G2–会议组织流程及注意事项.docVIP

会议组织流程及注意事项 一、前期工作： 1、确定召开会议的时间、地点、人员、议程、接机、就餐、住宿等。 2、根据会议的规模，确定会务组的成员，并对成员进行具体分工。 （1）、会务组成员名单及联系方式。 （2）、会务需要开展的工作：如接机、住宿安排、会场布置、就餐安排。 （3）、会务需要购买的物资，负责人。 （4）、会务组需要打印的材料，负责人。 （5）、会议材料的包装、明细整理和确认，负责人。 （6）、接机负责人，接机工作流程。 （7）、会议住宿安排负责人，具体流程。 （8）、会议流程的具体安排，负责人。 （9）、会务结束后的物资整理、结账等。 3、提前了解会场情况： （1）、该时间段有几间会议室，每间会议室能容纳多少人（要求提供坐位图，考虑到主席座位的摆放）。 （2）、每间会议室提供哪些硬件设备（如投影仪、投影幕布、无线话筒、激光笔、鲜花、演讲台等）。 （3）、会议签到场地和配套硬件。 （4）、会议期间提供的易耗品（水、会议用纸、笔）等信息。 （5）、会议茶歇的清单、时间、收费情况。 （6）、会议走廊的指示水牌数量及摆放。 （7）、会议用会标、背景、横幅的使用。 （8）、是否24小时提供空调、服务员。 （9）、了解会场停车的情况，以备有与会人员自行驾车前往。 （10）、建议对每个会场进行拍照。 （11）、要求保留对方负联系人以及会场的联系方式。 4、提前了解住宿情况： （1）、该时间段能提供的标间、大床房、行政套房等各种规格的房间数量、楼层、价格等信息。 （2）、明确入住流程，是否需要与会人员提供身份证登记方可领房卡。 （3）、明确酒店提供的免费项目，如健身、游泳。 （4）、查询酒店附近的大型超市或特色商店，便于与会人员购买当地土特产。 （5）、同时需要和酒店明确早餐券的使用方式。 （6）、根据公司会议精神，一般要求酒店提前将收费商品等全部撤出房间。 （7）、与会人员如需使用收费项目，酒店需要和会务组谁确认。 （8）、要求保留对方联系人以及酒店的联系方式。 5、提前了解就餐情况： （1）、就餐场地的桌席分布图（酒店提供）、主桌的安排。 （2）、主桌是否采用分餐制。 （3）、确认菜单的内容以及上菜的顺序、速度。 （4）、就餐场地的背景布置。 （5）、会务人员的就餐安排。 6、如果是在外地召开会议，需要当地提供支持，包括人员支持、车辆支持等。 7、确认是否需要接机，接机车辆的安排与租赁，从机场到会场，出租车的行驶距离、时间以及大概费用。 8、参会人员的机票预订模式（各自预订还是统一预订）。 二、到达会场前的工作 1、会场预订合同的流转以及预付款的及时支付。 2、酒店住宿以及就餐合同的流传以及预付款的及时支付。 3、租车合同（如有）的流转。 4、参会人员的最终确认名单及联系方式。 5、根据名单安排住宿房间表。 6、会场座位示意图的确认与打印。 7、大会主席人员席卡的打印与座次安排确认。 8、就餐座位席卡的示意图以及每桌名单的确认和打印。 9、接机牌的制作与确认，接机车辆的标示打印。 10、打印好签到表（2-3份）。 11、准备好常用物资（签到笔10支、信纸2本、小信封50个、小透明胶5卷、剪刀3把、订书机2个、订书针1盒、袋泡茶5盒、速溶咖啡5盒、录音笔1支、激光笔5支、激光喷墨打印机、墨盒2套、A4打印纸黑白彩色各1套、笔记本电脑3台、U盘2个）。 三、接机安排 1、接机前一天以及当天8点前，通过短信群发告之，本次会务组的接机安排，接机联系人姓名、手机。 2、接机车辆的司机联系方式，以及具体的调度时间表。 3、与会人员上车后的饮用水和晕车药的保障。 4、安排2组4人在机场举牌接机，车辆上粘贴好会务标示。 5、接机人员以及司机的就餐安排。 6、协助搬运行李。 7、根据参会人员名单，及时与酒店会务组确认每批次的人员到达情况。 8、对于由于太晚到达机场而无法接机的与会人员，要求电话及短信确认，同时将出租车相关信息告之。 四、住宿安排 1、提前确认所有房间已经准备就绪，发现问题及时纠正。 2、提前办理好老板们的入住手续，专人在大堂等候，到酒店直接入住。 3、将会务资料提前发放至各与会人员的房间。 4、入住签到以及就餐券的发放。 五、会议前安排 1、确认座位的摆放以及演讲台的设置符合要求，不符合要求时及时调整。 2、按照确认的嘉宾席位进行摆放。 3、按照确认的与会人员座次进行张贴。 4、在会议室入口醒目处张贴好大会座位安排表，并由专人引导。 5、调试话筒设备、笔记本、投影仪、电源等设备，确保处于正常工作状态。 6、确认会场方应提供的鲜花、纸、笔等均已摆放完毕。 7、如果酒店和会场之间需要车辆，应提前安排好接送车辆。 8、会场背景的安装确认。 9、会场指示牌的摆放与确认。 六、会议中安排 1、定期提醒服务员添加饮用水。 2、注意会场内