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第10章 人力资源部是服务部门 第10章 人力资源部是服务部门 转眼间，李璐到HG 公司已经一年多了。在这一年多的时间里，通过自己的不懈努力， 李璐学习了很多的人力资源管理知识，并将这些知识应用到日常工作中。特别是通过Excel 这个给力工具的辅助，李璐总是能保质保量地完成领导交办的各项任务，得到领导和同事 的肯定。 在公司的一次人事调整中，经部门主管张新的推荐，李璐成为了人力资源部的副主管， 协助张新管理人力资源部的工作。李璐深知人力资源部是一个服务部门，既要为公司的人 力资源需求服务，也要为全公司所有工作的人员做好服务。如对员工的入职、转正、合同 签订、福利等做好服务，让员工能感觉到公司对其的关怀。 10.1 混乱的员工信息表 虽然是个副职，大小也算是个领导。领导与普通职员在工作中考虑的问题就是不同， 原来做普通职员时，李璐只要把自己负责的工作做好，再完成领导临时安排的一些任务之 后，就不用再想什么。可是现在不同了，不但要指导部门同事完成具体的工作，还需要站 得更高，去发现工作中的问题，并想办法进行改进。 李璐在查看已有的员工信息表时就发现了很多问题，如图10-1所示。 图10-1 员工信息表 在图10-1所示的员工信息表中，李璐发现几个方面的问题： 215 菜鸟的Excel智慧职场路 � 部门名称混乱：如本来是一个部门的，却用多种表示方式输入，如“人资部”和“人 力资源部”，“第一店”和“第1店”。这些名称虽然我们可以辨识并知道其含义，但 是Excel 会将这些看成是不同的内容，在今后汇总查询时将得不到正确的结果。 � 职务名称混乱：和部门名称类似，“员工”和“职员”混用。 � 身份证号码错误：身份证号码只能是15位或18位，可表格中有的身份证号码明显位 数不足。 � 年龄错误：员工的年龄没有设置为自动更新，有的还显示为去年的年龄。这种滞后的 数据将为统计造成差错。 发现问题，就应马上解决问题。李璐找来负责员工信息管理的何声志，将发现的问题 给他讲了，让他尽快纠正这些问题。 10.2 限制输入数据 第二天，何声志将修改后的员工信息表发给李璐，并走过来说：“我改了近一天时间， 在修改的过程中发现有时由于输入失误，还是会造成错误的数据，有没有办法限制输入， 让错误的内容输不进去。” 李璐：“当然有，要使控制表格中输入的数据，有事前控制和事后检查两种方式。事 前控制可以使用Excel 的数据有效性功能，当输入的数据不符合要求时，给出提示。” 10.2.1 设置数据有效性条件 何声志：“数据有效性功能我知道一些。”说着，他开始对部门名称进行操作。 （1）单击选择C2单元格，在功能区“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据 有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框，如图10-2所示。 图10-2 数据有效性 （2）在“允许”中选择“序列”，在“来源”中输入公司目前的部门名称“总经办, 216 第10章 人力资源部是服务部门 人资部,财务部,开发部,市场部,第一店,第二店”，并选择“忽略空值”和“提供下拉箭头” 两个复选框。 （3）单击“确定”按钮后，选中C3 单元格后，其右侧就会出现下拉箭头，单击下拉 箭头就出现了如图10-3所示的列表。 图10-3 下拉列表框 李璐：“对，这样就可以限制不合要求的数据输入了。” 何声志：“可是，这种方式在图10-2中输入部门名称，这部分内容太长了。” 李璐：“可以引用单元格区域，即先在一片单元格区域中输入部门名称，然后在图10-2 的来源部分引用这片单元格区域就可以了。” 10.2.2 名称让Excel更智能 李璐话锋一转，接着说：“不过，将单格格区域定义为一个名称，然后在图10-2 中直 接引用名称，更简单