会计电算化第二章系统管理.ppt

第2章 系统管理 2.1 系统管理概述 系统管理是会计信息系统在财务业务一体化管理应用模式下，系统为各个子系统集成运行提供的一个公共管理平台。 2.1.1 账套管理 账套：每一个独立核算的单位都有一套完整的账簿体系，把这样一套完整的账簿体系建立在计算机系统中就称为一个账套。 账套实质上是一组相互关联的数据。每一个单位都可以为其自身和每一个独立核算的下级单位建立一个核算账套。各账套数据之间相互独立，互不影响，使资源得以最大程度地利用。 账套管理功能一般包括建立账套、修改账套、删除账套、引入、输出账套等。 2.1.2 年度账管理 年度账：年度账与账套是两个不同的概念，一个账套中包含了相应核算单位所有的财务数据，把这些财务数据按年度进行划分，称为年度账。 年度账可以作为系统操作和管理的基本单位，因此设置年度账主要是考虑到财务数据管理上的方便性。 年度账管理包括年度账的建立、引入、输出和结转上年数据，清空年度数据。 2.1.3 系统操作员及操作权限的集中管理 为了保证系统严密的内部控制，系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与系统使用无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子系统的操作进行协调，以保证职责严明、各负其责，流程顺畅。 操作权限的集中管理包括定义操作者角色、设定系统用户和设置功能权限。 2.1.4 统一的安全机制 系统运行安全、数据存储安全是必须的，为此，每个应用系统都无一例外地提供了强有力的安全保障机制。 安全机制包括：对整个系统运行过程的监控机制、数据的备份和恢复、清除系统运行过程中的异常任务等。 2.1.5 系统管理子系统的使用权限 系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。包括账套的建立、引入和输出，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。系统管理员是系统中权限最高的操作员，他要对系统数据安全和运行安全负责 账套主管负责某一个或一些账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及该账套操作员权限的设置。 账套主管需要由系统管理员指定，因此首先必须以系统管理员的身份注册系统管理，建立账套和指定相应的账套主管之后，才能以账套主管的身份注册系统管理。 2.2 账套的建立和管理 2.2.1 建立账套 在计算机会计信息系统中建立账套本质上是为每一个独立核算单位准备一套数据库文件以便记录经济活动的各种数据。 建账的过程也是将通用软件与单位的实际业务相结合的过程。 建账过程包括建立企业的单位基本信息、核算方法、编码规则等。 建立账套的基本流程 账套基本信息 账套号：账套号一般是系统规定长度的一组数字，账套号不允许重复。 账套名称：账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。 账套路径：用来指明账套数据文件在计算机系统中的存放位置。 账套启用日期：用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一旦启用不可更改。 企业的会计期间设置：目前我国的会计信息系统软件主要是确认会计月份的起始日期和结账日期。 核算单位基本信息 核算单位基本信息包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。 账套核算信息 记账本位币：通常系统默认为人民币。 企业类型：是区分不同企业业务类型的必要信息。 行业性质：表明企业所执行的会计制度。 编码方案：是至对企业关键核算对象进行分类时，规定编码的级次及各级编码的长度。以便于用户进行分级核算、统计和管理。编码方案的设置取决于核算单位经济业务的复杂程度、核算与统计要求。一般来说编码的级次越多，提供的分类信息越丰富。 数据精度：是指定义数据的保留小数位数。 2.2.2 修改账套 账套建立完成后，如果发现有些参数有误需要修改，或者希望查看建账时所设定的信息，可以执行账套修改功能。 只有账套主管有权修改账套。 系统已使用的关键信息仍无法修改，如账套号、启用会计期。 2.2.3 输出和引入账套 账套输出（备份）账套输出是将系统产生的数据备份到活动硬盘、U盘、可读写光盘等存储介质的操作。账套引入（恢复）：引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。 账套删除：账套删除会一次将该账套下的所有数据彻底清除，因此执行此操作时应格外慎重，为数据安全起见，系统一般提供账套删除前的强制备份，并且只授权于系统管理员。 2.2.4 企业年度账数据的管理 对年度账的管理只能由账套主管进行。 建立年度账：新年度到来时，建立新年度核算体系，即建立年度账，再进行与年度账相关的其他操作。 年度账的引入和输出：年度账操作中的