公文制作正确流程.ppt

筆硯入口網註冊個人資料 開啟範本格式 製作公文書常發生的錯誤（一） 發文機關：　台北縣政府　　臺北縣政府 受文者未套印地址（無法郵寄） 發文日期不合邏輯（在核判日期之前） 發文字號欄位中的代字未輸入或點選 文號錯誤（套用發文過之公文或附貼簽稿時上傳其他公文檔） 條碼錯誤（府發文正確公文之條碼應為「總發文」若為承辦人創或單位發文則為個人操作錯誤或發文代字漏填或填錯。 製作公文書常發生的錯誤（二） 速別：針對受文者收到文後處理期限，並非內部流程辦理的時限。 附件：附件欄位為針對正本受文者，常有漏填或附件檔名欄位中附件電子檔未帶入之情形。 主旨段出現「檢送或檢陳」，即代表隨文附送附件。 本文為針對正本單位，若需副本受文者有所作為時，請在說明段內敘明。 正副本：輸入機關全銜或人名及郵遞區號、地址，並適當的選取傳遞方式（如：電子交換、郵寄等）。 製作公文書常發生的錯誤（三） 決行層級及分層負責未點選。 多稿公文未註明（雙稿以上須於「文稿類型備註」欄位中註明）。 未列印紙本公文：紙本公文必須在「發文清單」功能項下執行列印，而非在「預視」功能項下執行「特殊列印」。 雙稿公文製作步驟及附貼檔案時順序錯誤。 附貼簽稿及修改檔案時上傳為其他檔案，造成電子檔案與實體公文稿內容不符。 將公文稿轉函後，再於公文管理系統使用修改檔案上傳該筆硯電子檔。註：請勿誤傳為其他檔案，導致公文內容與公文文號不符。 讀取筆硯電子檔後，點選「儲存」以覆蓋原筆硯電子檔。 注意：請先檢視右下方條碼資訊是否為”總發文”或”單位發文” ，若為”承辦人創” 則表示操作錯誤。註：不可在此畫面中列印要發文之紙本公文。 於該筆公文上點選滑鼠右鍵，再用滑鼠左鍵點選「核判發文」。 注意：府文，請點選「秘書處總發文」。　　　機關文，請點選「送單位發文」。請謹慎點選 查詢公文流程，承辦人自已即可操作，無需請單位登記桌或收發人員代查。 一、將公文文號輸入查詢視窗中，點選「查詢」。二、在顯示該件公文資訊一欄中按滑鼠右鍵，點選 「檢視卷宗」。 點選「檢視流程」 公文流程即可顯示出 ○ × * * 臺北縣政府97年度公文自動化教育訓練 秘書處文書科：余繼銘 .tw 注意：可行電子交換之公文格式為「函」「書函」　　　「開會知單」「機密文書機密等級變更或註銷建議單」「機密文書機密等級變更或註銷通知單」五種。 發文代字務必記得選取或輸入 檔號及保存年限 參閱：檔案分類暨保存年限區分表 注意：一、承辦人姓名不可自行刪除，可用承辦科替代。二、聯絡電話不可自行刪除（格式如下）。三、聯絡方式請保持在三種以內，避免電子交換後　　　　　　　 　 版面與原文不一致。 注意：一、目前系統設定電子附件上傳檔案總容量在300KB以下是 以電子交隨本文一同傳遞，300KB以上則單獨傳送至附 件儲存中心，由受文者自行下載。 二、原則上附件檔格式須為PDF，但需受文方回覆或再利用 者，可用DOC或XLS（ZIP、RAR等其他格式皆不符合 電子交換規範，亦無法上傳附件儲存中心） 注意：一、說明段須使用畫面中的「至上一層」 「至下一 　 層」功能，來產生分項標號，不可自行以輸入空 　 白之方式產生（影響電子交換版面配置）。二、開會通知單上的備註欄使用到分項標號時亦同。 注意：建議搜尋方式使用「關鍵字」。 注意：灰色箭頭方塊代表不含附件。　　　藍色箭頭方塊代表含附件。 注意：「決行層級」「分層負責」請務必記得選取。 注意：一般公文請選擇第一類，需張貼於第三類電子公布欄者，請選擇第三類並選擇張貼之起迄日期。 格式轉換（函、書函互轉） 格式轉換（函、書函互轉） 格式轉換（函、書函互轉） 一文多稿 簽稿 並 陳 正、副本以 txt 檔匯入 三個欄位名稱分別為：受文者、郵遞區號、地址 匯入個人通訊錄（資料） 匯入個人通訊錄（群組） 受文清單功能 檢視 並 列印受文清單 列印地址籤條 使用２Ｘ８格式之標籤紙 使用發文清單功能來列印紙本公文及附件 創文點選「簽稿登記」 讀取筆硯電子檔後點選「新增」以取得公文流水號 取得文號 注意：列印公文稿時請先檢視右下方條碼資訊是否為”承辦人創”，若為”總發文”或”單位發文”則表示操作錯誤。 一、陳核後，由承辦人自行清稿、公文稿轉　　　　 　 函、校對公文，最後做存檔動作。二、公文稿轉函請由「預視」功能中操作。