409会议组织基准化流程.docxVIP

409实验室会议组织标准操作流程适用范围：组内seminar、定期会议等组织事项与完成标准序号组织事项完成标准1确定会议汇报对象汇报对象即本实验组负责人或导师，如汇报对象为高建民老师，则活动安排围绕高老师开展；如汇报对象为陈瑶老师，则活动安排围绕陈老师开展。如召开大组会，则需要确认具体负责老师或联络人（如赵子健）。确认后进行下一步。本流程以高老师为例。2确定会议的时间、地点、参加人、会议内容、会前需要准备的资料组织者要直接跟高老师沟通，确定会议相关内容，不能通过第三人传达。即使是第三人传达，也要通过电话、短信等形式，主动跟高老师确认一遍，得到确认的回复后，进行下一步。3安排场地开会需要提前1-2周通过《会议管理平台》预借会议室。借用方法见附录。如果《会议管理平台》暂停，则前往材料学院院办326登记借用。4通知参会人提前3-7天通知通过微信、短信、电话渠道通知通知信息需事先编辑好，确认信息无误后再发送。通知信息模板为：“会议通知，3月17日本周四下午3点在森工楼312召开组会，内容：本科生毕业论文安排，PPT汇报。PPT内容要包括完整任务书和研究方案。参加人员：本科生及其指导人员讨论形式为。请相关同学通知自己所带的本科生，提前到场。”一定要得到每个参会人的确切回复。如不能到场，也要问清原因，以便及时向老师回复。5通知老师得到所有人员回复后，提前1天，将通知短信和到场人员发给高老师。6会议准备提前10分钟到会议室，将所需仪器准备好。投影仪（森工楼会议室配备投影仪，如去其他楼宇需要提前准备）、笔记本电脑（可用自己的电脑或向院办借用）。确认会议室无人占用，可以进入（借钥匙或者刷教师的一卡通）。告知大家将需要展示的内容拷入电脑中。清点人数，及时联系没到场的同学。7会议主持请大家落座，手机调成静音或震动。宣布会议开始，说明会议流程。例：seminar：宣布发言顺序，每人发言时间15-20分钟，然后由老师点评。控制会议节奏，离题不能太久。8收集保存资料（可选项）将所有人拷到电脑里的资料收集起来，保存到实验室公共硬盘上9会议记录指派一人，填写《北京林业大学研究生Seminar记录表》（见附件2）记录Seminar举办时间、地点、Seminar总结或点评等要求主持人、专题汇报人、所有参加研讨的研究生、记录人以及组织人在《Seminar记录表》上签名。10拍照（可选项）合影两到三张每个人讲话的照片至少一张老师、领导讲话照片两到三张拍完单张后及时检查，要求：照片清晰，不能模糊，突出重点