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第五章 日常事务文书 在本章学习中，应当着重掌握日常事务文书的概念、特点、种类及写作要求，掌握日常事务文书中的求职信、礼仪文书、演讲稿的写法及写作注意事项。 第一节 概 述 一、日常事务文书的概念与特点 （一）日常事务文书的概念 日常事务文书是人们在社会交际、社会活动和工作中，为调整人与人之间的关系而使用的一种用途广泛，实用性强，并具有一定习惯格式的文体。 （二）日常事务文书的特点 日常事务文书是一种内容丰富，形式多样的应用文体，其特点主要有： 1、有特定的对象 2、有较为固定的格式 3、注重礼仪 二、日常事务文书的种类与作用 （一）、日常事务文书的种类 日常事务文书在社会生活中用途十分广泛，种类繁多。主要有书信、电子邮件、启事、申请书、介绍信、推荐信、请柬、欢迎词、欢送词、答谢词、贺电、贺信、讣告、悼词、演讲稿等。本章只介绍书信、电子邮件、求职信、推荐信、礼仪文书、演讲稿的写作方法。 （二）日常事务文书的作用 1、互通信息，联络情感。 2、提供和保存历史资料 三、日常事务文书的写作要求 （一）语言得体 (二) 讲究格式 第二节 书信 电子邮件 一、书 信 （一）书信的概念 书信，是按照惯用的格式把要说的话写下来给特定的使用和接受对象看的一种文体。 （二）书信的种类 书信按使用目的和范围分有一般书信和专用书信两大类。 （三）书信的格式与写法 书信一般包括称呼、正文、署名和日期。 1、称 呼 称呼要顶格写在第一行，后加冒号。如何写称呼，要视写信人与收信人的关系而定。一般来说，双方的关系越亲密，称呼的用字越少。 2、正文 正文是书信的核心部分。主要包括问候语、缘起语、主体、结语几部分内容。 问候语：要写在称呼的下一行，空两个格，自成一段，用极简要的文字表示对对方的问候。 缘起语：即说明写信的原因或目的。缘起语不是非写不可的内容，是否写要视情况而定。 主体：这是正文的主要部分，向对方叙述、询问的事情都要在此表达。如果内容较多，可分段来写。如果是回复的信件，这部分首先要答复来信中提出的问题，然后再谈自己想说的事情。 结语：也叫祝颂语。多半是写一些向收信人表示祝愿、敬意、希望和勉励的话语。一般紧接正文之后，另起一行空两格写“敬祝”等，然后换行顶格写“健康”、“进步”“夏祺”、“冬安”、“永远快乐”等。祝颂语的写作要根据收信人的情况和彼此的关系来决定，要得体、礼貌。 3、署名和日期 署名和日期写在信件的右下方，与祝颂语有一段距。 如果信写完后，忽然又想起了一些要说的事情，可在余下的信笺空白处写上“另”或“又及”，加上冒号，补上要说的话。 （四）书信写作的注意事项??? 1、抓住重点，清楚明白。 2、字迹工整，格式规范。 二、电子邮件 （一）电子邮件的概念与特点 1、电子邮件的概念 电子邮件是用一台电脑加一个调制解调器以及适当的软件，在网络环境下完成的发送和接收的邮件。 2、电子邮件的特点 （1）高效。通过电子邮件你可以瞬时和世界上任何一个国家和地区的人们取得联系，沟通情况，加深了解，这样既提高了效率，又降低了成本。 （2）快速。使用电子邮件，不管你在任何地方，都可瞬时收发各种信息，并立即做出回答。快速、实用，已成为现代人生活中不可或缺的工具。 （二）电子邮件的种类 电子邮件一般有如下几类： 1、公务类电子邮件 2、商务类电子邮件 3、私人类电子邮件 4、垃圾类电子邮件 5、病毒类电子邮件 （三）电子邮件的使用与写作方法 电子函件服务Electronic-Mail（E-Mail）俗称电子邮件，是Internet中的最重要的功能之一。与传统的邮件一样，电子邮件也必须有一个明确的地址，收件人才能接收到邮件。电子邮件的地址通常为：用户名@邮件服务器主机名。其中，用户名为用户的邮件帐号（如名字，由用户在申请邮箱时自行命名），邮件服务器主机名为该邮箱地址（由邮件提供商在注册时默认提供）。Microsoft Outlook Express 是一个电子邮件程序，您可以用它来与朋友或同事交换邮件，并可加入新闻组交流想法和信息。您可以管理多个邮件和新闻帐户；将邮件存放在服务器上以便从多台计算机上阅读邮件；以及将个人签名或信纸添加到邮件。 （1）在工具栏上，单击“创建邮件”按钮。 在“收件人”或“抄送”框中，键入每位收件人的电子邮件地址，分别用英文逗号或分号 (?;?) 隔开。 要从通讯簿中添加电子邮件地址，请单击“新邮件”窗口中“收件人”、“抄送”和“密件抄送”旁的书本图标，然后选择所需的地址。要使用“密件抄送”框，请单击“查看”菜单，然后选择“所有邮件标头”。 在“主题”框中，键入邮件主题。 撰写邮件，然后单击工具栏上的“发送”