使用OUTLOOK进行时间管理.pptxVIP

;;时间管理的目的;时间管理的关键;时间管理的关键;;;为什么选择OUTLOOK;;OUTLOOK使用前的准备;OUTLOOK使用前的准备;;共享你的任务;共享你的日历;;;收集想法;;收集想法-OUTLOOK;;;从头处理你的工作篮。 每天至少清空一次。 包括你的邮件，纸质记事薄，OUTLOOK/collect;为什么有些事情总是萦绕在你的心头 你还没有确切地认定它们的预期结果是什么； 你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么； 你还没有把后果和即将采取行动的提示信息记录到一个随时可调用查询的系统中去。 ;确切地认定它们的预期结果是什么； 决定你下一步的具体行动到底是什么； 把后果和即将采取行动的提示信息记录到OUTLOOK中去。 ;“你不是已经拿到XXX了吗？我以为你会处理那件事的！” 接着，当你陷入最后一分钟的紧急状态时，反应式计划模式就应运而生，不请自到了。——行动！再加把劲！加班！更多的人手！忙晕了！这一局面令众多压力过重的人们不知所措。 当这么多的人忙得昏天黑地却根本解决不了问题时，有人悟出了一点门道，说：“我们应该组织计划一下！”（现在明白了吗？）——然后，人们在问题上勾勾画画地做标记；或者重新勾出问题，标记重点。 过了一阵儿，人们又意识到，仅仅重新勾勾圈划划线，实际上并无助于问题的解决。——这时，更老练一些的人提议，我们需要更多的创新：“让我们一起开动脑筋，想想办法吧！” 于是趁大家都在房间里，老板发问了：“谁想出好主意了？” 当没有什么人开口作答时，老板又推测了：我的雇员们多半是黔驴技穷了，是该聘请一名顾问咨询一下的时候了！ 当然，如果这位顾问果真能力不凡的话，恐怕他迟早会提出这个最重要的问题：“那么，你们现在到底要做什么呢？”;下一步行动 当一个文化采纳“下一步行动是什么”作为一个标准问题时，自然而然地，它在能量、生产率、透明度等方面就能获得显著的提高。 下一步行动的文化代表了清晰、责任和工作效率 ;在标题里面写出下一步行动的提示;将处理内容记录到OUTLOOK;;垃圾 2分钟可执行 参考资料 备忘录 日程表 委托他人;2分钟原则;垃圾 2分钟可执行 参考资料 备忘录 日程表 委托他人;垃圾 2分钟可执行 参考资料 备忘录 日程表 委托他人;文件夹SomeDayMaybe/备忘录 设置任务状态为已推迟 你的上司不会看到这里的任务 当你哪天回顾时发现它可以被处理了，随时可以移动到你的任务文件夹;放心，这里的东西不会被你的上司看到 你可以给私人事务设置好下班前提醒 为什么要把私人事务记录在outlook里面？ 为了清空你的大脑！;垃圾 2分钟可执行 参考资料 备忘录 日程表 委托他人;只有下面三种情况才允许被记录在日程表中，其他的一概免谈！ 在某一个确切的时间里采取的行动； 在某一个确切的日期里采取的行动； 在某一个确切的日期里将要获取的信息。 任务清单包容了所有行动的提示信息，甚至是那些有严格时间界定的事情。 如果每日工作清单上的某一项工作不一定非要在这一天中完成，那么，它将起到弱化作用，对其他确确实实需要得到落实的工作产生一定的负面冲击。;垃圾 2分钟可执行 参考资料 备忘录 日程表 委托他人;如果处理这件事情需要花费的时间不止2 分钟，那么，你应该问一问自己，你是否就是解决这个问题的最佳人选呢？如果回答是否定的，那就干脆委托给一个合适的人员去办理。 委派工作并非总是自上而下的。你可以决定“这件事必须交给客户服务部进行处理”，或者“这个必须让我的老板过目”，或者“我需要征求一下合伙人的意见”;在delegated文件夹添加委托字段，填写被委托人 如果需要分配给别人将此任务拷贝，黏贴到任务文件夹 将任务文件夹的任务分配出去，而不要将Delegated文件夹的任务直接分配出去 Delegated文件夹的内容不会被上级看到 ;为什么要拷贝到任务文件夹？ 因为仅仅有任务文件夹下面的任务才可以被更新状态。任务文件夹下可以直接看到所有投递给他人的任务。 为什么不直接放在任务文件夹？ 1.当他人进行了拒绝或删除时，仅对你在任务文件夹下面的副本产生影响。不会影响Delegated中的任务。你可以重发任务给他 2.你可以在现场确认被分派人完成了任务后再对你的任务做完成操作 3.你可以在被分派人完成了任务后继续进行你自己任务的下一步操作。因为可能被委托人完成任务对你本身任务而言只是进行完了某一阶段。 4.某些任务可能已经通过其他系统指派给相应的人员，不需要通过outlook分配任务。 任务中分配给他人的任务应当是你Delegated的子集;1;在OUTLOOK中可以直接拖拽至任务或其他文件夹 在OUTLOOK中可以拷贝黏贴到任务或其他文件夹 在OUTLOOK中可以直接拖拽生???日历 在OUTLOOK中可以直接拖拽生成邮件;;