会议室使用改进方案.docxVIP

会议室使用改进方案 一、改进目的 开会似乎是冗长枯燥的代名词，大多数人一听到开会的消息，不是欢欣鼓舞，相反更多的是愁眉苦脸。有人曾这样描述单位开大会的场景，“开会二十分钟了，10%睡了，20%翻阅宣传材料和看手机，20%左看看右看看，20%目光呆滞，其余在上述状态中徘徊。”数据未必准确，但开会时上班族开小差、干杂事是常有的事。开会时参会人员的积极性被调动不起来，发言人阐述的会议要点也没有被有效执行，会议效率和结果转化率一直都不理想。 因此，为了改变现有的不良状况，公司决定对现行的会议室制度进行深化改革，以优化会议流程，提高会议效率， 同时也期望所有的同事积极密切地配合。 二、改进对象 会议室指1号会议室、2号会议室和3号会议室。其中： 1号会议室： 可容纳20人左右，空间较大，有投影仪，视频电话，适合公司会议、集体培训或部门内集体会议等； 2号会议室: 可容纳8—10人，空间适中，有投影仪，适合部门内部会议、员工培训和招聘面试等； 3号会议室: 可容纳4—6人，空间较小，适合员工工作面谈、招聘面试等。 三、实施方法 1）布置装饰会议室内部环境 1.在会议室的墙上张贴关键词海报，例如：高效、简洁、快速、精简……; 2.每个会议室至少放置一盆绿植，净化空气，舒缓紧张气氛； 3.不在桌上放置太多杂乱的东西。 2）制定会议室使用规范 1.每次使用会议室之前必须至少提前3小时和前台预订，并明确注明使用时间； 2.严格控制会议时间，禁止拖堂，可使用闹钟来提醒会议时间，若有超时，则减少一次会议申请机会（各部门每周有三次会议申请机会）； 3.3号会议室不设置椅子，不允许携带电脑和投影仪，所有与会人员都必须站立发言、讨论，只能携带笔和纸用以记录，以提高所有人的注意力，提升会议效率； 4.所有开会的人不允许携带杯子和零食进入会议室，违者全公司通报批评，并记录到该员工的当月绩效考核中； 5.会议力求快捷简练，不拖沓，不讲废话，尽量不在会议期间讨论话题； 6.对于违反规定的部门或个人都要惩罚，违反一次，打扫一天所有会议室；对于有好的想法或做法可以提升会议室??用效率的部门或个人要提出奖励，形式可以分为物质奖励，精神奖励。 3）设定会议制度，要求所有人必须建立起严格的时间观念 1. 申请流程? (1)?部门或个人到前台处查询会议室的使用状况；? (2)?部门或个人向前台申请并提出使用会议室的大小的要求；? (3)?前台根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记表》；? (4)?前台将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处；? (5)?部门或个人按时间使用会议室。 2.交还流程? ?部门或个人使用完毕后，前台检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正,如部门或个人不改正，前台应及时上报人事行政部经理,做出处罚通告，对部门或个人作出处罚。 三、方案评估