文件与资料的管理程序.doc

目 录 1. 目的 2 2. 适用范围 2 3. 定义 2 4. 权责 3 5. 作业程序 4 6. 流程图 11 17 8. 参考文件 12 . 表单 12 1. 目的 订定本公司文件的编号方法，使所有文件均能获得鉴别与管理并具有可追溯性。同时通过对文件及资料的控制，确保文件和资料的适用性、充分性和各相关场所使用文件的有效版本。 2. 适用范围 本程序涉及管理体系运行中所涉及和形成的内部与外部文件与资料。 3. 定义 3.1文件分类 3.1.1 系统文件：公司受控发行之手册(一阶文件)、作业程序书(二阶文件)、作业指导书(三阶文件)、表单(四阶文件)。 3.1.1.1 管理手册（一阶文件）：质量、环境、职业健康与安全管理手册，质量体系的描述、体系总要求、质量方针、质量目标等；3.1.1.2 程序文件（二阶文件）：指公司内部各相关单位为完成某项活动或过程所规定的途径、运作方法，涉及到与其它单位的分工合作。 3.1.1.3 工作指导文件（三阶文件）：是管理手册、程序文件的支持性文件。包括操作指导书、工艺图纸、作业标准、规范、公司规章等。 3.1.1.4 表单（四阶文件）是主要负责数据采集的功能，提交资料、意见，规范流程执行过程的格式，在特定区域中（比如：文本域、下拉列表、单选框、复选框等）输入信息。 3.1.1.4.1签呈：公司内部流传文件，表单的一种形式，各部门在处理尚未有有效的制度文件所规范的工作事项，或需要特别处理之工作事项时，应采用签呈文件进行核决处理。 【签呈】（）文件一般包含发文部门、受文者/部门、主旨、内容、需求日期、会签及核准等内容。公司标准的签呈文件格式请参考附件。 3.1.1.4.2 记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 注1：记录可用于文件的可追溯性活动，并为验证、预防措施和纠正措施提供证据。 注2：通常记录不需要控制版本。 3.1.2 外来文件: 法律法规、上级文件、函件等 3.2 文件机密等级 若文件内容涉及产品价格、材料价格、客户专案、产品设计之电路图等相关管制型文件或由主办单位主管宣告其为机密性文件。 3.2.1高：文件内容以内部使用阅读为主，文件若需对外发行或提供，一般以PDF档案格式为主，一般以公司三四阶文件为主。 3.2.3 中：文件内容以内部使用阅读为主，文件若需对外发行或提供，一般以PDF档案格式为主，一般以公司一、二阶文件为主。 3.2.4 低：文件内容以内外部使用阅读为主，文件若需对外发行或提供，一般指公司的宣传册、认证证书等。 4. 权责 4.1文管中心（DCC）负责对各部门管理性文件进行编码，并统一进行管理。文管中心负责对公司内部所有文件的会签、发行、登记、管理、发放、存档，并负责作废、过期文件的销毁等工作。 4.2 各部门主管负责对会签文件进行评审、更改，并指定本部门的一名负责人员对本部门文件进行统一管理。 4.3各职能部门： 4.3.1根据此规范对相关签呈文件进行编制、使用与保管。 4.3.2各部门负责对本部门所需的二、三、四阶文件的编写、维护与管理，确保文件保持清晰、易于识别。 4.3.3各部门文件、资料的管制作业的日常监督由各单位主管或其指定代表负责，防止作废文件的非预期使用，文件评审与签核的跟催 4.3.4负责接收、保管、传递本部门的所有文件、资料并实施控制，在实施过程中负责本部门文件的更改申请。 5. 作业程序 5.1 文件的制定 5.1.1 文件编码：各阶层文件的制定由各相关部门依实际作业之需要依『文件格式制作规范』（DC3-001）制定，为符合公司管理系统文件的要求，初版文件应由文件制定部门填写【文件□制定/□修改/□废止申请表】（DC2-001-01），并依文件的性质及内容确定需会签的部门，并在需会签的部门旁边打“ √ ”交由本部门第一负责人审核签字确认后交由DCC申请文件编号，DCC依如下编码原则进行编号，并依据『文件格式制作规范』（DC3-001）检查文件格式、版本、内容、签核等。 一、二、三阶文件编码原则。 采用六码编号，其规定如下： XX X - XXX 部门＋功能 阶 层 - 流水号 5.1.1.1 第一、二码为×××公司各“部门+功能“代码，指定为： (如表附件所示)。 5.1.1.2 第三码为文件阶层。 1：：：001：流水号 5.1.2 文件会签： 5.1.2.1 文件编号完成后，由文件制定部门依据【文件□制定/□修改/□废止申请表】（DC2-001-01）表中确定的会签部门进行一一会签，会签时需签至各相关部门第一负责人及分管副总，跨厂间的会签若因相隔远，为顾及时效性可用Mail/ERP会签。若会签单位认为需要时可依据