档案信息化对高校档案馆软实力的提升研究.docVIP

　　档案信息化对高校档案馆软实力的提升研究 档案信息化对高校档案馆软实力的提升研究 　摘 要：本文通过对档案信息化及档案馆软实力内涵的论述，阐明了档案信息化对提升档案馆软实力的必要性，提出应以档案信息化为手段，采取有效措施，进而提升高校档案馆的软实力。 　　关键词：档案信息化；高校；软实力 　　 　　在基于信息化建设的高校创新发展模式过程中，教育部、国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》,其中提出以人为本的思想，面向教师、学生开展档案服务。这不仅体现了高校档案机构以人为本的服务理念，同时也对档案信息服务提出了更高的要求。 　　一、档案信息化及档案馆软实力的内涵 　　根据最新公布的2006-2020国家信息化发展战略，信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。①而档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。② 　　软实力这一概念最早是由哈佛大学肯尼迪学院院长Joseph S.Nye提出， 　　他认为软实力是通过吸引力而达到目的的一种能力。对于高校档案馆来说，软实力包括档案馆的人员素质、人际氛围、服务意识、创新意识、价值观念等文化精神方面所具备的能力。因而，软实力的提升对于提高档案馆服务质量具有重要价值。档案馆软实力是指档案馆通过对自身的定位、评价、提炼、强化，促进馆员、用户对档案馆的认同，并最终达到档案馆预期目的一种能力。在信息化背景下，信息化之于档案馆软实力的提升作用主要应致力于以下四个方面：业务水平的提升力、档案现代化管理的推进力、档案信息资源的开发力、档案信息服务的亲和力。 　　二、档案信息化对提升高校档案馆软实力的必要性 　　（一）提高高校档案工作效率的需要 　　长期以来，在传统的档案管理工作过程中，档案管理人员通常手工收集、整编、管理档案并提供利用，不仅工作量很大，而且效率很低。而随着档案信息化管理的实施，档案管理工作从人工型逐步向自动型、指导型转变。同时，通过档案信息化管理系统，使电子文件在归档过程中实现一体化归档与管理。最终，实现文件生成、归档和整理同步化，同时可以满足授权范围内的人员无时间限制、无地域限制的远程调阅，大大提高了档案工作的效率。 　　（二）提高高校档案现代化管理水.L.平的需要 　　传统的档案都是纸质文件，不仅存放保管需要占用大量的空间，而且存放时间还有限制。而通过档案信息化建设，对档案进行数字化，建立数字档案，实现档案信息的方便储存，长期使用，并可实现信息共享。这样对档案管理能力实现了很大的提高。不仅如此，随着档案信息化的逐步建设，档案管理的各个环节全部都能实现数字化，全程监控，届时，档案管理模式将会开创一个崭新的局面。 　　（三）提高档案资源普及率及利用率的需要 　　传统的档案利用方式是档案管理人员从一本一本的目录中查找所需的档案，再根据记录到库房里查找，费时费力。而通过档案信息化建设，利用计算机、网络媒体等工具，交互式提供利用服务，不仅进一步提升了档案的利用效率，同时利用者不必再受时间、空间限制，快捷的查阅档案，既简单又省时，同时也提高了档案馆的整体形象。利用信息化手段，多渠道、多方法地收集档案信息，丰富馆藏，提高馆藏质量，并利用馆藏，发布可公开信息，提高档案在全校师生中的普及率。 　　（四）提高档案服务水平的需要 　　高校档案管理及服务现提倡以人为本，可见档案归根结底还是为人服务，也就是档案利用这一环节。档案信息化建设对档案利用方式改革的作用显而易见。以前手工查档时代，利用者不仅要亲自跑到档案馆查询，而且档案工作人员还要进行搜索、取档，而现在通过对档案信息化建设，利用者直接可以坐在自己办公室利用档案管理系统或者档案信息发布系统进行查阅。有些高校档案馆根据学校、师生需要，对一些专题档案进行整合，得到了学校领导、师生的一致好评，大大地提高了档案的服务水平。 　　三、利用信息化提高档案馆软实力的措施 　　（一）建立档案信息检索，加强档案信息数据库建立和管理 　　档案信息数字化，其真正目的是将档案全文信息公布在校园网上，发挥档案信息网络的现实意义，排除地域界限，使用户足不出户就能借助网络查阅档案，获得信息。我们应充分利用现代信息技术，对现有的档案实体进行处理和转化，达到计算机可识别的目的。 　　档案信息数据库的建立即是对原有馆藏的文字、声像等档案数据存入数据库，同时还要建立目录数据库及其检索功能。档案信息数据库的建立和科学管理是档案信息化建设的重要环节，仅仅有了档案信息资源是