(台北市立士林国民中学)文书作业讲习.ppt

[臺北市立士林國民中學]文書作業講習 講習大綱 壹、如何撰擬公文 貳、送審會辦與簽呈 參、呈核案件應注意事項 肆、對作業的要求 伍、如何擬訂計畫 陸、各種標準作業流程 柒、各單位公文保存年限表 壹、如何撰擬公文： 一、稱公文者，謂處理公務之文書。 二、公文程式之類別如下： （一）令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。 （二）呈：對總統有所呈請或報告時用之。 （三）咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。 （四）函：各機關公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。 （五）公告：各機關對公眾有所宣布時用之。 （六）其他公文。 三、公文之書寫方式： 在行政院橫式公文書寫格式公布之前，暫依舊式直式書寫。 公文得分段敘述，冠以數字，除會計報表、各種圖表或附件譯文，得採由左而右之橫行格式外，應用由右而左直行格式。 四、公文文字： 公文文字應『簡、淺、明、確』，並加標點，字體一般用標楷體不加粗 五、學校最常用的公文有：簽呈、函稿、公告 （一）一般簽呈分三段：主旨、說明、擬辦。 函件分二段：主旨、說明。 公告分二段：主旨、說明。 （二）主旨：本文之主旨，簡短不超過六十個字。 （三）說明：研究（分析），分段條述。 1.緣起、依據（法令、裁示、年度工作計畫、前簽、會議決議等）。 2.經過（協調）。 3.處理說明（擬案）。 4.分析、比較：文字、附件。 （四）擬辦（辦法）結果：具體明確。（簽呈才有） 建議如何辦？其中有問題如何解決？ 例如： 1.簽呈----【說明『一』與說明的『明』齊】 主旨：呈「○○○○○○」案（辦法）如附件，『敬』『懇』請核示（鑑核）！ 說明： 一、依教育局九十二年九月九日北市教二 字第０９２０３６１２３００號函辦理。 二、來文旨揭○○○○，已協調○○處、○○ 組會同辦理。 三、詳細流程分工表如附件。 擬辦：奉核可後，擬 一、○○○○○、、、、 ○○○○○○○。 二、○○○○○○。 2. 函---- 主旨：檢送本校「○○○○○○」如附件，請查照（鑑核）！ 說明： 一、依鈞局九十二年九月九日北市教二字第０９２０３６１２３００號函辦理。 二、請○○○、○○○惠予賜助。 3. 公告---- 主旨：公告「○年○班學生○○○因○○記大過乙次」以儆效尤！ 說明：依本校九十二年九月九日訓導會議決議案辦理。 ? ※『敬』、『懇』字為贅敬語，可省。 ※『查照』有上對下的意思，不宜用在對上級單位行文，請審慎。 六、注意事項： （一）避免過多的贅敬語，如：【敬】請核示、【恭】請鈞裁。 （二）遣詞用句，要『簡淺明確』，絕不可模稜兩可。金錢數字要用大寫。 （三）簽呈不應塗改，長官核稿修改較多，應重新謄寫清稿再呈。 （四）文件、證明必須用印時，要先簽獲准才可以蓋大小印。 七、凡要發文也必須先簽，一般分三種：先簽後稿、簽稿並呈、以稿代簽。 （一）先簽後稿：案件複雜、重大或奉核後有發文必要時用之。 （二）簽稿並陳：確定要發文，以簽呈說明並將函稿附在後面。 （三）以稿代簽：例行的發文。 八、簽辦外文時，直接於公文上擬辦即可，注意要加會相關處室，漏掉沒知會或不需會多會都是有責任或不恰當的。此外，我們簽章的高度不要高過局長的簽名章，以維行政倫理。 貳、送審會辦與簽呈： 一、送審：凡重大政策性之案件必須先送相關權責單位審查，如訓導會議、校務會議、主任會報、行政會議等。 二、會辦： 先會、後會、復會、加會。 三、簽呈： 初簽：（小簽、大簽），復簽，加簽，結簽。 參、呈核案件應注意事項： 一、複雜案件應附前案與原稿。 二、附表、附件須有明確之標示。 三、文稿整理便予閱覽。 四、附加標點避免遺漏與錯誤。 五、函稿『傳遞時限為最速件時』與『保密區分為機密等級時』必經主任確認核章。 六、文稿案件力求整潔，不要忽視行文禮貌。 七、注意稿紙空間，『一字不成行，抬頭不標點，簽章有定位，必須留有長官批核之空間』（層級愈高，章蓋的位置愈偏右，位置也愈高）。 八、會稿時應考慮所會單位之多寡，如超過兩個以上單位，應使用會簽單，各單位所簽意見，如與原擬案有不同時，承辦單位應綜合協調各單位意見，取得初步共識後，再行結簽，呈請核示。 九、簽章於左、會簽於右。 肆、對作業的要求： 一、公文按規定時效處理，不得延誤。 公文處理，普通件（白色卷宗）六天、速件三天、最速件（紅色卷宗）一天、議會查詢交辦案件（綠色卷宗）隨到隨辦。請確依規定時限辦理。 機密案件請用黃色卷宗，必須親持會辦。 辦畢後請至少每月歸檔乙次。 二、細心核稿，審慎校對不得錯誤遺漏。簽辦時間請用阿拉伯數字八碼兩列註明。 三、要歸檔之公文請依規定審慎填寫『檔號與保存年限』並加蓋職章，此外頁碼也是不可少的。 四、公文歸檔後如需