第四节、文书管理.pptVIP

第四节 文书管理 含义： 文书管理是指对文书流转的过程进行系统综合的管理、统辖和控制。 一、文书管理的任务 （一）、控制文件的数量 控制发文数量 1、减少不必要的行文 2、适当行文 （二）、提高文件的质量（关键） 拟稿关 审核关 签发关 校对关 （三）、对文件传递运转过程进行管理 登记关 传阅关 传送关 （四）、建立健全各项管理制度 1、收发文件登记制度 2、文件传阅制度 3、文件阅退检查核对制度 4、文件借阅及催退制度 5、文件的归口制度 6、文件的保密制度 二、文书管理的原则 （一）、公文管理统一 （二）、公文制度统一 （三）、公文处理渠道统一 三、文书管理工作的具体内容 （一）、文书的保管 即对文书保存的管理，包括收集、清退、保存、归档、销毁等 1、文书的收集 （1）、平时收集（1年之内） （2）、主动收集 （3）、重点收集 2、文书的清退 即文书部门根据有关规定和制度，对运转处理完的文件进行清理追退 （1）、清退范围 a、加密的文件及资料 b、送领导传阅的文件 c、注明“清退”字样的文件 d、有重大错误的文件 （2）、文件清退的具体做法 在发文时对须清退的注明“清退”字样 在每年第一季度发出文件清退通知，附上目录 需返回的传阅文件，传阅之前盖“阅后退回归档” 随时催退 3、文书的保存 文件夹 文件盒 （1）、做好文件夹和文件盒的置备工作 （2）、文件夹和文件盒的分类（按密级、按发文机关、按收文时间、按文件内容、按整理归档等） （3）、文件夹和文件盒的编目标注 如：顺序号、文件标题、发文机关、行文日期 （4）、文件夹和文件盒的陈放和整理 4、文书的归档、销毁 （1）、文书的归档 文书的归档是指文书处理部门将办理完毕的、具有保存价值的文件立卷，向单位档案室移交。 4、文书的归档、销毁 （2）、文书的销毁 指对运转处理完毕而又无保存价值的文书进行销毁 销毁范围：不需归档的各类文书；平时清退的重分文书；无保存价值的其他文献资料；上级机关授权销毁的材料；翻印复印的上级文件、订阅的内部发行的材料与刊物 4、文书的归档、销毁 （2）、文书的销毁 一年集中进行一次 具体要求： a、按上级规定的销毁权限和范围销毁 b、履行销毁审批手续 c、销毁文件应登记造册 d、大批量文书销毁的处理（造纸厂保密车间融化纸浆；绝密文件等应由机关人员自行焚毁） （二）、文书的利用 文书工作中所有环节的进行最终都是为了文书的利用，这是文书工作的价值和意义所在 （二）、文书的利用 1、文书利用的原则 （1）、既要保密又要方便 （2）、既要坚持原则又要机动灵活 （二）、文书的利用 2、文书利用的方式 （1）、文件的传阅和传达 （2）、文件的承办和拟制 （3）、文件的查阅和借阅 （4）、文件的复印和汇编 （5）、建立阅文室