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32采购与付款业务制度设计
总经理 采购部经理 采购员 供应商 第一,严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性,判断采购款项是否确实应予支付。 第二,根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际,合理选择付款方式。 第三,加强预付账款和定金的管理 作业:P143设计案例1 主要风险 控制措施 若验收过程中发现质量,规格型号差错等问题,采购人员要立即提出解决方案上报审批。 采购人员开出退货单,并与供应商交涉退货,赔偿事宜,供应商核对信息后,取回不合格的货物并进行赔偿,采购人员重新进行采购程序。 采购人员开出退货单,双方协商后,由供应商取回不合格货物后,重新发货,并赔偿由此给企业造成的损失。 2.各环节的主要风险点及控制措施 (8)退货 主要风险 控制措施 付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严,可能导致企业资金损失或信用受损。 严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性,判断采购款项是否确实应予支付。 合理选择付款方式 加强预付账款和定金的管理, 发现有疑问的预付款项,应当及时采取措施,尽快收回款项。 2.各环节的主要风险点及控制措施 (9)付款 编制采购退货管理制度 具体执行 货物采购实施 接货清点,组织质量检验 重新发货 审核 审核 发现 问题 提出解决方案 开退货单,要求赔偿 审批 审核 核对信息 赔偿,取回货物 是否按时发货 收货验收 是 否 采购退货管理流程图 主要风险 控制措施 缺乏有效的采购会计系统控制,未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况,相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致,可能导致企业采购业务未能如实反映以及采购物资和资金受损。 企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制,详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况,做好采购业务各环节的记录,确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。 定期核对往来款项。 2.各环节的主要风险点及控制措施 (10)会计控制 3、采购业务的后评估 由于采购业务对企业生存与发展具有重要影响,企业应当建立采购业务后评估制度。 就此,企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析,及时发现采购业务薄弱环节,优化采购流程。 同时,将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系,促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接,不断防范采购风险,全面提高采购效能。 4、采购与付款业务主要单据 采购计划表 请购单 询价单 采购合同 采购订单 入库单 发票 退货单 付款凭证 验收单 物资需求计划表 往来对账单 采购与付款业务的主要单据 入库单 验收单 (2)部分单据参考样式 序号 物资名称 规格型号 单位 需求 库存 质量要求 需用日期 数 量 批准人?? ??货管部门??? ??需求部门????? ??填表人 表3-2-2??物资需求计划表 请 购 ?品名 规格型号 单位 数量 交货地及方式 库存量 可用天数 询 价 厂商名称 单价 总价 品??质 交货日期 付款条件 审 核 货管部 经办人 需求部门 请购: 询价: 审 批 总经理 分管副总 财务部 采购部 ?本单一式四联,需求,采购,货管,财务部门各执一联。 填单日期??? ?需用日期 编号 ??????? ?表3-2-3??请??购??单 品名 生产 日期 编号 型号/规格 数量 单价 金额 生产厂家 备注 ???? 合计金额大写:? 佰 ?拾? 万 ?仟 ?佰 ?拾 元 ?角? 分?小写: 供货单位 联系人 ? 联系电话 使用部门意见 验收小组意见 会计??? ?采购员?? ?请购人? ????货管员 本单一式四联:第一联货管员记帐留存,第二联会计记帐联, 第三联采购留存,第四联返交货人作回执联。 表3-2-4??验?收?入?库?单 ?? ?年? ?月? ?日 ? 编号:第?? 号 表3-2-5 往 来 对 账 单 年 月 日 付款单位 收款单位 付款内容 金额 收款内容 金额 付款合计(大写) 收款合计(大写) 付款单位 财务专用章 收款单位 财务专用章 财务负责人 财务负责人 经办人 经办人 对账时间 对账时间
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