公司分享会的会议流程-陈学军2012.3.12.pptVIP

分享会会议议流程 ——新员工工作分享 陈学军 会议时间地点的确定，这个无疑是很重要的。首先需要和各部门沟通，确定会议室的使用情况，会议室内部硬件是否可用，时间地点的确定。 会议室公司内部一次人员小范围的聚集，因此需要做好岗位的善后工作和会议室内的一切用度调配。 会议进行时，需要有主持进行今天会议的整体介绍，会议提要的重申以及会议过程中各项规定，例如禁止手机铃声，私下交流不要过于频繁和显著。同时主持负责跑麦，各种电子设备的调配，协助使用者等。 会议前准备 一.会议提要的确定 二.会议时间地点，与会人员名单的确定 三.各相关部门的协调 四.会议室钥匙的取得，其内环境的整理 会议室环境 1.会议室钥匙需要到综合管理部取得 2.现在已经排出会议主持，因此需要会议主持及其协助者至少提前半个小时到会议室 3.会议室的环境必须要整洁干净，桌椅摆放，会议所需茶水、水果、纸巾等需要准备好。 会议要素 会议大致有三个要素，那就是会议提要、会议时间地点、会议人员。 会议提要作为会议的主体，是核心所在，因此必须要明确，且将其通知到每一个与会成员。就这几天的分享会来说，一般是在前一天便已确定，一般也应该是在半小时以上通知到位。 会议室硬件设施还包括了音响、空调、投影仪等，这些需要提前半个小时打开准备好，查看其使用情况，若遇到无法使用或运行状况不好的情况，应迅速报修。与此同时，主持需要协调好会议开始前的这些工作，保证会议能够准时进行。 一.会议通知 下午两点半之前必须将通知告知与会人员，并将其需要准备的PPT等演示文件在两点四十之前发到电脑上。其通知由总经理办公室各科长向员工通知，也可由组长通知。 二.会场布置 主持人和协助者需要提前半个小时到综合管理部取得钥匙到达会议室，会议室桌椅维持原状即可，即横排面向讲台。 茶点水果：按照与会人数准备好，提前放置或随时可应要求上桌 人员排座：根据下午汇报工作的需要，排好座位或自由落座，但应引导尽量坐满前排。 投影仪音响等：必须保证各中设备准转正常且提前打开，并调试好话筒，开好空调，以示安排妥当 其遥控器和翻页器可向部门申请迅速到位。 将载有所需PPT的电脑和投影仪准备好，随时应对即将到来的会议。 三.会议开始 等到临近三点，检查各与会人员的到位情况并作记录，若人员到齐可向领导请示提前开始会议。由主持宣布开始，并简要介绍会议，接着由领导致言。 会议期间，主持做好各环节串连工作，并为需要发言的人员跑麦，电脑上PPT等的处理，并做好记录。 现场秩序维护： 不得随意出入会场，不得在主持人宣布散会或者休息之前出入会场，有事需请假 不得随意大声喧哗 对需要的人员予以协助 手机静音 四.会议结束 将提前准备好的会议室物品予以清点，收回，将各用电设备予以妥善关闭。 对会议环境予以清扫，摆好桌椅，熄灭电灯，锁好会议室的门，若是需要，需将会议各项议程整理，落实，报备。 * *