办公自动化教案-02.pptVIP

第 2 章  办公中的文档处理 【本章内容介绍】 本章首先通过一个“招聘启事” 的简单实例介绍了办公中文档处理的操作流程，详细讲解了从文本内容录入、内容编辑、格式排版、图形和艺术字添加一直到页面设置、打印操作的完整过程；然后以“通知”制作为主介绍了利用公文向导制作办公公文的方法，以“科研论文”为例介绍了长文档的编辑，与此同时还介绍了办公中文字处理（包括机关公文和科研论文）的基本规范以及科技论文中数学公式的编辑和框图的制作。 本章主要知识点 u?????? 文档处理的操作流程 u?????? 文档录入的原则和方法 u?????? 文档内容的编辑和排版 u?????? 文档中图片和艺术字的添加 u?????? 文档的页面设置与打印操作 u?????? 办公公文的格式与行文规范 u?????? 利用向导制作办公公文 u?????? 科研论文的格式规范 u?????? 数学公式与框图的制作 （3）当内容没有全部显示完时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览下面的内容。 （4）单击“关闭”按钮，即可返回到编辑窗口界面。 说明：当文章较长，屏幕只显示一页，而自己想要同时预览多页时，可以单击“多页”按钮（可以看到弹出具有6页的样式，其实拖动还可以显示更多页）；如果希望放大或缩小显示，可直接在文档预览窗口单击。 另外，在打印预览状态下可以直接打印，也可以进行文本编辑、排版。通过单击打印预览窗口工具栏中“打印” 按钮，不需关闭预览窗口就可直接打印对应文档；单击工具栏中“放大镜” 按钮使其变为没有按下（突出）状态，则放大镜功能失效，可以使用鼠标对文档进行编辑操作。 2.1.8打印输出与网上发布 1．打印操作的基本步骤 在“招聘启事”完成并且效果满意后，就可以进行打印。操作步骤如下。 （1）选择“文件”／“打印…”命令，打开如图2-22所示的“打印”对话框。 （2）在“页面范围”选项区选择“全部”，在“份数”栏内输入打印份数数字。 （3）单击“确定”按钮，就可以开始打印。 （1）文档的快速打印 直接单击常用工具栏的“打印”按钮或在打印预览窗口中，按打印预览工具栏上的“打印”按钮，可以按默认的设置将整个文章快速打印一份。当Word进行后台打印时，会在任务栏上显示打印的进度。 （2）一次连续打印多篇文档 如果要打印多篇文档，可单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，然后在“打开”对话框中选择需要打印的多个文档（需要Ctrl或Shift键的配合），单击右键弹出快捷菜单，从中选择“打印”选项即可一次性连续打印多篇文档。 （3）“打印”对话框中其他常用项目设置 ① 选择打印机：在“打印机”选项区，单击“名称”下拉列表框中的下三角按钮，可以显示系统已经安装的打印机列表，从中选择需要使用的打印机。 ② 选择打印内容：在“打印内容”下拉列表框中可以选择打印内容。 ③ 选择或设置打印范围：在“页面范围”选项区可以选择或设置打印范围，选择“当前页”，打印的是光标所在页内容；选择“全部”，将打印整篇文章；要打印文档中被选择的内容，可选择“选定内容”；如要打印指定的页码，可通过输入打印页码来挑选打印，页码选择的规则是：不连续页之间用英文状态的“，”号，连续页之间用英文状态的“-”号，例如：输入1,3,6,8-11，表示打印第1、3、6、8、9、10、11页的内容。 ④ 进一步设置要打印的部分：在“打印” 下拉列表框中，可以进一步设置要打印的部分。例如：选择“奇数页”将只打印指定范围内的奇数页。 ⑤ 人工双面打印：在利用送纸盒或手动送纸的打印机进行双面打印时，利用“人工双面打印”功能可以大大提高打印速度，避免打印过程中的手工翻页操作。如先打印1、3、5、7……页，然后把打印了单面的纸张放回纸盒再打印2、4、6、8……页。 ⑥ 打印多份文档：在 “打印设置”对话框的“副本”选项区 “份数”栏中输入或选择份数就可以打印多份；同时还可以通过设置或取消“逐份打印”对多份的打印方式进行设置：当多页文件、多份打印时，如果想要输出的顺序是第一份的全部内容、第二份的全部内容……，应该设置逐份打印，即需要选择“逐份打印”复选框；如果想要输出的顺序是每份的第一页、每份的第二页……，则应该取消“逐份打印”的设置。 ⑦ 文件的缩放打印： Word 2000以后的版本中都提供了文档的缩放打印功能，它可根据不同的纸型缩放文档，所以可不必调整边距或换行符。Word 会在新纸型上居中放置调整比例后的页面，但它并未改变文档的设置；这些缩放比例的变化只在打印时起作用。 可以通过在“打印”对话框选中“缩放”中项目的设置实现：调整文档比例使其可在更小或更大的纸型上打印； 在一张纸上打印一篇两页或多页的文档 。 3．文档打印操作时的相关问题 （1）设置打印机属性和打印设置 在打