巧用2010邮件合并功能批量打印荣誉证书.docVIP

巧用Word 2010邮件合并功能批量打印荣誉证书 又岁，各个单位荣誉证书打印有单位，再手工填姓名和获奖项目。 一、填写授奖信息表 使用Excel 2010填写授奖信息表 图1 授奖信息表 结合已有的荣誉证书的证芯，使用Word 2010设计出荣誉证模板，将公共部分显示出来，待填的位置空出留用(如图2所示)。点击“页面布局”选项卡、“页面设置”，在“页面设置”对话框的“纸张”选项中，根据荣誉证书的实际尺寸自定义纸张大小。 图2 证书模板 三、通过“邮件合并”自动生成荣誉证书 (1)点击“邮件”选项卡，显示所有帮助您完成邮件合并的功能。 (2)点击“开始邮件合并”，选择“普通Word文档(N)”选项。(如图3所示) 图3 选择“普通Word文档(N)” (3)点击“选择收件人”,选择“使用现有列表(E)”选项(如图4所示)，打开“选取数据源”对话框。 图4 选择“使用现有列表” (4)在“选取数据源”对话框中，定位到“授奖信息表.xlsx”文件所在的路径并选择该文件。(如图5所示) 图5 定位数据源 (5)在“选择表格”对话框中选择授奖信息的“工作表”。(如图6所示) 图6 定位工作表 (6)点击“编辑收件人列表”，在打开的窗口中可以选择要授奖人的姓名，默认情况下是全选(如图7所示)，选择完毕后点击“确定”按钮即可。 图7 编辑收件人列表 (7)光标移到要插入姓名的位置，点击“插入合并域”右侧的小箭头(如图8所示)，选择“姓名”。用同样的方法，依次点击“插入合并域”，选择“类别”和“授奖名称”。 图8 插入合并域 (8)点击“预览结果”(如图9所示)，可以看到姓名、类别和授奖名称自动更换为受表彰人的信息(如图10所示)。点击“预览结果”右侧的箭头或者输入数字，可以查看到所有的已全部替换成功。 图9 点击“预览结果” 图10 实际预览效果 (9)生成荣誉证书 点击“完成并合并”右下角的箭头选择不同的项对其进行不同的处理。“编辑单个文档”可以将这些荣誉证书合并到一个Word文档中；“打印文档”可以将这些荣誉证书通过打印机直接打印出来。选择“编辑单个文档”(如图11所示)，在“合并到新文档”中选择“全部”记录，随即生成一个荣誉证书的新文档，其中包括所有打印内容。编辑工作全部完成。 图11 合并到新文档 四、逐张打印荣誉证书 逐张打印荣誉证书。至此，所有荣誉证书打印工作便可很轻松的完成。如果前两张打印正常的话，其余的打印甚至可无人值守完成。 其实，在我们实际应用中，许多与批量打印有关的工作都可借助word 2010的“邮件合并功能”来完成，如批量打印名片、标签、请帖、毕业证、邀请函、成绩单、工资条等，到时您不妨试试。