excel从入门到精通〔分析篇〕.ppt

Microsoft Excel 2000从入门到精通 ----实际应用和数据分析 基础篇：第1 到第5章应用篇：第6到第10章分析篇：第11到第16章 第十二章 管理数据清单 第一节 创建数据清单 数据清单的定义 数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行，在Excel中，很容易将数据清单当作数据库使用，在进行排序、汇总等操作时，Excel自动把数据清单当作数据库使用 数据清单中的列是数据库中字段 数据清单中的列标志是字段名称 数据清单中的每一行对应数据库一个记录 工作表上创建数据清单的准则 清单结构 每张工作表示用一个数据清单 将相似项置于同一列 使清单独立 将关键数据置于清单的顶部或底部 清单格式 使用带格式的列标 使用单元格边框 避免空行空列 不要在前面或后面键入空格 第二节 排序清单中的数据 默认排序次序 Excel中根据单元格中的数值进行排序 数字从最小的负数到最大的正数，顺序0~9 字符比较从左到右按顺序a~z比较，汉字按拼音字母序进行比较 ‘和-(撇号、连字符）会被忽略，但若两字符串除连字符不同外其余均相同，则有连字符的字符串排在后面 逻辑值FALSE在TRUE前面 所有错误值优先级相同 空格始终排在最后 对数据清单中某列进行简单排序 在待排序数据列中单击任意单元格 升序单击 “升序”按钮 ，否则单击 根据多列内容排序 为获得最佳效果，请为待排序数据清单加上列标志，列标志将作为排序时依据的关键字 在数据清单中单击任意单元格 菜单“数据/排序” 出现对话框后选择主要关键字、次要关键字和第三关键字 第三节 使用筛选查找数据清单中的值 筛选是查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法，筛选后只显示满足条件的行 Excel提供两种筛选：自动筛选和高级筛选 筛选与排序不同，只暂时掩藏不必显示的行 基本的自动筛选 单击数据清单中任意单元格 菜单“数据/筛选/自动筛选”，自动筛选箭头出现在数据清单中列标的右边 单击自动筛选箭头选择一个项目，可以立即隐藏不含选定值的行 可以自定义自动筛选，单击自动筛选箭头后选择“自定义”，如：显示所有价格〉￥4500的产品 使用“高级筛选”命令筛选数据清单 工作表数据清单的上方，至少应由三个能用作条件区域得空行 并且数据清单必须有列标 在数据清单中复制含有待筛选值的数据列的列标志。 将列标志粘贴到条件区域的第一个空行中。 在条件标志下面的一行中，键入所要匹配的条件。请确认在条件值与数据清单之间至少要留一空白行。 单击数据清单中的任一单元格。 在“数据”菜单中，选择“筛选”，然后单击“高级筛选”命令 如果要通过隐藏不符合条件的数据行来筛选数据清单，可单击“在原有区域显示筛选结果”按扭。 如果要通过将符合条件的数据行复制到工作表的其它位置来筛选数据清单，请单击“将筛选结果复制到其它位置”，接着在“复制到”编辑框中单击鼠标，然后单击粘贴区域的左上角 在“条件区域”编辑框中，输入条件区域的引用，并包括条件标志 如果要在选择条件区域时暂时将“高级筛选”对话框移走，请单击“压缩对话框”按钮 提示：如果工作表含有称作“条件”的区域，这个区域的引用将自动出现在“引用区域”框中 例如：显示所有在“类型”列中包含“产品”、在“销售员”列中包含“Jack”、且“销售额”大于 $1,000 的数据行 例如：显示将所有或者在“类型”列中包含“产品”、或者在“销售员”列中包含“Jack”、或者销售额大于 $1,000 的数据行。 例如：显示在“销售员”列中包含“Jack”，且销售额大于 $3,000，或者销售员为“Tom”，且销售额大于 $1,500 的行 比较条件类型 筛选时可用以下条件 若要查找包含某确切值的数据行，请在条件标志下的单元格中键入文本、数字、日期或逻辑值（可使用通配符？*） 位于特定区间的值，可输入比较运算符后键入数值 第四节 使用数据记录单编辑数据 使用记录单添加记录 单击要添加记录的单元格 菜单“数据/记录单”，单击“新建”按钮 输入新记录的信息 完成输入后回车继续添加，单击“关闭”退出 使用记录单编辑记录 单击要修改记录的单元格 菜单“数据/记录单”，找到要修改记录 修改信息 回车至下一记录，单击“关闭”退出 使用记录单删除记录 单击数据清单中任意单元格 菜单“数据/记录单” 找到要删除记录 单击“删除”按钮进行删除，单击“关闭”退出 第十四章 汇总表中数据 第一节 汇总计算概述 插入自动分类汇总 Excel可通过计算数据清单中的分类汇总和总计值来自动汇总数据 使用自动分类汇总前，数据清单需包含带标题的列，并且数据清单要在进行分类汇总的列上排序 在数据清单中单击任意单元格 菜单“数据/分类汇总” 选择“分类字段”、“汇总方式”、“选定汇总项” 显示嵌套分类汇总