物业程序文件：文件资料管理程序.doc

物业程序文件：文件资料管理程序 物业程序文件：文件资料管理程序提要：行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布，公司日常往来函、公司级会议纪要 源自于建筑资料 物业程序文件：文件资料管理程序 1.目的 规范公司和各管理处/部门文件资料的管理，确保文件资料处于受控状态。 2.范围 适用于公司各管理处/部门文件资料的管理。 3、定义 无 4.职责 部门/岗位工作职责频次/时间 总经理审批公司红头文件，必要时对各管理处/部门收到的外来提出处理意见。1个工作日 分管负责人必要时对分管管理处、部门收到的外来提出处理意见。1个工作日 管理处/部门负责人审批以本管理处/部门名义发布的文件。 对本管理处/部门收到的外来提出处理意见。及时 经办人员编制需发布的文件、办理文件规定的相关事项。及时 文件管理员文件的管理、控制。及时 办公室负责对物业公司级行政文件、其他文件、外来的管理、控制及时 5.方法及过程控制 文件的分类 行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布，公司日常往来函、公司级会议纪要、管理处/部门级行政文件以非红头文件形式发布。 业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。 其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等（不需编号）。 外来文件：包括外来和外来标准/法规。外来指政府部门、上级公司下发的。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规；上级公司下发的各种管理制度等。 文件的编码及格式 公司级行政文件编号方法为：物总字【年度】序号，序号为三位数。须经办公室审批、统一管理。红头文件格式如下： 红色文件头 编号（小四宋体） 文件名称（小二号黑体、加粗） 文件内容（小四号宋体） 签署人（四号宋体） （小四号宋体） zz物业管理有限公司 （小四号宋体，中文数字） 二○○五年六月七日 部门级行政文件编号方法为：部门/管理处简称【年度】序号，序号为三位数。部门/管理处简称如：办公室、品质、财务、经管、世贸、城花、都花、新城、美树、水晶城、东丽湖、西青，如增加新部门/管理处，由品质管理部确定部门简称。格式为： 物业公司文件（小三号黑体、加粗） 文件编号（四号黑体） 文件名称（小二号黑体、加粗） 文件内容（小四号宋体） （小四号宋体） zz物业管理有限公司 （小四号宋体） 部门/管理处名称 （小四号宋体） 签名： （小四号宋体，中文数字） 二○○五年七月十五日 注：业务部门文件的字体须符合以上要求，字号可根据具体情况确定，但须保持文件各部分字号大小的协调性。 业务文件格式 组织架构和职务说明书 XXXXX组织架构/职务说明书（三号黑体、加粗） 部门/管理处简称-年度-编号（每年从01开始）（小四黑体） 文件内容（宋体） 编制： 审核： 审批： （宋体） 年 月 日 年 月 日 年 月 日（宋体） 各类管理制度 A.文件表头样式 ***（管理处/部门名称）管理制度编号Tjzzwy（部门简称）-XXX 名称版本 物业程序文件：文件资料管理程序提要：行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布，公司日常往来函、公司级会议纪要 源自于建筑资料 A/0第 页共 页 编制更改审核批准生效期年　月　日 B.管理处/部门可根据需要将管理制度分为”顾客关系”、”环境”、”职能”、”安全”、”工程”等类别，并通过文件编号予以区分，如：花园新城”客户关系”类文件编号为”Tjzzwy（新城）-kXX（XX：为序号，从01开始）”。 c.版本控制：按体系文件控制方法执行。 文件的发布 所有文件均需经过审批后方可发布。通过宣传栏向顾客公布的信息须保存审批记录。 重要文件送达开发商、业主/业主委员会及相关业务单位时，须请对方在《文件发放签收表》签收，并保存签收记录。 文件的更改 文件如需更改，须由原文件拟定部门进行更改并按文件原审批程序重新报批。 外来文件的处理 当管理处收到外来需处理时，填写《文件处理表》，由管理处负责人提出处理意见，同时抄送办公室、品质管理部，必要时报相关职能部门提出处理意见后进行处理，处理完后由文件管理员负责存档。 收到