新员工入职培训_档案基础知识部分.ppt

1、什么是档案？ 档案（archives）指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 甲骨档案、金石档案 简牍档案、缣帛档案 纸质档案、新型档案 凭证作用 参考作用 档案装具 档案装具 2、档案有哪些种类 1.公共档案 国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。 2.私人档案 私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。 3.文书档案 文书档案实际上是指行政管理档案，如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等； 4.科技档案 科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等等； 5.专门档案 专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。 6.新型载体档案 新型载体档案如照片、影片、录像。光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。 3、档案基本术语 一般概念 1、档案管理 archives management 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。 2、文件 record／document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 3、原件 original document 最初产生的区别于复制件的原始文件。 4、复制件 copy／ duplicated document 与原件内容相同的复制品。 5、文稿 draft／ manuscript 文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。 一般概念 6、文本 text／ version 同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 7、正本 official text 有规范格式和生效标志的正式文本。 8、副本 copy／duplicate 再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。 9、文种 record type 按性质和用途确定的文件种类的名称。 10、档案室 record office 国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。 一般概念 11、档案馆 archives 集中管理特定范围档案的专门机构。 11.1 综合档案馆 comprehensive archives 按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。 11.2 专业档案馆 specialized archives 管理特定范围专业档案的档案馆。 11.3 部门档案馆 department archives 专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。 11.4 企业档案馆 business archives 企业设置的管理本企业档案的档案馆。 11.5 事业单位档案馆 institutional archives 事业单位设置的管理本单位档案的档案馆。 12、档案资料目录中心 archival descriptive information centre 集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。 13、文件中心 records centre 介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。 档案收藏 1 收集 acquisition/collection 档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的话动。 1.1 归档 filling 办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。 1.2 移交 transfer 档案室（馆）等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。 1.3 接收 accession 档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。 1.4 征集 acquisition 档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。 档案收藏 2 寄存 deposit 档案所有者在保持其法定所有权的清况下，将档案存放在档案馆的行为。 3 捐赠 dona