办公用品管理规定5.10.doc

文件编号 DA-HR0 版 本 A版 编写日期 2012.03.28 页 次 1/3 文件制/修订记录 页次 章节 修订内容 版次 发行日期 记录人 修改前 修改后 -- -- 新制定 A0 2012.03.28 文件编号 DA-HR005 版 本 A版 编写日期 2012.03.28 页 次 2/3 1、目的 为使办公室物资管理合理化，有效控制公司办公成本，防止浪费，实现各部门办公资源共享最大化，特制定本规定。 2、范围 公司全员 3、定义 无 4、权责 4.1 管理部：负责对各部门办公用品的月度申领计划进行审核、汇总、和申购； 4.2 仓 库：负责对各部门办公用品的保管、发放以及使用监督； 4.3 财务部：负责对管理部月度申购计划的编制、执行情况及办公用品的保管情况进行审核与监督； 4.4 各部门负责人：负责对本部门办公用品申购计划的编制、办公用品的使用负管理责任。 内容 5.1物资分类：公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。 5.1.1 低值易耗品：笔记本、水性笔、白板笔签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书、笔芯、 5.2管理要求 5.2.1凡公司员工应本着节约成本的原则，正确、合理地使用办公用品，严禁公物私用。 5.2.2各部门办公用品实行按需申领，除新入职员工外，原则上每个部门每月只允许申领一次办公用品。 5.2.3 部门及员工个人办公用品的配备标准因部门性质及岗位职责而异，具体规定如下：新职员入职时到仓库领取基本办公用品：签字笔一支、圆珠笔一支、笔记本一个。 5.2.4签字笔\圆珠笔原则上每人只许领取一次，以后按月领取笔芯,原则上一人一次领取笔芯的数量在 两支以内。除钉书针等消耗性物品外，其他物品均须以旧换新。 5.2.5打孔机、订书机、计算器、笔筒、剪刀、文件架等非易耗品每人最多配备一个，且只可申领一次。 5.2.6各部门根据本部门人员的配置情况如实填写次月的《办公用品申领申请表》，交由部门经理确认后 于每月20日前（遇周日顺延）交至管理部。 文件编号 DA-HR0 版 本 A版 编写日期 2012.03.28 页 次 3/3 5.2.7 管理部对各部门计划进行汇总，结合实际情况适当调整，申购计划表经管理部经理签批后由管理部统一填写《物资采购申请表》经总经理核准后由采购部统一实施采购。采购日期为每月28日前。 5.2.8对逾期不报或漏报的部门，原则上管理部不予以另行采购，由此所造成的后果由所属部门负责人自 行负责处理。 5.2.9特殊情况下的急需用品，须由各部门填写《物资采购申请单》，经部门经理签字并注明原因后报管理部及总经理审批，再由采购部实施采购。 5.2.10各部门未经审批私自购买的办公用品，财务部原则上不予报销。 5.2.11各部门遇人员变动或季节性业务发展需求增减的，可视情况适当调整申领计划。 5.2.12管理部对各部门提交的申领计划进行审核，发现申领计划与实际所需不相符的，有权适当削减各部门申领计划。 5.2.13凡经采购的办公用品到货后，由仓库按照物料入库方式清点入库。 5.2.14各部门于每月30日到仓库申领次月本部门计划内的办公用品，发放办公用品时，由领用人在《办公用品领用登记表》签收。原则上《办公用品领用登记表》每人一份，由仓库统一保管；生产所用工具也参照此办法进行发放、登记、管理。 5.2.15仓库每月底对公司库存的办公用品进行盘点，保证办公用品帐、物相符，同时编制《办公用品库存盘点表》报部门负责人审核后交管理部。管理部可根据库存情况适当调整次月的申购计划，以确保公司适当比例的库存量。 5.2.16 财务部每月初对公司上月的办公用品进、销、存管理情况进行检查，如发现帐物失实，有权对办公用品管理人员进行处罚。 5.2.17员工应妥善保管好自己的办公用品，如发生丢失或人为损坏要照价赔偿，公司不予另行配置和补发，员工存在主观故意的，依情况严重予以不同程度处罚。 5.2.18各部门申领的办公用品若发现确因质量问题而不能使用的，两天内可到仓库换取。因使用不当或其它人为因素造成办公用品损坏或不能使用时，由当事人自行负责。 5.2.19管理部必须控制好办公用品的库存比例,原则上每月库存量应控制在当月申购量的20%以内. 5.2.20员工离职或有其它变动的，须如数退回所有领用办公用品、生产工