文件管理规定资料.docVIP

黑龙江锭澄融资担保有限公司 编号：DC-RX-001 版本/修改：A/ 1 签发人： 文件管理规定 发文部门：人力行政部 发文日期：二〇一五年二月二十五日 主送部门：业务中心、风控中心、财务部、法务部、 抄送部门：总经办 1 目的 为确保公司文件编写的规范化、标准化，统一文件流转审批的格式，方便对公司文件的管理，特制定本规定。 2 适用范围 适用于锭澄融资担保有限公司（以下简称公司）所有管理文件、红头文件、通知文件及程序文件的编制、签批、管理和规范。 3 概念及分类 3.1 红头文件：指总经办用以管理企业，处理企业事务时用来传达管理要求的发文、公告、通告、人事任命、决定等文件。 3.2 管理文件：描述企业组织结构、管理职责、规定管理活动程序、管理规定、工作实施细则或标准等的文件（如管理制度、管理办法、管理规定等）。 3.3 通知文件：指用于规范企业日常活动或集体行为的普通告知类文件。（如放假通知、行政通知、奖惩通告等） 3.4 报批文件：用于日常办公审批流转的文件（如用章申请、调档申请、合同审批、工作申请等） 4 职责 4.1 总经理 4.1.1负责审批并签发公司所有管理文件、红头文件、公司级通知文件。 4.2 各职能部门 4.2.1 负责职能范围内的文件的编制、修改、管理、贯彻执行。 4.2.2 负责本部门内部文件的存档，公司级文件按《档案管理规定》定期移交档案管理部门。 4.3 人力行政部 4.3.1 负责制订、解释、修改本规定，并监督各部门实施。 4.3.2 是公司文件的总体管理部门。负责组织相关部门对管理文件进行编制、审批、会签、批准、发布及日常管理。 4.3.3 监督各责任部门和使用部门对文件进行管理。 5 文件格式 5.1文件用纸、页面设置 文件采用A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm。 文件版面尺寸为： 上边距：2.0cm 下边距：2.0cm 左边距：2.0cm 右边距：2.0cm 段落行距：固定值25磅 字间距：标准间距 页眉顶端距离1.5cm,页脚底端距离1.5cm 所有文件采用PDF格式发布，保证不可修改 5.2红头文件格式 5.2.1 构成要素 构成要素 编制要求 说明 发文标识 必备 包括：文件标识、文件编号、签发人 正文 必备 包括：文件标题、文件内容 发文日期 必备 文件发布日期 主题词 必备 主要阐明文件重点关键字 发文单位 必备 发文单位名称 5.2.2 具体格式说明 项目 内容 位置及格式说明 字体/字号 发文标识 文件标识 第一行、第二行，公司红头文件图片 35*165mm 文件编号、签发 第三行；左对齐“文件编号”，右对齐“签发”文件编号以（总）字【2010】###号组成 楷体四号 正文 文件标题 红线下第二行，成一行或两行居中排布 楷体小二号加粗 文字内容 标题下第二行 楷体四号 发布日期 具体发布日期 文件内容结尾第二行右对齐，中文日期格式（如：二００九年一月一日） 楷体四号 主题词 题目摘要 距下页边第二行，其下用1.0磅单黑线标注 楷体四号 发文单位 相关单位 距下页边第一行，黑线下左对齐排列 楷体四号 5.3 管理文件格式 5.3.1 构成要素 构成要素 编制要求 说明 封面 必备 包括：管理文件标识、文件编号、版本号/修改次数、签批人、文件标题、发文部门、发文日期、主送部门、抄送部门 目的 必备 主要写清该文件要达到的目标 适用范围 必备 主要明确文件适用的使用者和用途，文字应简洁，必要时可指出不适用的界限 概念和分类 可选 解释文件中的主要陈述概念及分类 职责 必备 描写有关单位/部门在文件执行过程中应承担的责任，职责的文字应简洁 流程 可选 重点画出大的结点和接口关系，说明责任人及依据文件、记录 内容 必备 主要描述文件中部门与部门的接口关系，做什么，谁来做，什么时间做，依据、提供哪些文件、记录（可分成多标题描述） 附则 必备 主要包含：执行日期、保存期限、拟制部门和管理部门 附件 必备 文件的附带表格等 5.3.2 管理文件格式说明 项目 内容 位置及格式说明 字体/字号 封面 管理文件标识 企业LOGO+公司名称，第一行居中 楷体一号加粗 文件编号、版本号、签批人 第三行平均分布，其下用1.5磅黑线标注，宽度与版心宽度同，即为165mm，文件编号由公司缩写字母加部门缩写字母加文件号由连接符-组成 楷体四号 文件标题 黑线下第四行，可分一行或多行居中排布 楷体一号加粗 发文部门、发文日期、主送部门、抄送部门 距底边第三行，依次向下排列，顶格分散排布，充满版心；其下用1.0磅黑线标注，宽度165mm 楷