商务会议与会议管理.pptVIP

第一节 会议的基本知识 1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。 它体现了会议的四个基本条件：有组织、有领导、商议事情和集会。 一个会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。 2、会议的意义： （1）会议是一个集思广益的渠道 甲 想法1 乙 想法2 丙 想法3 集思广益图 通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。 （2）显示一个组织或一个部门的存在 （3）会议是一种群体沟通的方式 3、会议的目的 4.会议的基本概念和构成要素 1) 会议目标 会议目标是组织会议的期望所在，是具体会议所要完成的具体任务。 2）主办者 由相关领导机关主办，如全国人民代表大会 由会议的发起者主办 ，如广交会 成员轮流主办，如东盟年会 通过一定的申办程序确定，如奥运会 3)承办者 承办者即具体落实会议组织的机构或个人。一般情况下，会议的主办者即承办者，但有时也有所区分。 承办者可以是主办方内部或外部的人选。内部承办者多为主办方内部或下属的组织；外部承办者则多为专业的提供会议承办服务的公司。 【案例】 广交会的主办者是商务部和广东省政府，而承办者则是中国对外贸易中心，中国对外贸易中心是商务部的直属事业单位，其职责就是全面负责组织、管理和承办中国进出口商品交易会（即广交会），属于内部承办者。 4) 与会者 正式成员 列席成员 嘉宾 工作人员 5）会议地点 1、主会场： 会议活动的主要场所，会议的主要环 节都安排在此； 2、分会场： 分会场的设置主要是为了解决主会场的容量不足问题以及现代远程会议的需要。 6）会议议题 会议的议题是根据会议目标确定并提交会议讨论或解决的具体问题。 议题的主要作用有： 准确具体地体现会议目标，为会议的目标服务； 引导和制约会议的发言，确定会议交流发言应围绕的中心 。 【案例】博鳌亚洲论坛历届年会的会议主题 7) 会议计划 即会议开始前预先拟订的会议内容和会议程序。好的会议计划是会议成功的必要前提，会议计划大致可包括： a) 会议名称 b) 会议时间和地点 c) 会议领导机构和工作机构 d) 与会人员名单 e) 会场设置 f) 议题、议案、议程 g) 会议经费预算 h) 列席人员和邀请人员名单 i) 会议外其他活动安排 8) 会议议程 即会议议事次序，是对会议所要解决问题的基本安排。 9) 会议讨论 即对会议议题发表见解、交换意见或进行辩论，是会议上解决问题的主要环节，也是会议民主的集中体现。 10)会议时间 会期： A. 会议从正式开始到结束的时间跨度； B. 周期性会议召开的固定时间。 会议时间安排主要取决于出席会议的主要成员的时间安排，以及气候因素。 请将下列相关选项用横线连接起来。 A、固定的部门会议 ①至少每两月一次 B、一对一会议 ②随时 C、处理突发事件的会议 ③按需要 D、全体会议 ④至少每月一次 会议的频率 固定的部门会议： 全体会议： 处理突发事件的会议： 第二节 商务会议： 一、概念： 旨在进行经济、教育、科学、文化、体育等传播交流，采取商业活动运作模式，具有一定规模，跨组织进行的、向社会公开的会议，都属于商务会议。 二、影响商务会议质量的主要因素： 衡量是否具有召开会议的必要； 会议准备是否充分； 会议期间能否排除各种干扰； 环境条件、与会者的学识等其它条件。 三、衡量商务会议质量的标准（P327） 四、商务会议的分类： （一）根据商务会议的性质分类 1、正式会议 会议规模较大、层次较高或涉及公司的发展方针、战略时，需要举行正式会议。 特点：必须按照会议规