采购部流程图及工作范围说明.ppt

采购计划流程图 财务部审核 各管理部门领导审核 生产部 采购部 仓库核对库存 采购部接收采购计划表 物料采购 流程 制定采购计划 采购计划表 审核 否 是 财务部 仓库 采购资金计划申请表 生产部下达 生产计划表 物料需求计划表 仓库 采购计划流程说明 适用于公司所有的的原材料、设备、备品备件和各种生产及非生产性低值易耗品等物料（不包含办公用品采购）的月度采购计划的编制、审核及下达；保证采购预算对采购计划的指导作用，确保对于预算外的采购计划经过适当的审批，有效降低不必要的采购成本确保采购计划数量和时间上都可以及时满足生产经营的需求。 流程说明 生产部下达月度生产计划，每月25日下发下月《生产计划表》和《物料需求计划表》到仓库； 仓库接收《生产计划表》在两个工作日内根据库存状况，将计划转化为《采购计划表》发送各领导部门审批，审批通过后下发到采购； 采购部在接收到《采购计划表》，报总经理（助理）审批，审批通过后，实施采购作业。 17 完善采购制度建议 1、建议实行月计划采购模式，即各部门的采购计划在每月24日提交； 25日进行汇总统计和分类，核实的最终采购量；上报相关领导批准后将采购计划单下达采购部。 2、计划外的采购申请，建议各部门每月只能有五次，且有总金额限制。 3、建议每月20日为盘库日，建立并完善库存账目。设置安全库存量，避免不必要的浪费。 4、采购批准：部门经理等各级控制采购的经理应有设置好的审批金额限额，每一级可批准额度内采购。如超额则必需更上级的管理层批准。 采购申请单签字审批建议 1、采购部未收到总经理(助理）签字确认的物品采购申购单，不予购买。紧急采购未接到总经理（助理）通知，不予购买。 2、普通采购必须经库管核实库存数量后，下达采购计划单。 3、紧急采购可由一线生产工人经部门经理批准后，下达采购计划单。 4、需购部门对物品有特殊要求，需主动联系采购部，避免造成不必要的浪费。 采购部工作范围 1、根据国外库管提交审批后的采购计划单，在2个工作日内整理制作采购物资跟踪表，联系供货商，制作采购合同，提交财务和领导审批。 2、根据采购物资的品种数量等因素，整理规划发货装箱计划同时向国外同事提交发货M申请表。 3、单据制作：分为6大类 。 一、PC类证书 （1）PC证书的单据制作。 （2）根据PC证书申请M表。 （3）M表申请后，申请SC证书办理清关工作。 二、货代类 （1）订舱前联系尼日利亚海关，制作ENS单据。尼日利亚海关反馈ENS编码后方能上船。 （2）联系货代订舱核对提单、舱单等信息。 （3）制作运抵报关等单据，方便后续报关工作。 三、报关类 （1）根据实际发货的情况，整理需要报关的品名和数量，需要和货代的舱单件重尺保证一致。 （2）整理报关品名的含税金额报财务审核后，换算成美金报关金额。 （3) 根据财务审核的报关美金数，制作报关箱单发票合同等单据报关。 四、化工品类 （1）根据国外申请单计划，提前申请化工品M表。 采购部工作范围 （2）联系货代，制作订舱单据、申请ENS编码。 （3）联系广州化工品检测公司，制作监装委托单，申请监装号。 （4）给广州化工品检测公司寄送化工品样品做检测，同时制检测委托单、监装记录单等各种单据。 （5）化工品检测合格后，整理核对化工品检测报告底稿，核对无误后出正本。 五、财务单据 （1）发货后整理制作发货明细表格，提交财务审批。 （2）员工出国携带物资发货明细表格，提交财务审核。、 六、托收单据 （1）船公司签发正本提单后，整理制作国外托收单据。 4、装箱发货、海关报关等工作。 （1）根据发货计划，联系货代提前背箱，联系车队司机告知装箱计划。 （2）前往工厂，做清点物资和采购等准备工作。 （3）合理规划装货的重量和体积等各方面工作。 （4）装货完毕后，贴唛头、填舱单信息以及安排车队司机过磅，确保舱单信息正确完整， 为后面的 报关工作做准备。 （5）联系货代和报关行，核对装箱信息。整理制作报关单据。 5、清点物资及质量反馈 （1）集装箱到工厂后，在3个工作日内国外仓库人员应将清点明细表反馈回国内采购部，对出现有缺漏的情况需要及时查清原因，上报给财务部审核。 （2）物资配件使用后，仓库人员应及时将产品的质量和使用情况填写物资质量反馈表发送给国内采购部存档，对于出现质量问题的，要查找原因，按照公司规章制度进行处罚。 采购部工作范围 6、公司日常工作 （1）与人事部沟通，获取出国人员时间后，在1个工作日内联系纸厂、砂场经理发邮件 落实有无紧急携带的物资。提前准备出国人员携带物资。 （2