴”——选择“转置”——“确定”即可。如下图④ （三）、将制作好的电子表格另存为“文本文件”格式。 鼠标单击“文件”——“另存为对话框”如下图⑤，选择保存类型为文本文件，更改文件名，出现提示选择“确定”和“是”即可完成。 （四）、用WORD打开刚才保存的文本文件，工作即告完成（如下图⑥）。 通过此次数据转换导入工作，我发现当我们处理大量的数据时应改变原有的思考方式和操作习惯，静下来思考，找联系找规律，让计算机更好为我们提供快速有效的服务。 （本文中的所有操作在MS OFFICE2003及以上版本和WPS OFFICE 2010中均能正常运行。） 作者简介： 姓名：余显文 单位：名山县教育局 E—mail：msyxw@126.com 6 1 2 3 4 5 6